Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Nguyên tắc kế toán tài khoản 641

a) Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận bán hàng (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,...); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên bộ phận bán hàng; các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bảo hành công trình xây dựng (đối với doanh nghiệp xây lắp), chi phí sửa chữa TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng,...

b) Các khoản chi phí bán hàng không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

c) Các chi phí tăng thêm để doanh nghiệp có được hợp đồng với khách hàng phân bổ cho từng kỳ.

d) Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tùy theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng có thể được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh.

Trích Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Kết cấu và nội dung phản ánh

Kết cấu của tài khoản 641 gồm 1 nhóm nghiệp vụ ghi Bên Nợ và 2 nhóm nghiệp vụ ghi Bên Có. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.

Số dư cuối kỳ: tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.

Sơ đồ chữ T tài khoản 641

Sơ đồ dưới đây dựng tự động từ 18 bút toán mà Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn cho tài khoản 641, nên mỗi dòng đều truy ngược được về một bút toán cụ thể ở mục phương pháp hạch toán.

Bên trái là các tài khoản ghi Có khi tài khoản 641 ghi Nợ; bên phải là các tài khoản ghi Nợ khi tài khoản 641 ghi Có.

Tài khoản cấp 2 của tài khoản 641

Phương pháp hạch toán tài khoản 641

Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn 18 bút toán cho tài khoản 641 tại Phụ lục II. Dưới đây là toàn bộ, giữ nguyên thứ tự và ghi chú trong ngoặc của văn bản.

1. a) Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện...) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

   Có TK 334

   Có TK 338
2. b) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

   Có TK 152

   Có TK 153

   Có TK 242
3. c) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

   Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ
4. d) Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax...), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

   Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

   Có TK 111

   Có TK 112

   Có TK 141

   Có TK 331
5. Đối với sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên, căn cứ vào chứng từ có liên quan, ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

   Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

   Có TK 111

   Có TK 112
6. + Khi chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
   Nợ TK 2413 - Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ

   Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

   Có TK 111

   Có TK 112

   Có TK 331
7. + Khi công tác sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, ghi:
   Nợ TK 242 - Chi phí chờ phân bổ

   Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

   Có TK 2413 - Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ
8. + Định kỳ, kế toán phân bổ chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ vào chi phí bán hàng trong từng kỳ, ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

   Có TK 242 - Chi phí chờ phân bổ
9. Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi:
   Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

   Có TK 155

   Có TK 156

   Có TK 3331 - Thuế giá trị gia tăng phải nộp (nếu có)
10. h) Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, doanh nghiệp ghi:
    Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

    Có TK 155

    Có TK 156

    Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
11. Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:
    Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hóa)

    Có TK 155

    Có TK 156

    Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
12. Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho người lao động được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
    Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)

    Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

    Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
13. Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng người lao động:
    Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

    Có TK 155

    Có TK 156
14. k) Số tiền phải trả hộ cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu về các khoản đã chi liên quan đến hàng ủy thác xuất khẩu và phí ủy thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
    Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

    Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

    Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388)
15. l) Tiền sử dụng đất, thuê đất phải nộp Nhà nước liên quan đến bộ phận bán hàng, ghi:
    Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6415)

    Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3337)
16. m) Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:
    Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

    Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

    Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
17. n) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:
    Nợ TK 111

    Nợ TK 112

    Có TK 641 - Chi phí bán hàng
18. o) Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh, ghi:
    Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

    Có TK 641 - Chi phí bán hàng

Tài khoản đối ứng với tài khoản 641

Trong 18 bút toán hướng dẫn cho tài khoản 641, khi ghi Nợ tài khoản 641 thì ghi Có 14 tài khoản khác nhau, gặp nhiều nhất là tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước và khi ghi Có tài khoản 641 thì ghi Nợ 3 tài khoản, thường gặp nhất là tài khoản 111 – Tiền mặt.

Bảng này tính từ chính các bút toán trong văn bản, không phải bảng đối ứng có sẵn — thông tư không ban hành bảng nào như vậy.

Nghiệp vụ có sử dụng tài khoản 641

Bút toán của tài khoản 641 được gom theo nghiệp vụ ở các trang định khoản dưới đây, mỗi trang tập hợp bút toán của cùng một nghiệp vụ từ nhiều tài khoản khác nhau.

Điểm cần lưu ý khi áp dụng

So với Thông tư 200/2014

Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng giữ nguyên số hiệu và tên khi chuyển từ Thông tư 200/2014 sang Thông tư 99/2025.

Số bút toán hướng dẫn

Thông tư 99/2025 hướng dẫn 18 bút toán cho tài khoản 641, ít hơn Thông tư 200/2014 (22 bút toán).

Doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Thông tư 133/2016/TT-BTC) không có tài khoản 641. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có nhu cầu theo dõi nội dung này phải chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Đối chiếu tài khoản 641 giữa ba chế độ kế toán

Thông tư 133/2016/TT-BTC không có mục hướng dẫn phương pháp hạch toán, nên cột bút toán của chế độ này luôn bằng 0 — đó là đặc điểm của văn bản, không phải thiếu dữ liệu.

Câu hỏi thường gặp về tài khoản 641

Tài khoản liên quan

Căn cứ pháp lý

• Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp — ban hành ngày 27/10/2025, áp dụng cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.
• Bảng đối chiếu toàn bộ hệ thống tài khoản Thông tư 200/2014 sang Thông tư 99/2025 trên Dữ Liệu Pháp Luật.