Tra cứu thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Tra cứu thời hạn bảo quản của 534 loại hồ sơ, tài liệu theo Thông tư 10/2022/TT-BNV, Luật Lưu trữ 2024 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP (tài liệu kế toán): bảo quản vĩnh viễn hay bao nhiêu năm, mốc bắt đầu tính từ đâu, căn cứ nằm ở số thứ tự nào của phụ lục. Nhập ngày hình thành tài liệu để biết ngày sớm nhất được xem xét tiêu huỷ, và tải bảng thời hạn của cả nhóm ra Excel.
Tính ngày được phép tiêu huỷ hồ sơ
Chọn loại tài liệu và nhập ngày công việc kết thúc (hoặc ngày kết thúc kỳ kế toán năm). Công cụ áp dụng đúng mốc bắt đầu tính của từng văn bản để ra ngày hết thời hạn bảo quản và ngày sớm nhất được xem xét tiêu huỷ.
Chưa chọn loại tài liệu nào.
Với hồ sơ hành chính, chỉ năm của ngày này được dùng để tính — đúng theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV.
Áp dụng cho mọi cơ quan, tổ chức (Phụ lục I)
Tài liệu tổng hợp 19 loại tài liệu · 3 loại vĩnh viễn Nhóm tài liệu tổng hợp gồm tập văn bản gửi đến, kế hoạch và báo cáo tổng hợp – chuyên đề theo kỳ, hồ sơ hội nghị sơ kết – tổng kết…Quy hoạch, kế hoạch, thống kê 24 loại tài liệu · 6 loại vĩnh viễn Nhóm này chia làm ba mảng: tài liệu quy hoạch (quy hoạch tổng thể, chiến lược phát triển, quy hoạch chi tiết), tài liệu kế hoạch (…Tổ chức, cán bộ, nhân sự 35 loại tài liệu · 6 loại vĩnh viễn Đây là nhóm lớn nhất của Phụ lục I, gồm ba mảng: tài liệu tổ chức (điều lệ, đề án tổ chức, thành lập – tổ chức lại – giải thể), tà…Lao động, tiền lương 8 loại tài liệu · 1 loại vĩnh viễn Nhóm gồm tài liệu về chế độ bảo hộ – an toàn – vệ sinh lao động, hồ sơ các vụ tai nạn lao động, và toàn bộ mảng tiền lương: quy ch…Tài chính, kiểm toán 12 loại tài liệu · 3 loại vĩnh viễn Nhóm này là phần quản lý tài chính trong hoạt động của cơ quan: dự toán ngân sách, mua sắm và đấu thầu thường xuyên, kiểm kê và th…Đầu tư, xây dựng cơ bản 15 loại tài liệu · 5 loại vĩnh viễn Nhóm gồm hồ sơ đề án – dự án – chương trình mục tiêu và hồ sơ công trình xây dựng cơ bản. Đây là nhóm có cấu trúc thời hạn phức tạ…Khoa học, công nghệ 15 loại tài liệu · 5 loại vĩnh viễn Nhóm gồm quy chế hoạt động khoa học công nghệ, hồ sơ hội nghị – hội thảo khoa học, hoạt động của Hội đồng khoa học và Hội đồng sán…Hợp tác quốc tế 14 loại tài liệu · 8 loại vĩnh viễn Nhóm gồm hồ sơ thiết lập quan hệ hợp tác với cơ quan, tổ chức nước ngoài, hồ sơ gia nhập và hoạt động trong các hiệp hội – tổ chức…Thanh tra, khiếu nại, tố cáo 13 loại tài liệu · 2 loại vĩnh viễn Nhóm gồm hồ sơ thanh tra định kỳ và thanh tra vụ việc, hồ sơ giải quyết khiếu nại – tố cáo, hồ sơ tiếp công dân, hồ sơ phòng chống…Thi đua, khen thưởng 10 loại tài liệu · 2 loại vĩnh viễn Nhóm gồm quy chế thi đua khen thưởng, hoạt động của Hội đồng thi đua khen thưởng, hồ sơ phát động phong trào thi đua, hội nghị điể…Pháp chế 11 loại tài liệu · 3 loại vĩnh viễn Nhóm gồm hồ sơ xây dựng và thẩm định văn bản quy phạm pháp luật, hồ sơ rà soát – hệ thống hoá – hợp nhất – pháp điển văn bản, hồ s…Hành chính, văn thư, lưu trữ 33 loại tài liệu · 3 loại vĩnh viễn Đây là nhóm sát nhất với công việc hằng ngày của bộ phận văn thư: tập lưu và sổ đăng ký văn bản đi – đến, sổ đăng ký văn bản sao y…Đảng, đoàn thể trong cơ quan 51 loại tài liệu · 10 loại vĩnh viễn Nhóm lớn nhất Phụ lục I xét theo số mục, gồm bốn mảng song song: tài liệu của tổ chức Đảng, tổ chức Công đoàn, tổ chức Đoàn Thanh…
