Thời hạn lưu trữ tài liệu Hội đồng nhân dân
Phụ lục II dành riêng phần đầu cho hoạt động đặc thù của Hội đồng nhân dân, gồm hồ sơ bầu cử (tham gia Ủy ban bầu cử, dự kiến cơ cấu – số lượng – thành phần đại biểu) và hồ sơ tổ chức, hoạt động của HĐND (kỳ họp, nghị quyết, giám sát, chất vấn, tiếp xúc cử tri). Đây là bảng áp dụng cho Văn phòng HĐND các cấp.
1. Bầu cử
| STT | Loại hồ sơ, tài liệu | Thời hạn bảo quản | Mốc bắt đầu tính | Căn cứ |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Hồ sơ về việc tham gia Ủy ban bầu cử Ban bầu cử đại biểu Quốc hội | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 1, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 2 | Hồ sơ về việc dự kiến cơ cấu, số lượng, thành phần đại biểu HĐND | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 2, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
2. Tổ chức, hoạt động của HĐND
| STT | Loại hồ sơ, tài liệu | Thời hạn bảo quản | Mốc bắt đầu tính | Căn cứ |
|---|---|---|---|---|
| 3 | Hồ sơ về các kỳ họp của HĐND | Vĩnh viễn | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 3, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 4 | Hồ sơ về các phiên họp, hội nghị giao ban của Thường trực HĐND | Vĩnh viễn | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 4, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 5 | Hồ sơ về việc phê chuẩn kết quả bầu, miễn nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND | Vĩnh viễn | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 5, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 6 | Hồ sơ về việc trình Ủy ban Thường vụ Quốc hội phê chuẩn việc giải tán HĐND cấp huyện và tổ chức thực hiện sau khi được phê chuẩn | Vĩnh viễn | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 6, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 7 | Hồ sơ về việc phê chuẩn giải tán HĐND cấp xã | Vĩnh viễn | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 7, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 8 | Hồ sơ về việc lấy phiếu tín nhiệm, bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do HĐND bầu | 10 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 8, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 9 | Hồ sơ về hoạt động của các ban, tổ của HĐND | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 9, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 10 | Hồ sơ về việc bãi bỏ văn bản trái pháp luật | Vĩnh viễn | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 10, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 11 | Hồ sơ về việc phê duyệt thành lập, tổ chức lại, giải thể thôn, tổ dân phố; đặt tên, đổi tên thôn, tổ dân phố, đường, phố, quảng trường, công trình công cộng ở địa phương theo thẩm quyền của UBND | Vĩnh viễn | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 11, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 12 | Hồ sơ về việc quyết định biên chế công chức trong cơ quan của HĐND, UBND, đơn vị sự nghiệp công lập của UBND các cấp | Vĩnh viễn | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 12, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 13 | Hồ sơ về việc quyết định số lượng và mức phụ cấp đối với người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 13, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 14 | Hồ sơ về việc phê duyệt tổng số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi quản lý | Vĩnh viễn | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 14, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 15 | Hồ sơ về việc phê duyệt tổng hợp tình hình thu, chi ngân sách nhà nước, tổng quyết toán ngân sách hằng năm của địa phương | Vĩnh viễn | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 15, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 16 | Hồ sơ về việc quyết định mức thu, miễn, giảm, thu, nộp, quản lý và sử dụng các khoản phí, lệ phí thuộc thẩm quyền của UBND | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 16, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 17 | Hồ sơ về việc trình cơ quan có thẩm quyền quyết định sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ các khoản phí, lệ phí | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 17, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 18 | Hồ sơ về việc giám sát các cơ quan, tổ chức ở địa phương trong việc thi hành Hiến pháp, Luật và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên về các lĩnh vực | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 18, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 19 | Hồ sơ về việc xây dựng các quy định, thủ tục về tiếp công dân của Thường trực HĐND | Vĩnh viễn | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 19, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
| 20 | Hồ sơ về việc tiếp xúc cử tri, giải quyết kiến nghị cử tri, lấy ý kiến nhân dân trên địa bàn | 20 năm | Năm công việc kết thúc | Số thứ tự 20, Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV |
Tính ngày được tiêu huỷ hồ sơ — Hội đồng nhân dân
Chọn loại tài liệu trong nhóm này rồi nhập ngày công việc kết thúc. Kết quả áp đúng mốc bắt đầu tính của Thông tư 10/2022/TT-BNV cho từng loại.
Chưa chọn loại tài liệu nào.
