Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Nguyên tắc kế toán tài khoản 331

a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay.

b) Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.

c) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải trả bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:

- Khi phát sinh các khoản nợ phải trả cho người bán (bên có tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch). Riêng trường hợp ứng trước cho nhà thầu hoặc người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì bên Có tài khoản 331 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước.

- Khi thanh toán nợ phải trả cho người bán (bên Nợ tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng chủ nợ (Trường hợp chủ nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định trên cơ sở bình quân gia quyền di động các giao dịch của chủ nợ đó). Riêng trường hợp phát sinh giao dịch ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc người bán thì bên Nợ tài khoản 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên có giao dịch) tại thời điểm ứng trước;

- Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải trả cho người bán là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn.

d) Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường.

đ) Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.

e) Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.

Trích Điều 51 Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Kết cấu và nội dung phản ánh

Kết cấu của tài khoản 331 gồm 6 nhóm nghiệp vụ ghi Bên Nợ và 3 nhóm nghiệp vụ ghi Bên Có. Cuối kỳ tài khoản có số dư bên Có, phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.

Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

Sơ đồ chữ T tài khoản 331

Sơ đồ dưới đây dựng tự động từ 23 bút toán mà Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn cho tài khoản 331, nên mỗi dòng đều truy ngược được về một bút toán cụ thể ở mục phương pháp hạch toán.

Bên trái là các tài khoản ghi Có khi tài khoản 331 ghi Nợ; bên phải là các tài khoản ghi Nợ khi tài khoản 331 ghi Có.

Phương pháp hạch toán tài khoản 331

Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn 23 bút toán cho tài khoản 331 tại Điều 51. Dưới đây là toàn bộ, giữ nguyên thứ tự và ghi chú trong ngoặc của văn bản.

1. Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
   Nợ TK 152 (giá chưa có thuế GTGT)

   Nợ TK 153 (giá chưa có thuế GTGT)

   Nợ TK 156 (giá chưa có thuế GTGT)

   Nợ TK 157 (giá chưa có thuế GTGT)

   Nợ TK 211 (giá chưa có thuế GTGT)

   Nợ TK 213 (giá chưa có thuế GTGT)

   Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

   Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
2. Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có), ghi:
   Nợ TK 152

   Nợ TK 153

   Nợ TK 156

   Nợ TK 157

   Nợ TK 211

   Nợ TK 213

   Có TK 331 - Phải trả cho người bán

   Có TK 3332 - Thuế TTĐB (nếu có)

   Có TK 3333 - Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)

   Có TK 33381 - Thuế bảo vệ môi trường
3. Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
   Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

   Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312)
4. Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
   Nợ TK 611 - Mua hàng (giá chưa có thuế GTGT)

   Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

   Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
5. Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có), ghi:
   Nợ TK 611 - Mua hàng

   Có TK 331 - Phải trả cho người bán

   Có TK 3332 - Thuế TTĐB (nếu có)

   Có TK 3333 - Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)

   Có TK 33381 - Thuế bảo vệ môi trường
6. Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
   Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

   Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312)
7. Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
   Nợ TK 241 - XDCB dở dang (giá chưa có thuế GTGT)

   Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

   Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
8. 3.4. Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, ghi:
   Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

   Có TK 111

   Có TK 112

   Có TK 341
9. Trường hợp đã ứng trước tiền cho nhà thầu bằng ngoại tệ, kế toán ghi nhận giá trị đầu tư XDCB tương ứng với số tiền đã ứng trước theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Phần giá trị đầu tư XDCB còn phải thanh toán (sau khi đã trừ đi số tiền ứng trước) được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.
   Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (tỷ giá giao dịch thực tế)

   Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền)

   Có TK 111 (tỷ giá ghi sổ kế toán)

   Có TK 112 (tỷ giá ghi sổ kế toán)

   Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (nếu tỷ giá giao dịch thực tế cao hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền)
10. 3.5. Khi nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ, ghi:
    Nợ TK 111

    Nợ TK 112

    Có TK 331 - Phải trả cho người bán
11. Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
    Nợ TK 156 - Hàng hóa (1562)

    Nợ TK 241 - XDCB dở dang

    Nợ TK 242 - Chi phí trả trước

    Nợ TK 623

    Nợ TK 627

    Nợ TK 641

    Nợ TK 642

    Nợ TK 635

    Nợ TK 811

    Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

    Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
12. 3.7. Chiết khấu thanh toán mua vật tư, hàng hoá doanh nghiệp được hưởng do thanh toán trước thời hạn phải thanh toán và tính trừ vào khoản nợ phải trả người bán, người cung cấp, ghi:
    Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

    Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính
13. 3.8. Trường hợp vật tư, hàng hoá mua vào phải trả lại hoặc được người bán chấp thuận giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất được tính trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán, ghi:
    Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

    Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

    Có TK 152

    Có TK 153

    Có TK 156

    Có TK 611
14. 3.9. Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi và được xử lý ghi tăng thu nhập khác của doanh nghiệp, ghi:
    Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

    Có TK 711 - Thu nhập khác
15. 3.10. Đối với nhà thầu chính, khi xác định giá trị khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, căn cứ vào hóa đơn, phiếu giá công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành và hợp đồng giao thầu phụ, ghi:
    Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá chưa có thuế GTGT)

    Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

    Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng số tiền phải trả cho nhà thầu phụ gồm cả thuế GTGT đầu vào)
16. Khi bán hàng nhận đại lý, ghi:
    Nợ TK 111 (tổng giá thanh toán)

    Nợ TK 112 (tổng giá thanh toán)

    Nợ TK 131 (tổng giá thanh toán)

    Có TK 331 - Phải trả cho người bán (giá giao bán đại lý + thuế)
17. Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý, ghi:
    Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

    Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

    Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
18. Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:
    Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (giá bán trừ (-) hoa hồng đại lý)

    Có TK 111

    Có TK 112
19. Khi trả trước một khoản tiền uỷ thác mua hàng theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu mở LC... căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
    Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)

    Có TK 111

    Có TK 112
20. Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan trực tiếp đến hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
    Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)

    Có TK 111

    Có TK 112
21. Phí uỷ thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận uỷ thác được tính vào giá trị hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
    Nợ TK 151

    Nợ TK 152

    Nợ TK 156

    Nợ TK 211

    Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

    Có TK 331 - Phải trả cho người bán(chi tiết từng đơn vị nhận uỷ thác)
22. Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, ghi:
    Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

    Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
23. Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, ghi:
    Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

    Có TK 331 - Phải trả cho người bán

Tài khoản đối ứng với tài khoản 331

Trong 23 bút toán hướng dẫn cho tài khoản 331, khi ghi Nợ tài khoản 331 thì ghi Có 13 tài khoản khác nhau, gặp nhiều nhất là tài khoản 111 – Tiền mặt và khi ghi Có tài khoản 331 thì ghi Nợ 22 tài khoản, thường gặp nhất là tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.

Bảng này tính từ chính các bút toán trong văn bản, không phải bảng đối ứng có sẵn — thông tư không ban hành bảng nào như vậy.

Nghiệp vụ có sử dụng tài khoản 331

Bút toán của tài khoản 331 được gom theo nghiệp vụ ở các trang định khoản dưới đây, mỗi trang tập hợp bút toán của cùng một nghiệp vụ từ nhiều tài khoản khác nhau.

Điểm cần lưu ý khi áp dụng

Khi chuyển sang Thông tư 99/2025

Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán giữ nguyên số hiệu và tên khi chuyển từ Thông tư 200/2014 sang Thông tư 99/2025.

Số bút toán hướng dẫn

Thông tư 99/2025 hướng dẫn 18 bút toán cho tài khoản 331, ít hơn Thông tư 200/2014 (23 bút toán).

Doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Thông tư 133/2016/TT-BTC) cũng có tài khoản 331 với tên “Phải trả người bán”. Thông tư 133 chỉ quy định nguyên tắc và kết cấu tài khoản, không hướng dẫn bút toán; theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 133, doanh nghiệp nhỏ và vừa được lựa chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp và các văn bản thay thế. Khi chọn hướng đó, bút toán áp dụng là hướng dẫn của Thông tư 99/2025.

Đối chiếu tài khoản 331 giữa ba chế độ kế toán

Thông tư 133/2016/TT-BTC không có mục hướng dẫn phương pháp hạch toán, nên cột bút toán của chế độ này luôn bằng 0 — đó là đặc điểm của văn bản, không phải thiếu dữ liệu.

Câu hỏi thường gặp về tài khoản 331

Tài khoản liên quan

Căn cứ pháp lý

• Điều 51 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp — ban hành ngày 22/12/2014, áp dụng cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực (đã hết hiệu lực).
• Khoản 1 Điều 31 Thông tư 99/2025/TT-BTC — quy định hiệu lực và phạm vi thay thế chế độ kế toán doanh nghiệp cũ.
• Bảng đối chiếu toàn bộ hệ thống tài khoản Thông tư 200/2014 sang Thông tư 99/2025 trên Dữ Liệu Pháp Luật.