Tài liệu kế toán (theo Luật Kế toán)
Hoạt động đặc thù của HĐND và UBND (Phụ lục II)
Hội đồng nhân dân 20 loại tài liệu · 11 loại vĩnh viễn Phụ lục II dành riêng phần đầu cho hoạt động đặc thù của Hội đồng nhân dân, gồm hồ sơ bầu cử (tham gia Ủy ban bầu cử, dự kiến cơ c…UBND – Nội vụ 22 loại tài liệu · 11 loại vĩnh viễn Mảng nội vụ của UBND gồm năm nhánh: xây dựng chính quyền, địa giới hành chính, quản lý hội, quản lý về lưu trữ và quản lý về tôn g…UBND – Quốc phòng, an ninh 12 loại tài liệu · 4 loại vĩnh viễn Nhóm gồm hai nhánh: quân sự – quốc phòng (tuyển quân, dân quân tự vệ, dự bị động viên, khu vực phòng thủ, chính sách hậu phương qu…UBND – Dân tộc, lao động, xã hội 10 loại tài liệu · 4 loại vĩnh viễn Trang này gộp hai mục của Phụ lục II: mục 3 "Dân tộc" và mục 13 "Lao động, thương binh và xã hội" — cả hai đều thuộc khối chính sá…UBND – Tư pháp, hộ tịch 12 loại tài liệu · 8 loại vĩnh viễn Nhóm gồm năm nhánh: hộ tịch và nuôi con nuôi, bồi thường nhà nước, trợ giúp pháp lý và luật sư, công chứng, giám định tư pháp – đấ…UBND – Kế hoạch và đầu tư 12 loại tài liệu · 7 loại vĩnh viễn Nhóm gồm ba nhánh: quy hoạch – kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của địa phương, đầu tư và vốn (dự án đầu tư công, thu hút đầu tư…UBND – Tài chính, ngân sách 28 loại tài liệu · 9 loại vĩnh viễn Nhóm lớn nhất trong khối UBND, gồm năm nhánh: ngân sách địa phương, tài sản công, tài chính đối với các quỹ và doanh nghiệp, thuế…UBND – Công thương 21 loại tài liệu · 9 loại vĩnh viễn Nhóm gồm hai nhánh: công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp (cụm công nghiệp, khuyến công, an toàn công nghiệp, điện lực) và thương mại…UBND – Nông nghiệp, nông thôn 19 loại tài liệu · 7 loại vĩnh viễn Nhóm gồm năm nhánh: nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, thủy lợi và phát triển nông thôn. Bao phủ hồ sơ giao đất giao rừng, phòng c…UBND – Giao thông, thông tin, khoa học 13 loại tài liệu · 3 loại vĩnh viễn Trang này gộp ba mục nhỏ của Phụ lục II: mục 9 "Giao thông vận tải", mục 12 "Thông tin và truyền thông" và mục 15 "Khoa học và côn…UBND – Xây dựng, quy hoạch 23 loại tài liệu · 12 loại vĩnh viễn Nhóm gồm sáu nhánh: quy hoạch xây dựng và kiến trúc, đầu tư xây dựng, phát triển đô thị, hạ tầng kỹ thuật đô thị và khu công nghiệ…UBND – Tài nguyên, môi trường 28 loại tài liệu · 12 loại vĩnh viễn Nhóm gồm sáu nhánh: đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thủy văn, quản lý tài nguyên và bảo vệ…UBND – Văn hóa, giáo dục, y tế 27 loại tài liệu · 12 loại vĩnh viễn Trang này gộp ba mục của Phụ lục II: mục 14 "Văn hóa, thể thao và du lịch" (ba nhánh con), mục 16 "Giáo dục và đào tạo" và mục 17…UBND – Ngoại vụ 15 loại tài liệu · 6 loại vĩnh viễn Nhóm gồm năm nhánh: ngoại giao văn hóa – lãnh sự và bảo hộ công dân, biên giới lãnh thổ quốc gia, lễ tân đối ngoại và quản lý đoàn…
Mốc bắt đầu tính thời hạn bảo quản
- Thời hạn bảo quản không tính từ ngày ký văn bản mà tính từ mốc riêng của từng loại tài liệu. Chọn sai mốc là lệch cả năm.
