Tài khoản 138 – Phải thu khác theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Nguyên tắc kế toán tài khoản 138

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu (TK 131, 136) và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu sau:

- Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý;

- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,... đã được xử lý bắt bồi thường;

- Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên TK 1283);

- Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi;

- Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận uỷ thác xuất nhập khẩu chi hộ, cho bên giao uỷ thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế, ...

- Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, như: Chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá,...

- Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính;

- Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.

Trích Điều 21 Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Kết cấu và nội dung phản ánh

Kết cấu của tài khoản 138 gồm 6 nhóm nghiệp vụ ghi Bên Nợ và 4 nhóm nghiệp vụ ghi Bên Có. Cuối kỳ tài khoản có số dư bên Nợ, phản ánh các khoản nợ phải thu khác chưa thu được.

Số dư bên Nợ: Các khoản nợ phải thu khác chưa thu được. Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).

Sơ đồ chữ T tài khoản 138

Sơ đồ dưới đây dựng tự động từ 20 bút toán mà Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn cho tài khoản 138, nên mỗi dòng đều truy ngược được về một bút toán cụ thể ở mục phương pháp hạch toán.

Bên trái là các tài khoản ghi Có khi tài khoản 138 ghi Nợ; bên phải là các tài khoản ghi Nợ khi tài khoản 138 ghi Có.

Tài khoản cấp 2 của tài khoản 138

Phương pháp hạch toán tài khoản 138

Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn 20 bút toán cho tài khoản 138 tại Điều 21. Dưới đây là toàn bộ, giữ nguyên thứ tự và ghi chú trong ngoặc của văn bản.

1. 3.1. Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
   Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại của TSCĐ)

   Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)

   Có TK 211 - Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá)
2. 3.2. TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ:
   Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)

   Nợ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án)

   Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi)

   Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
3. Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi:
   Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381)

   Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)

   Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (TSCĐ dùng cho sự nghiệp, DA)
4. a) Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
   Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381)

   Có TK 111

   Có TK 152

   Có TK 153

   Có TK 155

   Có TK 156
5. b) Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
   Nợ TK 111 - Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)

   Nợ TK 1388 - Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)

   Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)

   Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)

   Nợ TK 811 - Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)

   Có TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý
6. c) Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi:
   Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388 - Phải thu khác) (số phải bồi thường)

   Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)

   Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)

   Có TK 621 - Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

   Có TK 627 - Chi phí sản xuất chung

   Có TK 152

   Có TK 153

   Có TK 155

   Có TK 156

   Có TK 111

   Có TK 112
7. 3.4. Các khoản cho mượn tài sản tạm thời, ghi:
   Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388)

   Có TK 152

   Có TK 153

   Có TK 155

   Có TK 156
8. 3.5. Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác, ghi
   Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388)
9. a) Khi bên nhận uỷ thác chi hộ cho bên giao uỷ thác, ghi:
   Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền)

   Nợ TK 3388 - Phải trả phải nộp khác(trừ vào tiền nhận của bên giao ủy thác)

   Có TK 111

   Có TK 112
10. b) Khi được doanh nghiệp uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ, kế toán doanh nghiệp nhận uỷ thác xuất khẩu ghi:
    Nợ TK 338 - Phải trả khác (3388)

    Có TK 138 - Phải thu khác (1388)
11. 3.7. Định kỳ khi xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu, ghi:
    Nợ TK 111 (số đã thu được tiền)

    Nợ TK 112 (số đã thu được tiền)

    Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388)

    Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính
12. 3.8. Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi:
    Nợ TK 111 - Tiền mặt

    Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng

    Có TK 138 - Phải thu khác (1388)
13. 3.9. Khi có quyết định xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi:
    Nợ TK 111 - Tiền mặt (số bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan)

    Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)

    Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)

    Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số hạch toán vào chi phí)

    Có TK 138 - Phải thu khác (1388 - Phải thu khác)
14. 3.10. Khi các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác (đang được phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho công ty mua bán nợ, ghi:
    Nợ TK 111 (số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)

