Thời hạn lưu trữ tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ và quản trị công sở
Đây là nhóm sát nhất với công việc hằng ngày của bộ phận văn thư: tập lưu và sổ đăng ký văn bản đi – đến, sổ đăng ký văn bản sao y, sổ đăng ký bí mật nhà nước, hồ sơ quản lý con dấu và thiết bị lưu khoá bí mật, Danh mục hồ sơ hằng năm. Nhóm còn bao gồm tài liệu ứng dụng ISO, tài liệu công nghệ thông tin, thông tin – tuyên truyền và quản trị công sở.
12.1. Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ
Thuộc mục 12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở — Thông tư 10/2022/TT-BNV
| STT | Loại hồ sơ, tài liệu | Thời hạn bảo quản | Mốc bắt đầu tính | Căn cứ |
|---|---|---|---|---|
| 132 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, quy chế, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 132, mục 12.1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 133 | Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 133, mục 12.1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 134 | Hồ sơ đánh giá xếp hạng công tác cải cách hành chính hằng năm | 10 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 134, mục 12.1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 135 | Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước | Vĩnh viễn | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 135, mục 12.1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 136 | Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục hồ sơ hằng năm | 05 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 136, mục 12.1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 137 | Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 137, mục 12.1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 138 | Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 138, mục 12.1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 139 | Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 139, mục 12.1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 140 | Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan Văn bản quy phạm pháp luật | Vĩnh viễn | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 140, mục 12.1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 140 | Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan Các văn bản hành chính | Vĩnh viễn | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 140, mục 12.1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 141 | Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi, đến | 30 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 141, mục 12.1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 142 | Tập lưu, sổ đăng ký văn bản sao y | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 142, mục 12.1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 143 | Sổ đăng ký văn bản đến | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 143, mục 12.1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 144 | Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ | 05 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 144, mục 12.1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
12.2. Tài liệu ứng dụng ISO
Thuộc mục 12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở — Thông tư 10/2022/TT-BNV
| STT | Loại hồ sơ, tài liệu | Thời hạn bảo quản | Mốc bắt đầu tính | Căn cứ |
|---|---|---|---|---|
| 145 | Hồ sơ xây dựng hệ thống, quy trình, quy định thực hiện theo tiêu chuẩn ISO | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 145, mục 12.2, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 146 | Hồ sơ đánh giá nội bộ về áp dụng ISO | 10 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 146, mục 12.2, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 147 | Công văn trao đổi về công tác ứng dụng ISO | 05 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 147, mục 12.2, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
12.3. Tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin
Thuộc mục 12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở — Thông tư 10/2022/TT-BNV
| STT | Loại hồ sơ, tài liệu | Thời hạn bảo quản | Mốc bắt đầu tính | Căn cứ |
|---|---|---|---|---|
| 148 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định về công nghệ thông tin | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 148, mục 12.3, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 149 | Hồ sơ, tài liệu về ứng dụng công nghệ thông tin | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 149, mục 12.3, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 150 | Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu | 50 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 150, mục 12.3, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 151 | Công văn trao đổi về ứng dụng công nghệ thông tin | 05 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 151, mục 12.3, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
12.4. Tài liệu thông tin, tuyên truyền
Thuộc mục 12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở — Thông tư 10/2022/TT-BNV
| STT | Loại hồ sơ, tài liệu | Thời hạn bảo quản | Mốc bắt đầu tính | Căn cứ |
|---|---|---|---|---|
| 152 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định về thông tin, tuyên truyền | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 152, mục 12.4, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 153 | Hồ sơ về việc cung cấp, tiếp nhận và xử lý thông tin báo chí | 05 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 153, mục 12.4, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 154 | Công văn trao đổi về công tác thông tin, tuyên truyền | 05 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 154, mục 12.4, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
12.5. Tài liệu quản trị công sở
Thuộc mục 12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở — Thông tư 10/2022/TT-BNV
| STT | Loại hồ sơ, tài liệu | Thời hạn bảo quản | Mốc bắt đầu tính | Căn cứ |
|---|---|---|---|---|
| 155 | Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 155, mục 12.5, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 156 | Hồ sơ thực hiện văn hóa công sở | 10 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 156, mục 12.5, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 157 | Hồ sơ về công tác an ninh quốc phòng, dân quân tự vệ | 10 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 157, mục 12.5, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 158 | Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai… | 10 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 158, mục 12.5, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 159 | Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan, tổ chức | 05 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 159, mục 12.5, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 160 | Hồ sơ về quản lý, sử dụng, bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị | 10 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 160, mục 12.5, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 161 | Sổ cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm | 05 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 161, mục 12.5, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 162 | Hồ sơ về công tác y tế | 05 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 162, mục 12.5, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 163 | Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở | 05 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 163, mục 12.5, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV |
Tính ngày được tiêu huỷ hồ sơ — Hành chính, văn thư, lưu trữ
Chọn loại tài liệu trong nhóm này rồi nhập ngày công việc kết thúc. Kết quả áp đúng mốc bắt đầu tính của Thông tư 10/2022/TT-BNV cho từng loại.
