Gộp hàng loạt hóa đơn điện tử thành một file Excel duy nhất gồm chi tiết hạch toán, tổng hợp hóa đơn và bảng kê theo thuế suất để đối chiếu, kiểm tra trước khi kê khai. Công cụ tự tính lại tiền thuế từng dòng và chỉ ra những hóa đơn cần xem lại.
Kéo thả file hóa đơn vào đây, hoặc bấm để chọn file
Chọn được nhiều file cùng lúc, thả nhiều lần để cộng dồn danh sách
| Bước | Việc cần làm | Lưu ý |
|---|---|---|
| Bước 1 | Tải file XML (và PDF nếu có) từ phần mềm hóa đơn hoặc từ hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế về một thư mục. | Không cần giải nén file .zip — công cụ đọc thẳng file nén. |
| Bước 2 | Kéo thả hoặc bấm chọn file vào ô phía trên. Có thể thả nhiều lần, danh sách sẽ cộng dồn. | Mỗi file XML có thể chứa nhiều hóa đơn, công cụ tách hết ra từng dòng. |
| Bước 3 | Đọc danh sách cảnh báo và rà lại những hóa đơn bị đánh dấu Cần kiểm tra lại. | Đánh dấu là để bạn nhìn lại, không có nghĩa hóa đơn chắc chắn sai. |
| Bước 4 | Bấm Tải file Excel để nhận file .xlsx ba sheet. | Hóa đơn được sắp xếp theo ngày lập rồi tới số hóa đơn cho khớp thói quen vào sổ. |
| Sheet | Mỗi dòng là gì | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Chi tiết dòng hàng | Một dòng hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn (tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế tính lại). | Vào sổ chi tiết, phân bổ chi phí, đối chiếu với phiếu nhập kho và bảng giá. |
| Danh sách hoá đơn | Một hóa đơn, kèm mẫu số, ký hiệu, mã cơ quan thuế, hai bên mua bán, tiền trước thuế, tiền thuế, tổng thanh toán và cột cảnh báo. | Đối chiếu nhanh với bảng kê mua vào, bán ra; lọc ra hóa đơn cần kiểm tra lại. |
| Tổng hợp theo thuế suất | Một hóa đơn trong một mức thuế suất, gom nhóm theo thuế suất và cộng riêng từng nhóm. | Lấy số cộng theo từng mức thuế suất để so với chỉ tiêu trên tờ khai thuế giá trị gia tăng. |
File XML là dữ liệu gốc, file PDF chỉ là bản thể hiện. Điều 3 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử, và định dạng này sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML. Định dạng đó gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số; riêng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
Bản PDF nhiều người quen gọi là “hóa đơn” thực chất chỉ là bản hiển thị để người mua đọc được bằng phương tiện điện tử theo khoản 5 Điều 3 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Khi in ra giấy, khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP chỉ cho phép chuyển đổi trong hai trường hợp: theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra; hoặc theo nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để phục vụ việc ghi sổ, theo dõi theo pháp luật kế toán — và hóa đơn chuyển đổi trong trường hợp thứ hai không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Vì vậy công cụ này xử lý theo thứ tự ưu tiên:
Về lưu trữ, Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ bảo đảm an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ và đúng, đủ thời hạn theo pháp luật kế toán; hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu. Nói cách khác, giữ lại bản Excel tổng hợp hay bản PDF là chưa đủ — phải giữ file XML gốc.
