Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp thuộc loại tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. Tài khoản này được chi tiết thành 8 tài khoản cấp 2 và xuất hiện trong 20 bút toán hướng dẫn tại Phụ lục II của Thông tư.
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,...); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất của bộ phận quản lý, lệ phí môn bài; khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ...); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng...).
b) Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
c) Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Tùy theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể được mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp. Cuối kỳ, doanh nghiệp kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh.
Trích Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Kết cấu của tài khoản 642 gồm 2 nhóm nghiệp vụ ghi Bên Nợ và 3 nhóm nghiệp vụ ghi Bên Có. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
| Bên Nợ | Bên Có |
|---|---|
|
Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;
Số dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
|
Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;
Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
|
Số dư cuối kỳ: tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
Sơ đồ dưới đây dựng tự động từ 20 bút toán mà Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn cho tài khoản 642, nên mỗi dòng đều truy ngược được về một bút toán cụ thể ở mục phương pháp hạch toán.
Bên trái là các tài khoản ghi Có khi tài khoản 642 ghi Nợ; bên phải là các tài khoản ghi Nợ khi tài khoản 642 ghi Có.
| Số hiệu | Tên tài khoản |
|---|---|
| 6421 | Chi phí nhân viên quản lý |
| 6422 | Chi phí vật liệu quản lý |
| 6423 | Chi phí đồ dùng văn phòng |
| 6424 | Chi phí khấu hao TSCĐ |
| 6425 | Thuế, phí và lệ phí |
| 6426 | Chi phí dự phòng |
| 6427 | Chi phí dịch vụ mua ngoài |
| 6428 | Chi phí bằng tiền khác |
Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn 20 bút toán cho tài khoản 642 tại Phụ lục II. Dưới đây là toàn bộ, giữ nguyên thứ tự và ghi chú trong ngoặc của văn bản.
Trong 20 bút toán hướng dẫn cho tài khoản 642, khi ghi Nợ tài khoản 642 thì ghi Có 16 tài khoản khác nhau, gặp nhiều nhất là tài khoản 111 – Tiền mặt và khi ghi Có tài khoản 642 thì ghi Nợ 5 tài khoản, thường gặp nhất là tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản.
| Định khoản | Tài khoản đối ứng | Số bút toán |
|---|---|---|
| Nợ 642 / Có 111 | Tiền mặt | 6 |
| Nợ 642 / Có 112 | Tiền gửi không kỳ hạn | 6 |
| Nợ 642 / Có 331 | Phải trả cho người bán | 4 |
| Nợ 642 / Có 242 | Chi phí chờ phân bổ | 2 |
| Nợ 642 / Có 333 | Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước | 2 |
| Nợ 642 / Có 334 | Phải trả người lao động | 1 |
| Nợ 642 / Có 338 | Phải trả, phải nộp khác | 1 |
| Nợ 642 / Có 152 | Nguyên liệu, vật liệu | 1 |
| Nợ 642 / Có 153 | Công cụ, dụng cụ | 1 |
| Nợ 642 / Có 214 | Hao mòn tài sản cố định | 1 |
| Nợ 642 / Có 229 | Dự phòng tổn thất tài sản | 1 |
| Nợ 642 / Có 352 | Dự phòng phải trả | 1 |
| Nợ 642 / Có 335 | Chi phí phải trả | 1 |
| Nợ 642 / Có 133 | Thuế GTGT được khấu trừ | 1 |
| Nợ 642 / Có 155 | Sản phẩm | 1 |
| Nợ 642 / Có 156 | Hàng hóa | 1 |
| Nợ 229 / Có 642 | Dự phòng tổn thất tài sản | 1 |
| Nợ 352 / Có 642 | Dự phòng phải trả | 1 |
| Nợ 111 / Có 642 | Tiền mặt | 1 |
| Nợ 112 / Có 642 | Tiền gửi không kỳ hạn | 1 |
| Nợ 911 / Có 642 | Xác định kết quả kinh doanh | 1 |
Bảng này tính từ chính các bút toán trong văn bản, không phải bảng đối ứng có sẵn — thông tư không ban hành bảng nào như vậy.
Bút toán của tài khoản 642 được gom theo nghiệp vụ ở các trang định khoản dưới đây, mỗi trang tập hợp bút toán của cùng một nghiệp vụ từ nhiều tài khoản khác nhau.
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp giữ nguyên số hiệu và tên khi chuyển từ Thông tư 200/2014 sang Thông tư 99/2025.
Thông tư 99/2025 hướng dẫn 20 bút toán cho tài khoản 642, ít hơn Thông tư 200/2014 (25 bút toán).
Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Thông tư 133/2016/TT-BTC) cũng có tài khoản 642 với tên “Chi phí quản lý kinh doanh”. Thông tư 133 chỉ quy định nguyên tắc và kết cấu tài khoản, không hướng dẫn bút toán; theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 133, doanh nghiệp nhỏ và vừa được lựa chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp và các văn bản thay thế. Khi chọn hướng đó, bút toán áp dụng là hướng dẫn của Thông tư 99/2025.
| Chế độ kế toán | Tên tài khoản 642 | Số dư bên | TK cấp 2 | Bút toán |
|---|---|---|---|---|
| Thông tư 99/2025/TT-BTC | Chi phí quản lý doanh nghiệp | — | 8 | 20 |
| Thông tư 133/2016/TT-BTC | Chi phí quản lý kinh doanh | — | 2 | 0 |
| Thông tư 200/2014/TT-BTC (hết hiệu lực) | Chi phí quản lý doanh nghiệp | — | 8 | 25 |
Thông tư 133/2016/TT-BTC không có mục hướng dẫn phương pháp hạch toán, nên cột bút toán của chế độ này luôn bằng 0 — đó là đặc điểm của văn bản, không phải thiếu dữ liệu.
| Số hiệu | Tên tài khoản | Loại |
|---|---|---|
| 111 | Tiền mặt | Tài sản |
| 112 | Tiền gửi không kỳ hạn | Tài sản |
| 152 | Nguyên liệu, vật liệu | Tài sản |
| 242 | Chi phí chờ phân bổ | Tài sản |
| 331 | Phải trả cho người bán | Nợ phải trả |
| 333 | Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước | Nợ phải trả |
| 334 | Phải trả người lao động | Nợ phải trả |
| 338 | Phải trả, phải nộp khác | Nợ phải trả |