Chưa chọn loại tài liệu nào.
Đọc bảng này thế nào
- Cột thời hạn bảo quản lấy nguyên văn từ Thông tư 10/2022/TT-BNV, không làm tròn, không diễn giải lại.
- Cột mốc bắt đầu tính quyết định ngày hết hạn. Chọn nhầm mốc là lệch cả năm, nên mỗi dòng đều ghi rõ mốc riêng của nó.
- Cột căn cứ ghi số thứ tự và phụ lục để bạn tra ngược trong văn bản gốc; bấm vào để mở nguyên văn.
- Dòng có trường hợp cụ thể in nghiêng là một mục cha được văn bản tách nhỏ theo tình huống — mỗi tình huống có thời hạn riêng.
- Hồ sơ chứa nhiều tài liệu khác thời hạn thì lấy thời hạn dài nhất (khoản 4 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024), không lấy trung bình.
- Cần bản để lưu hoặc để trình ký? Tải bảng thời hạn bảo quản của nhóm này ra Excel.
Câu hỏi thường gặp — Hành chính, văn thư, lưu trữ
Tập lưu và sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan lưu bao lâu?
Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi bảo quản vĩnh viễn cho cả hai loại: văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. Sổ đăng ký văn bản đến và tập lưu, sổ đăng ký văn bản sao y bảo quản 20 năm. Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi, đến bảo quản 30 năm.
Cơ sở dữ liệu do cơ quan xây dựng lưu bao lâu?
Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu bảo quản 50 năm — mức cao nhất trong mảng công nghệ thông tin. Các hồ sơ ứng dụng công nghệ thông tin khác là 20 năm, công văn trao đổi 05 năm.
Tài liệu nào trong nhóm Hành chính, văn thư, lưu trữ phải bảo quản vĩnh viễn?
Nhóm này có 3 loại tài liệu bảo quản vĩnh viễn, trong đó có:
- Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước
- Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan — Văn bản quy phạm pháp luật
- Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan — Các văn bản hành chính
Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn không được tiêu huỷ và thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ 2024.
Thời hạn bảo quản phổ biến nhất trong nhóm Hành chính, văn thư, lưu trữ là bao nhiêu năm?
Trong 33 dòng của nhóm này, mức 20 năm xuất hiện nhiều nhất với 12 dòng. Mức có thời hạn dài nhất là 50 năm, áp dụng cho “Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu”. Khoản 3 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 giới hạn lưu trữ có thời hạn tối thiểu 02 năm và tối đa 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.
Nhóm tài liệu liên quan
Xem đầy đủ toàn bộ nhóm tài liệu tại trang tra cứu thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Căn cứ pháp lý của bảng thời hạn
- Thông tư 10/2022/TT-BNV — Bảng thời hạn bảo quản chi tiết (Phụ lục I và Phụ lục II). Hiệu lực từ 15/02/2023.
- Luật Lưu trữ 2024 (33/2024/QH15) — Khung pháp lý: thời hạn lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thẩm quyền huỷ tài liệu. Hiệu lực từ 01/07/2025.
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP — Thời hạn và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán. Hiệu lực từ 01/01/2017.
- Luật Kế toán 2015 (88/2015/QH13) — Nghĩa vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Hiệu lực từ 01/01/2017.
Thời hạn trên trang được bóc trực tiếp từ nguyên văn các văn bản lưu trong cơ sở dữ liệu văn bản của site; mỗi dòng đều ghi rõ số thứ tự và phụ lục để bạn tự đối chiếu. Đây là công cụ tra cứu, không thay thế Danh mục hồ sơ và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành theo khoản 6 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024.