Tài khoản 138 – Phải thu khác thuộc loại tài khoản tài sản trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2017. Tài khoản này có số dư bên Nợ và được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2.
1.1. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng, Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý;
- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,... đã được xử lý bắt bồi thường;
- Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên TK 1288);
- Các khoản chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi;
- Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận ủy thác xuất, nhập khẩu chi hộ cho bên giao ủy thác xuất, nhập khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế, ...
- Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính;
- Số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật;
- Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.
1.2. Nguyên tắc kế toán đối với các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược:
a) Các khoản tiền, tài sản đem cầm cố, thế chấp ký quỹ, ký cược phải được theo dõi chặt chẽ và kịp thời thu hồi khi hết thời hạn cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược. Trường hợp các khoản ký quỹ, ký cược doanh nghiệp được quyền nhận lại nhưng quá hạn thu hồi thì doanh nghiệp được trích lập dự phòng như đối với các khoản nợ phải thu khó đòi.
b) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản cầm cố, thế chấp ký cược, ký quỹ theo từng loại, từng đối tượng, kỳ hạn, nguyên tệ. Khi lập Báo cáo tài chính, những khoản có kỳ hạn còn lại dưới 12 tháng được phân loại là tài sản ngắn hạn; Những khoản có kỳ hạn còn lại từ 12 tháng trở lên được phân loại là tài sản dài hạn.
c) Đối với tài sản đưa đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược được phản ánh theo giá đã ghi sổ kế toán của doanh nghiệp. Khi xuất tài sản phi tiền tệ mang đi cầm cố ghi theo giá nào thì khi thu về ghi theo giá đó. Các tài sản thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu (như bất động sản) thì không ghi giảm tài sản mà theo dõi chi tiết trên sổ kế toán (chi tiết tài sản đang thế chấp) và thuyết minh trên Báo cáo tài chính.
d) Trường hợp có các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền hoặc tương đương tiền được quyền nhận lại bằng ngoại tệ thì phải đánh giá lại theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
1.3. Về nguyên tắc trong mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể. Chỉ hạch toán vào Tài khoản 1381 trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý. Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua Tài khoản 1381.
Giá trị hàng tồn kho bị hao hụt, mất mát (trừ hao hụt trong định mức trong quá trình thu mua được hạch toán vào giá trị hàng tồn kho) sau khi trừ số thu bồi thường được hạch toán vào giá vốn hàng bán.
Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê sau khi trừ đi phần bồi thường của các tổ chức, cá nhân có liên quan được hạch toán vào chi phí khác của doanh nghiệp.
1.4. Khoản tổn thất về nợ phải thu khác khó đòi sau khi trừ số dự phòng đã trích lập được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trích Điều 20 Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Kết cấu của tài khoản 138 gồm 6 nhóm nghiệp vụ ghi Bên Nợ và 5 nhóm nghiệp vụ ghi Bên Có. Cuối kỳ tài khoản có số dư bên Nợ, phản ánh các khoản nợ phải thu khác chưa thu được.
| Bên Nợ | Bên Có |
|---|---|
|
Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết;
Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay;
Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính;
Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác;
Giá trị tài sản mang đi cầm cố hoặc số tiền đã ký quỹ, ký cược;
Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
|
Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác;
Giá trị tài sản cầm cố hoặc số tiền ký quỹ, ký cược đã nhận lại hoặc đã thanh toán;
Khoản khấu trừ (phạt) vào tiền ký quỹ, ký cược tính vào chi phí khác;
Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
|
Số dư bên Nợ: Các khoản nợ phải thu khác chưa thu được. Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).
| Số hiệu | Tên tài khoản |
|---|---|
| 1381 | Tài sản thiếu chờ xử lý — Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý. |
| 1386 | Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược — Phản ánh số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật. |
| 1388 | Phải thu khác — Phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các TK 131, 133, 136, 1381, 1386 như: Phải thu các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi; Phải thu các khoản phải bồi thường do làm mất tiền, tài sản;... |
Thông tư 133/2016/TT-BTC không hướng dẫn bút toán cho tài khoản 138. Để tham khảo cách ghi sổ, dưới đây là 6 bút toán tiêu biểu trong tổng số 22 bút toán mà Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn cho tài khoản 138.
| Định khoản | Tài khoản đối ứng | Số bút toán |
|---|---|---|
| Nợ 138 / Có 111 | Tiền mặt | 3 |
| Nợ 138 / Có 152 | Nguyên liệu, vật liệu | 3 |
| Nợ 138 / Có 153 | Công cụ, dụng cụ | 3 |
| Nợ 138 / Có 155 | Sản phẩm | 3 |
| Nợ 138 / Có 156 | Hàng hóa | 3 |
| Nợ 138 / Có 112 | Tiền gửi không kỳ hạn | 2 |
| Nợ 138 / Có 211 | Tài sản cố định hữu hình | 1 |
| Nợ 138 / Có 353 | Quỹ khen thưởng, phúc lợi | 1 |
| Nợ 138 / Có 138 | Phải thu khác | 1 |
| Nợ 138 / Có 515 | Doanh thu hoạt động tài chính | 1 |
| Nợ 138 / Có 241 | Xây dựng cơ bản dở dang | 1 |
| Nợ 138 / Có 641 | Chi phí bán hàng | 1 |
Đây là bút toán của chế độ kế toán doanh nghiệp. Khoản 1 Điều 3 Thông tư 133 cho phép doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn áp dụng chế độ đó thay cho Thông tư 133, nhưng phải thông báo cho cơ quan thuế và áp dụng nhất quán trong cả năm tài chính — không áp dụng xen kẽ từng bút toán.
Xem đủ 22 bút toán tài khoản 138 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC →
Bút toán của tài khoản 138 được gom theo nghiệp vụ ở các trang định khoản dưới đây, mỗi trang tập hợp bút toán của cùng một nghiệp vụ từ nhiều tài khoản khác nhau.
Điều 20 Thông tư 133/2016/TT-BTC chỉ quy định nguyên tắc kế toán và kết cấu của tài khoản 138, không có khoản hướng dẫn phương pháp hạch toán như Thông tư 200/2014 hay Thông tư 99/2025. Khi cần bút toán cụ thể, doanh nghiệp nhỏ và vừa vận dụng hướng dẫn của chế độ kế toán doanh nghiệp theo khoản 1 Điều 3 của chính Thông tư 133.
| Chế độ kế toán | Tên tài khoản 138 | Số dư bên | TK cấp 2 | Bút toán |
|---|---|---|---|---|
| Thông tư 99/2025/TT-BTC | Phải thu khác | Nợ | 3 | 22 |
| Thông tư 133/2016/TT-BTC | Phải thu khác | Nợ | 3 | 0 |
| Thông tư 200/2014/TT-BTC (hết hiệu lực) | Phải thu khác | Nợ | 3 | 20 |
Thông tư 133/2016/TT-BTC không có mục hướng dẫn phương pháp hạch toán, nên cột bút toán của chế độ này luôn bằng 0 — đó là đặc điểm của văn bản, không phải thiếu dữ liệu.
| Số hiệu | Tên tài khoản | Loại |
|---|---|---|
| 136 | Phải thu nội bộ | Tài sản |
| 141 | Tạm ứng | Tài sản |
| 133 | Thuế GTGT được khấu trừ | Tài sản |
| 131 | Phải thu của khách hàng | Tài sản |
| 128 | Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn | Tài sản |
| 151 | Hàng mua đang đi đường | Tài sản |
| 152 | Nguyên liệu, vật liệu | Tài sản |
| 153 | Công cụ, dụng cụ | Tài sản |