Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Nguyên tắc kế toán tài khoản 641

a) Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,...

b) Các khoản chi phí bán hàng không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

c) Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".

Trích Điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Kết cấu và nội dung phản ánh

Kết cấu của tài khoản 641 gồm 1 nhóm nghiệp vụ ghi Bên Nợ và 2 nhóm nghiệp vụ ghi Bên Có. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.

Số dư cuối kỳ: tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.

Sơ đồ chữ T tài khoản 641

Sơ đồ dưới đây dựng tự động từ 22 bút toán mà Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn cho tài khoản 641, nên mỗi dòng đều truy ngược được về một bút toán cụ thể ở mục phương pháp hạch toán.

Bên trái là các tài khoản ghi Có khi tài khoản 641 ghi Nợ; bên phải là các tài khoản ghi Nợ khi tài khoản 641 ghi Có.

Tài khoản cấp 2 của tài khoản 641

Phương pháp hạch toán tài khoản 641

Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn 22 bút toán cho tài khoản 641 tại Điều 91. Dưới đây là toàn bộ, giữ nguyên thứ tự và ghi chú trong ngoặc của văn bản.

1. a) Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện...) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

   Có TK 334

   Có TK 338
2. b) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

   Có TK 152

   Có TK 153

   Có TK 242
3. c) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

   Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ
4. d) Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax...), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

   Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

   Có TK 111

   Có TK 112

   Có TK 141

   Có TK 331
5. + Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

   Có TK 335 - Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn)

   Có TK 352 - Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ)
6. + Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
   Nợ TK 335

   Nợ TK 352

   Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

   Có TK 331

   Có TK 241

   Có TK 111

   Có TK 112

   Có TK 152
7. Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

   Có TK 242 - Chi phí trả trước
8. Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp phải xác định cho từng mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá kế toán ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

   Có TK 352 - Dự phòng phải trả
9. + Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được trích thêm ghi nhận vào chi phí, ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6415)

   Có TK 352 - Dự phòng phải trả
10. + Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí:
    Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả

    Có TK 641 - Chi phí bán hàng (6415)
11. + Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi:
    Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)

    Có TK 155

    Có TK 156
12. + Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:
    Nợ TK 156 - Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)

    Có TK 711 - Thu nhập khác
13. h) Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi:
    Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6412, 6413, 6417, 6418)

    Có TK 155 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá)

    Có TK 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá)
14. Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế), ghi:
    Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

    Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
15. Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:
    Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)

    Có TK 152

    Có TK 153

    Có TK 155

    Có TK 156
16. Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi:
    Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

    Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
17. Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
    Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)

    Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

    Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
18. Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:
    Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

    Có TK 152

    Có TK 153

    Có TK 155

    Có TK 156
19. k) Số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu và phí uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
    Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

    Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

    Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388)
20. l) Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:
    Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

    Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

    Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
21. m) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:
    Nợ TK 111

    Nợ TK 112

    Có TK 641 - Chi phí bán hàng
22. n) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh", ghi:
    Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

    Có TK 641 - Chi phí bán hàng

Tài khoản đối ứng với tài khoản 641

Trong 22 bút toán hướng dẫn cho tài khoản 641, khi ghi Nợ tài khoản 641 thì ghi Có 15 tài khoản khác nhau, gặp nhiều nhất là tài khoản 352 – Dự phòng phải trả và khi ghi Có tài khoản 641 thì ghi Nợ 4 tài khoản, thường gặp nhất là tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.

Bảng này tính từ chính các bút toán trong văn bản, không phải bảng đối ứng có sẵn — thông tư không ban hành bảng nào như vậy.

Nghiệp vụ có sử dụng tài khoản 641

Bút toán của tài khoản 641 được gom theo nghiệp vụ ở các trang định khoản dưới đây, mỗi trang tập hợp bút toán của cùng một nghiệp vụ từ nhiều tài khoản khác nhau.

Điểm cần lưu ý khi áp dụng

Khi chuyển sang Thông tư 99/2025

Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng giữ nguyên số hiệu và tên khi chuyển từ Thông tư 200/2014 sang Thông tư 99/2025.

Số bút toán hướng dẫn

Thông tư 99/2025 hướng dẫn 18 bút toán cho tài khoản 641, ít hơn Thông tư 200/2014 (22 bút toán).

Doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Thông tư 133/2016/TT-BTC) không có tài khoản 641. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có nhu cầu theo dõi nội dung này phải chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Đối chiếu tài khoản 641 giữa ba chế độ kế toán

Thông tư 133/2016/TT-BTC không có mục hướng dẫn phương pháp hạch toán, nên cột bút toán của chế độ này luôn bằng 0 — đó là đặc điểm của văn bản, không phải thiếu dữ liệu.

Câu hỏi thường gặp về tài khoản 641

Tài khoản liên quan

Căn cứ pháp lý

• Điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp — ban hành ngày 22/12/2014, áp dụng cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực (đã hết hiệu lực).
• Khoản 1 Điều 31 Thông tư 99/2025/TT-BTC — quy định hiệu lực và phạm vi thay thế chế độ kế toán doanh nghiệp cũ.
• Bảng đối chiếu toàn bộ hệ thống tài khoản Thông tư 200/2014 sang Thông tư 99/2025 trên Dữ Liệu Pháp Luật.