- Luật Lưu trữ 2024 chia thời hạn thành hai loại: lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn. Lưu trữ có thời hạn tính theo năm, tối thiểu 02 năm và tối đa 70 năm kể từ năm kết thúc công việc (khoản 3 Điều 15).
- Khoản 3 Điều 3 Luật Lưu trữ 2024: trường hợp luật khác quy định khác về thời hạn lưu trữ thì thực hiện theo luật đó — đây là lý do tài liệu kế toán theo Luật Kế toán chứ không theo Thông tư 10/2022/TT-BNV.
| Loại tài liệu | Mốc bắt đầu tính thời hạn | Căn cứ |
|---|---|---|
| Hồ sơ, tài liệu hành chính nói chung | Từ năm công việc kết thúc | Khoản 1 Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| Chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính | Từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm | Khoản 1 Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
| Tài liệu quyết toán dự án hoàn thành nhóm B, C | Từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt | Khoản 2 Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
| Tài liệu về thành lập, chia tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, kết thúc dự án; hồ sơ kiểm toán, thanh tra | Từ ngày phát sinh sự kiện hoặc ngày có báo cáo kiểm toán, kết luận thanh tra | Khoản 3 Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết thời hạn
- Bước 1 — Xác định giá trị tài liệu. Đánh giá để phân loại tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn lưu trữ và tài liệu hết giá trị (Điều 14 Luật Lưu trữ 2024). Thời hạn xác định lại không được thấp hơn thời hạn do cơ quan có thẩm quyền quy định.
- Bước 2 — Lập danh mục tài liệu đề nghị huỷ. Chỉ đưa vào tài liệu hết thời hạn lưu trữ hoặc trùng lặp (khoản 1 Điều 16 Luật Lưu trữ 2024).
- Bước 3 — Xin ý kiến thẩm định nếu thuộc nguồn nộp lưu. Cơ quan thuộc diện nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử phải có ý kiến thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ trước khi người đứng đầu quyết định huỷ (khoản 3 Điều 16).
- Bước 4 — Quyết định huỷ và lập biên bản. Với tài liệu kế toán, Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP buộc lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, có “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy”. Chính biên bản tiêu huỷ này lại phải lưu tiếp 10 năm.
- Bước 5 — Huỷ triệt để. Khoản 2 Điều 16 Luật Lưu trữ 2024: phải huỷ toàn bộ tài liệu và không thể khôi phục được. Tài liệu số hết giá trị phải huỷ đồng thời dữ liệu chủ và bản giấy đã số hoá (khoản 4 Điều 36).
- Tài liệu chứa bí mật nhà nước huỷ theo pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, không theo thủ tục thông thường (khoản 5 Điều 16).
Câu hỏi thường gặp về thời hạn lưu trữ hồ sơ
Thời hạn bảo quản tài liệu hiện nay áp dụng theo văn bản nào?