    Nợ TK 112 (số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)

    Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
15. Nợ các TK liên quan (số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi)
    Có TK 138 - Phải thu khác (1388)
16. 3.11. Khi phát sinh chi phí cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, ghi:
    Nợ TK 1385 - Phải thu về cổ phần hóa (chi tiết chi phí cổ phần hóa)

    Có TK 111

    Có TK 112

    Có TK 152

    Có TK 331
17. 3.12. Khi kết thúc quá trình cổ phần hóa, doanh nghiệp phải báo cáo và thực hiện quyết toán các khoản chi về cổ phần hóa với cơ quan quyết định cổ phần hóa. Tổng số chi phí cổ phần hóa, chi trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, chi hỗ trợ đào tạo lại lao động,... được trừ (-) vào số tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước thu được từ cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, ghi:
    Nợ TK 3385 - Phải trả về cổ phần hóa (tiền thu bán cổ phần thuộc vốn NN)

    Có TK 1385 - Phải thu về cổ phần hóa
18. 3.13. Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí SXKD nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi, ghi:
    Nợ TK 138 - Phải thu khác

    Có TK 161

    Có TK 241

    Có TK 641

    Có TK 642
19. Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
    Nợ TK 138 - Phải thu khác

    Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
20. Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
    Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

    Có TK 138 - Phải thu khác

Tài khoản đối ứng với tài khoản 138

Trong 20 bút toán hướng dẫn cho tài khoản 138, khi ghi Nợ tài khoản 138 thì ghi Có 19 tài khoản khác nhau, gặp nhiều nhất là tài khoản 111 – Tiền mặt và khi ghi Có tài khoản 138 thì ghi Nợ 10 tài khoản, thường gặp nhất là tài khoản 111 – Tiền mặt.

Bảng này tính từ chính các bút toán trong văn bản, không phải bảng đối ứng có sẵn — thông tư không ban hành bảng nào như vậy.

Nghiệp vụ có sử dụng tài khoản 138

Bút toán của tài khoản 138 được gom theo nghiệp vụ ở các trang định khoản dưới đây, mỗi trang tập hợp bút toán của cùng một nghiệp vụ từ nhiều tài khoản khác nhau.

Điểm cần lưu ý khi áp dụng

Khi chuyển sang Thông tư 99/2025

Tài khoản 138 - Phải thu khác giữ nguyên số hiệu và tên khi chuyển từ Thông tư 200/2014 sang Thông tư 99/2025.

Số bút toán hướng dẫn

Thông tư 99/2025 hướng dẫn 22 bút toán cho tài khoản 138, nhiều hơn Thông tư 200/2014 (20 bút toán).

Doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Thông tư 133/2016/TT-BTC) cũng có tài khoản 138 với tên “Phải thu khác”. Thông tư 133 chỉ quy định nguyên tắc và kết cấu tài khoản, không hướng dẫn bút toán; theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 133, doanh nghiệp nhỏ và vừa được lựa chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp và các văn bản thay thế. Khi chọn hướng đó, bút toán áp dụng là hướng dẫn của Thông tư 99/2025.

Đối chiếu tài khoản 138 giữa ba chế độ kế toán

Thông tư 133/2016/TT-BTC không có mục hướng dẫn phương pháp hạch toán, nên cột bút toán của chế độ này luôn bằng 0 — đó là đặc điểm của văn bản, không phải thiếu dữ liệu.

Câu hỏi thường gặp về tài khoản 138

Tài khoản liên quan

Căn cứ pháp lý

• Điều 21 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp — ban hành ngày 22/12/2014, áp dụng cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực (đã hết hiệu lực).
• Khoản 1 Điều 31 Thông tư 99/2025/TT-BTC — quy định hiệu lực và phạm vi thay thế chế độ kế toán doanh nghiệp cũ.
• Bảng đối chiếu toàn bộ hệ thống tài khoản Thông tư 200/2014 sang Thông tư 99/2025 trên Dữ Liệu Pháp Luật.