| Thẻ trong file XML | Nội dung | Xuất hiện ở sheet nào |
|---|---|---|
KHMSHDon |
Ký hiệu mẫu số hóa đơn (một chữ số 1–9) | Danh sách hoá đơn |
KHHDon |
Ký hiệu hóa đơn (sáu ký tự) | Cả ba sheet |
SHDon |
Số hóa đơn | Cả ba sheet |
NLap |
Ngày lập hóa đơn | Cả ba sheet |
MCCQT |
Mã của cơ quan thuế cấp cho hóa đơn | Danh sách hoá đơn |
NBan › Ten, MST |
Tên và mã số thuế người bán | Cả ba sheet |
NMua › Ten, MST |
Tên và mã số thuế người mua | Chi tiết, Tổng hợp |
DVTTe, TGia |
Đơn vị tiền tệ và tỷ giá ghi trên hóa đơn | Danh sách hoá đơn |
HHDVu › THHDVu, DVTinh |
Tên hàng hóa, dịch vụ và đơn vị tính từng dòng | Chi tiết dòng hàng |
HHDVu › SLuong, DGia, ThTien |
Số lượng, đơn giá, thành tiền từng dòng | Chi tiết dòng hàng |
HHDVu › TSuat |
Thuế suất của dòng hàng (10%, 8%, 5%, 0%, KCT, KKKNT) | Chi tiết, Bảng kê |
HHDVu › TChat |
Tính chất dòng: hàng hóa dịch vụ, khuyến mại, chiết khấu thương mại, ghi chú | Chi tiết dòng hàng |
LTSuat › ThTien, TThue |
Bảng kê theo từng loại thuế suất trên hóa đơn | Tổng hợp theo thuế suất |
TgTCThue |
Tổng tiền chưa thuế | Danh sách hoá đơn |
TgTThue |
Tổng tiền thuế giá trị gia tăng | Danh sách hoá đơn |
TTCKTMai |
Tổng tiền chiết khấu thương mại | Danh sách hoá đơn |
TgTTTBSo |
Tổng tiền thanh toán bằng số | Danh sách hoá đơn |
TTHDLQuan |
Thông tin hóa đơn liên quan (hóa đơn điều chỉnh, thay thế) | Ghi chú ở cột cảnh báo |
| Ký hiệu mẫu | Loại hóa đơn điện tử |
|---|---|
| 1 | Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng |
| 2 | Hóa đơn điện tử bán hàng |
| 3 | Hóa đơn điện tử bán tài sản công |
| 4 | Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia |
| 5 | Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử |
| 6 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử |
| 7 | Hóa đơn thương mại điện tử |
| 8 | Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
| 9 | Hóa đơn điện tử bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
Ví dụ ký hiệu 1C26TAA được đọc như sau — công cụ tự giải mã phần này thành một cột riêng trong sheet Danh sách hoá đơn:
| Vị trí | Ví dụ | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Ký hiệu mẫu (đứng trước) | 1 | Loại hóa đơn — số 1 là hóa đơn giá trị gia tăng |
| Ký tự thứ nhất | C | C: hóa đơn có mã của cơ quan thuế — K: hóa đơn không có mã |
| Ký tự thứ hai và ba | 26 | Hai chữ số cuối của năm lập hóa đơn, tức năm 2026 |
| Ký tự thứ tư | T | Loại hóa đơn được sử dụng: T đăng ký sử dụng với cơ quan thuế · D bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia, hóa đơn đặc thù · L cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh · M khởi tạo từ máy tính tiền · N phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ · B phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý · G tem, vé, thẻ là hóa đơn giá trị gia tăng · H tem, vé, thẻ là hóa đơn bán hàng · X hóa đơn thương mại điện tử · F hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế |
| Hai ký tự cuối | AA | Do người bán tự đặt theo nhu cầu quản lý; không có nhu cầu quản lý thì dùng YY |
Nguồn: Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC. Ký hiệu không khớp cấu trúc sáu ký tự này, hoặc có năm khác với năm lập hóa đơn, sẽ bị công cụ đánh dấu để bạn kiểm tra lại.
| Phép kiểm tra | Cảnh báo xuất hiện khi |
|---|---|
| Cộng dòng hàng so với tổng tiền chưa thuế | Tổng thành tiền các dòng lệch quá 1 đồng so với tổng tiền chưa thuế ghi trên hóa đơn (đã trừ khả năng chiết khấu thương mại). |
| Bảng kê thuế suất so với tổng tiền thuế | Cộng tiền thuế của các mức thuế suất lệch quá 1 đồng so với tổng tiền thuế giá trị gia tăng. |
| Tổng thanh toán | Tiền chưa thuế cộng tiền thuế không khớp tổng thanh toán, kể cả sau khi trừ chiết khấu. |
| Tự tính lại tiền thuế từng dòng | Chuẩn dữ liệu không bắt buộc ghi tiền thuế ở mức dòng; công cụ tính lại theo thành tiền × thuế suất để bạn hạch toán được ngay. |
| Hóa đơn trùng | Trùng đồng thời mã số thuế người bán, ký hiệu và số hóa đơn — hay gặp khi tải trùng file hoặc gộp nhiều thư mục. Hóa đơn trùng bị loại khỏi các dòng cộng tổng. |
| Hóa đơn ngoại tệ | Đơn vị tiền tệ khác VNĐ. Số liệu giữ nguyên theo nguyên tệ, cột quy đổi tính theo tỷ giá ghi trên chính hóa đơn; hóa đơn không ghi tỷ giá thì để trống. |
| Ký hiệu hóa đơn | Ký hiệu không đúng cấu trúc sáu ký tự, hoặc năm trong ký hiệu khác năm lập hóa đơn. |
| Thiếu thông tin bắt buộc | Không đọc được số hóa đơn, mã số thuế người bán, hoặc hóa đơn không có dòng hàng hóa, dịch vụ nào. |
| Hóa đơn điều chỉnh, thay thế | File có thông tin hóa đơn liên quan — công cụ ghi chú lại số hóa đơn bị điều chỉnh, thay thế để bạn không cộng trùng doanh số. |