Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Nguyên tắc kế toán tài khoản 642

a) Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,...); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ...); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng...) .

b) Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

c) Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 642 có thể được mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".

Trích Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Kết cấu và nội dung phản ánh

Kết cấu của tài khoản 642 gồm 2 nhóm nghiệp vụ ghi Bên Nợ và 3 nhóm nghiệp vụ ghi Bên Có. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.

Số dư cuối kỳ: tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Sơ đồ chữ T tài khoản 642

Sơ đồ dưới đây dựng tự động từ 25 bút toán mà Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn cho tài khoản 642, nên mỗi dòng đều truy ngược được về một bút toán cụ thể ở mục phương pháp hạch toán.

Bên trái là các tài khoản ghi Có khi tài khoản 642 ghi Nợ; bên phải là các tài khoản ghi Nợ khi tài khoản 642 ghi Có.

Tài khoản cấp 2 của tài khoản 642

Phương pháp hạch toán tài khoản 642

Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn 25 bút toán cho tài khoản 642 tại Điều 92. Dưới đây là toàn bộ, giữ nguyên thứ tự và ghi chú trong ngoặc của văn bản.

1. 3.1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện...) của nhân viên quản lý doanh nghiệp, ghi:
   Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)

   Có TK 334

   Có TK 338
2. 3.2. Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,..., ghi:
   Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)

   Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)

   Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

   Có TK 111

   Có TK 112

   Có TK 242

   Có TK 331
3. 3.3. Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
   Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

   Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

   Có TK 153 - Công cụ. dụng cụ

   Có TK 111

   Có TK 112

   Có TK 331
4. 3.4. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,..., ghi:
   Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)

   Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ
5. 3.5. Thuế môn bài, tiền thuê đất,... phải nộp Nhà nước, ghi:
   Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)

   Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
6. 3.6. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
   Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)

   Có TK 111

   Có TK 112
7. Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
   Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

   Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
8. Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
   Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)

   Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
9. 3.8. Khi trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng), ghi:
   Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

   Có TK 352 - Dự phòng phải trả
10. Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
    Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả

    Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
11. 3.9. Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:
    Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)

    Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

    Có TK 111

    Có TK 112

    Có TK 331

    Có TK 335
12. Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi:
    Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

    Có TK 335 - Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn)

    Có TK 352 - Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải
13. Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
    Nợ TK 335

    Nợ TK 352

    Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

    Có TK 331

    Có TK 241

    Có TK 111

    Có TK 112

    Có TK 152
14. b) Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến bộ phận quản lý trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:
    Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

    Có TK 242 - Chi phí trả trước
15. 3.11. Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:
    Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)

    Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ thuế)

    Có TK 111

    Có TK 112

    Có TK 331
16. 3.12. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
    Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

    Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332)
17. 3.13. Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ sử dụng cho mục đích quản lý, ghi:
    Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

    Có TK 155 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá)

    Có TK 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá)
18. Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế), ghi:
    Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

    Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
19. 3.14. Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
    Nợ TK 111

    Nợ TK 112

    Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
20. a) Đối với các khoản nợ phải thu đã có đủ căn cứ chứng minh theo quy định là không có khả năng thu hồi được, kế toán căn cứ các chứng từ có liên quan như quyết định xoá nợ, quyết định xử lý trách nhiệm tổ chức, cá nhân phải bồi thường, ghi:
    Nợ TK 111 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)

    Nợ TK 112 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)

    Nợ TK 331 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)

    Nợ TK 334 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)

    Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)(Phần đã lập dự phòng)

    Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí)

    Có TK 131

    Có TK 138
21. + Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa được lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi:
    Nợ TK 111 (theo giá bán thoả thuận)

    Nợ TK 112 (theo giá bán thoả thuận)

    Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần tổn thất còn lại)

    Có TK 131

    Có TK 138
22. + Trường hợp khoản phải thu khó đòi đã được lập dự phòng nhưng số dự phòng không đủ bù đắp tổn thất, khi bán nợ phải thu thì số tổn thất còn lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
    Nợ TK 111 (theo giá bán thoả thuận)

    Nợ TK 112 (theo giá bán thoả thuận)

    Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (phần đã trích lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn này)

    Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần tổn thất còn lại)

    Có TK 131

    Có TK 138
23. Đối với các khoản bị xuất toán, chi biếu tặng, chi cho người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời điểm quyết định cổ phần hoá doanh nghiệp và được cơ quan quyết định giá trị doanh nghiệp xử lý như khoản phải thu không có khả năng thu hồi, ghi:
    Nợ TK 111 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)

    Nợ TK 112 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)

    Nợ TK 334 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)

    Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

    Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi
24. Lợi thế kinh doanh phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước được phản ánh trên TK 242 - Chi phí trả trước và phân bổ dần tối đa không quá 3 năm, ghi
    Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

    Có TK 242 - Chi phí trả trước
25. 3.17. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:
    Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

    Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản đối ứng với tài khoản 642

Trong 25 bút toán hướng dẫn cho tài khoản 642, khi ghi Nợ tài khoản 642 thì ghi Có 19 tài khoản khác nhau, gặp nhiều nhất là tài khoản 111 – Tiền mặt và khi ghi Có tài khoản 642 thì ghi Nợ 5 tài khoản, thường gặp nhất là tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản.

Bảng này tính từ chính các bút toán trong văn bản, không phải bảng đối ứng có sẵn — thông tư không ban hành bảng nào như vậy.

Nghiệp vụ có sử dụng tài khoản 642

Bút toán của tài khoản 642 được gom theo nghiệp vụ ở các trang định khoản dưới đây, mỗi trang tập hợp bút toán của cùng một nghiệp vụ từ nhiều tài khoản khác nhau.

Điểm cần lưu ý khi áp dụng

Khi chuyển sang Thông tư 99/2025

Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp giữ nguyên số hiệu và tên khi chuyển từ Thông tư 200/2014 sang Thông tư 99/2025.

Số bút toán hướng dẫn

Thông tư 99/2025 hướng dẫn 20 bút toán cho tài khoản 642, ít hơn Thông tư 200/2014 (25 bút toán).

Doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Thông tư 133/2016/TT-BTC) cũng có tài khoản 642 với tên “Chi phí quản lý kinh doanh”. Thông tư 133 chỉ quy định nguyên tắc và kết cấu tài khoản, không hướng dẫn bút toán; theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 133, doanh nghiệp nhỏ và vừa được lựa chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp và các văn bản thay thế. Khi chọn hướng đó, bút toán áp dụng là hướng dẫn của Thông tư 99/2025.

Đối chiếu tài khoản 642 giữa ba chế độ kế toán

Thông tư 133/2016/TT-BTC không có mục hướng dẫn phương pháp hạch toán, nên cột bút toán của chế độ này luôn bằng 0 — đó là đặc điểm của văn bản, không phải thiếu dữ liệu.

Câu hỏi thường gặp về tài khoản 642

Tài khoản liên quan

Căn cứ pháp lý

• Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp — ban hành ngày 22/12/2014, áp dụng cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực (đã hết hiệu lực).
• Khoản 1 Điều 31 Thông tư 99/2025/TT-BTC — quy định hiệu lực và phạm vi thay thế chế độ kế toán doanh nghiệp cũ.
• Bảng đối chiếu toàn bộ hệ thống tài khoản Thông tư 200/2014 sang Thông tư 99/2025 trên Dữ Liệu Pháp Luật.