Bảng thời hạn chi tiết nằm ở Phụ lục I và Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV của Bộ Nội vụ, hiệu lực từ 15/02/2023, thay thế Thông tư 09/2011/TT-BNV và Thông tư 13/2011/TT-BNV. Khung pháp lý chung là Luật Lưu trữ 2024 (33/2024/QH15), hiệu lực từ 01/7/2025. Riêng chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính theo Điều 12–15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán.
Doanh nghiệp tư nhân có phải áp dụng Thông tư 10/2022/TT-BNV không?
Có. Điều 2 Thông tư liệt kê đối tượng áp dụng gồm cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân. "Tổ chức kinh tế" bao gồm doanh nghiệp. Trong thực tế, doanh nghiệp thường dùng Phụ lục I làm khung để xây dựng Bảng thời hạn bảo quản riêng theo khoản 6 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024.
Thời hạn bảo quản bắt đầu tính từ lúc nào?
Khoản 1 Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV: thời hạn bảo quản là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc — không phải từ ngày ký văn bản. Với tài liệu kế toán, khoản 1 Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; riêng tài liệu quyết toán dự án tính từ ngày báo cáo quyết toán được duyệt, tài liệu về giải thể – phá sản – thanh tra tính từ ngày phát sinh sự kiện.
Hết thời hạn bảo quản là được tự huỷ hồ sơ ngay?
Không. Hết thời hạn mới chỉ là điều kiện cần. Điều 16 Luật Lưu trữ 2024 quy định việc huỷ tài liệu lưu trữ phải do người có thẩm quyền quyết định: cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử phải có ý kiến thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ trước khi huỷ. Với tài liệu kế toán, Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP buộc lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, có "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy". Khi huỷ phải huỷ toàn bộ và không thể khôi phục được.
Một hồ sơ có nhiều tài liệu với thời hạn khác nhau thì tính thế nào?
Khoản 4 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024: thời hạn lưu trữ của hồ sơ được xác định theo thời hạn của tài liệu có thời hạn lưu trữ dài nhất trong hồ sơ đó. Vì vậy chỉ cần một tài liệu bảo quản vĩnh viễn thì cả hồ sơ phải giữ vĩnh viễn.
Tài liệu của cơ quan không có tên trong phụ lục thì xác định thời hạn ra sao?
Khoản 4 Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV cho phép cơ quan, tổ chức căn cứ thời hạn bảo quản của tài liệu tương ứng để xác định. Kèm theo đó, điểm c khoản 2 Điều 14 Luật Lưu trữ 2024 ràng buộc: xác định thời hạn lưu trữ tài liệu không được thấp hơn thời hạn do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Thông tư 10/2022/TT-BNV còn hiệu lực sau khi có Luật Lưu trữ 2024 không?
Còn. Thông tư chưa bị thay thế và vẫn là bảng thời hạn chi tiết duy nhất áp dụng chung. Tuy nhiên Thông tư ban hành theo Luật Lưu trữ 2011 nên có vài dòng ghi thời hạn 01 năm, thấp hơn sàn tối thiểu 02 năm mà khoản 3 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 đặt ra. Công cụ này đánh dấu cảnh báo ở đúng những dòng đó thay vì tự sửa số liệu của thông tư.
Căn cứ pháp lý của bảng thời hạn
- Thông tư 10/2022/TT-BNV — Bảng thời hạn bảo quản chi tiết (Phụ lục I và Phụ lục II). Hiệu lực từ 15/02/2023.
- Luật Lưu trữ 2024 (33/2024/QH15) — Khung pháp lý: thời hạn lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thẩm quyền huỷ tài liệu. Hiệu lực từ 01/07/2025.
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP — Thời hạn và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán. Hiệu lực từ 01/01/2017.
- Luật Kế toán 2015 (88/2015/QH13) — Nghĩa vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Hiệu lực từ 01/01/2017.
Thời hạn trên trang được bóc trực tiếp từ nguyên văn các văn bản lưu trong cơ sở dữ liệu văn bản của site; mỗi dòng đều ghi rõ số thứ tự và phụ lục để bạn tự đối chiếu. Đây là công cụ tra cứu, không thay thế Danh mục hồ sơ và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành theo khoản 6 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024.