Đọc bảng này thế nào
- Cột thời hạn bảo quản lấy nguyên văn từ Thông tư 10/2022/TT-BNV, không làm tròn, không diễn giải lại.
- Cột mốc bắt đầu tính quyết định ngày hết hạn. Chọn nhầm mốc là lệch cả năm, nên mỗi dòng đều ghi rõ mốc riêng của nó.
- Cột căn cứ ghi số thứ tự và phụ lục để bạn tra ngược trong văn bản gốc; bấm vào để mở nguyên văn.
- Dòng có trường hợp cụ thể in nghiêng là một mục cha được văn bản tách nhỏ theo tình huống — mỗi tình huống có thời hạn riêng.
- Hồ sơ chứa nhiều tài liệu khác thời hạn thì lấy thời hạn dài nhất (khoản 4 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024), không lấy trung bình.
- Cần bản để lưu hoặc để trình ký? Tải bảng thời hạn bảo quản của nhóm này ra Excel.
Câu hỏi thường gặp — Hội đồng nhân dân
Vì sao hồ sơ bầu cử và hồ sơ hoạt động HĐND nằm chung một trang?
Mục "1. Bầu cử" trong Phụ lục II chỉ có 2 mục, quá ít để tách thành trang riêng. Chúng tôi gộp cùng mục "2. Tổ chức, hoạt động của HĐND" nhưng vẫn giữ nguyên tiêu đề mục gốc trong bảng để bạn trích dẫn đúng vị trí trong thông tư.
Tài liệu của HĐND cấp xã trước khi Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực xử lý thế nào?
Điểm a khoản 1 Điều 65 Luật Lưu trữ 2024 quy định: trong thời hạn 10 năm kể từ ngày Luật có hiệu lực (01/7/2025), UBND cấp tỉnh có trách nhiệm chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo Luật Lưu trữ 2011 và nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn hình thành trong hoạt động của HĐND, UBND cấp xã trước ngày đó.
Tài liệu nào trong nhóm Hội đồng nhân dân phải bảo quản vĩnh viễn?
Nhóm này có 11 loại tài liệu bảo quản vĩnh viễn, trong đó có:
- Hồ sơ về các kỳ họp của HĐND
- Hồ sơ về các phiên họp, hội nghị giao ban của Thường trực HĐND
- Hồ sơ về việc phê chuẩn kết quả bầu, miễn nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND
- Hồ sơ về việc trình Ủy ban Thường vụ Quốc hội phê chuẩn việc giải tán HĐND cấp huyện và tổ chức thực hiện sau khi được phê chuẩn
- Hồ sơ về việc phê chuẩn giải tán HĐND cấp xã
- Hồ sơ về việc bãi bỏ văn bản trái pháp luật
… và 5 loại khác trong bảng phía trên.
Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn không được tiêu huỷ và thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ 2024.
Thời hạn bảo quản phổ biến nhất trong nhóm Hội đồng nhân dân là bao nhiêu năm?
Trong 20 dòng của nhóm này, mức 20 năm xuất hiện nhiều nhất với 8 dòng. Mức có thời hạn dài nhất là 20 năm, áp dụng cho “Hồ sơ về việc tham gia Ủy ban bầu cử Ban bầu cử đại biểu Quốc hội”. Khoản 3 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 giới hạn lưu trữ có thời hạn tối thiểu 02 năm và tối đa 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.
Nhóm tài liệu liên quan
Xem đầy đủ toàn bộ nhóm tài liệu tại trang tra cứu thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Căn cứ pháp lý của bảng thời hạn
- Thông tư 10/2022/TT-BNV — Bảng thời hạn bảo quản chi tiết (Phụ lục I và Phụ lục II). Hiệu lực từ 15/02/2023.
- Luật Lưu trữ 2024 (33/2024/QH15) — Khung pháp lý: thời hạn lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thẩm quyền huỷ tài liệu. Hiệu lực từ 01/07/2025.
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP — Thời hạn và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán. Hiệu lực từ 01/01/2017.
- Luật Kế toán 2015 (88/2015/QH13) — Nghĩa vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Hiệu lực từ 01/01/2017.
Thời hạn trên trang được bóc trực tiếp từ nguyên văn các văn bản lưu trong cơ sở dữ liệu văn bản của site; mỗi dòng đều ghi rõ số thứ tự và phụ lục để bạn tự đối chiếu. Đây là công cụ tra cứu, không thay thế Danh mục hồ sơ và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành theo khoản 6 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024.