Thời hạn lưu trữ chứng từ, sổ sách và tài liệu kế toán
Chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính không áp dụng bảng thời hạn của Thông tư 10/2022/TT-BNV mà theo Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán, với ba mức: tối thiểu 05 năm, tối thiểu 10 năm và vĩnh viễn. Bảng này áp dụng cho cả doanh nghiệp, hợp tác xã, chi nhánh doanh nghiệp nước ngoài lẫn đơn vị kế toán nhà nước. Mốc bắt đầu tính cũng khác: Điều 15 Nghị định quy định bốn mốc riêng tuỳ loại tài liệu.
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm (Điều 12)
| Loại hồ sơ, tài liệu | Thời hạn bảo quản | Mốc bắt đầu tính | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán Là mức tối thiểu. Khoản 3 Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP: pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện theo quy định đó. | Tối thiểu 05 năm | Ngày kết thúc kỳ kế toán năm | Khoản 1 Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
| Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính Là mức tối thiểu. Khoản 3 Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP: pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện theo quy định đó. | Tối thiểu 05 năm | Ngày kết thúc kỳ kế toán năm | Khoản 2 Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm (Điều 13)
| Loại hồ sơ, tài liệu | Thời hạn bảo quản | Mốc bắt đầu tính | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết; sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; báo cáo tài chính tháng, quý, năm; báo cáo quyết toán; báo cáo tự kiểm tra kế toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ Là mức tối thiểu. Khoản 7 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP: pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện theo quy định đó. | Tối thiểu 10 năm | Ngày kết thúc kỳ kế toán năm | Khoản 1 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
| Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản Là mức tối thiểu. Khoản 7 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP: pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện theo quy định đó. | Tối thiểu 10 năm | Ngày kết thúc kỳ kế toán năm | Khoản 2 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
| Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C Là mức tối thiểu. Khoản 7 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP: pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện theo quy định đó. | Tối thiểu 10 năm | Ngày duyệt quyết toán dự án | Khoản 3 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
| Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án Là mức tối thiểu. Khoản 7 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP: pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện theo quy định đó. | Tối thiểu 10 năm | Ngày phát sinh sự kiện | Khoản 4 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
| Hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước; hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập Là mức tối thiểu. Khoản 7 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP: pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện theo quy định đó. | Tối thiểu 10 năm | Ngày phát sinh sự kiện | Khoản 5 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
| Các tài liệu kế toán khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP Điều 15 Nghị định không liệt kê riêng mốc tính cho khoản 6 Điều 13; áp dụng mốc chung là ngày kết thúc kỳ kế toán năm. | Tối thiểu 10 năm | Ngày kết thúc kỳ kế toán năm | Khoản 6 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn (Điều 14)
| Loại hồ sơ, tài liệu | Thời hạn bảo quản | Mốc bắt đầu tính | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn; Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước | Vĩnh viễn | Ngày kết thúc kỳ kế toán năm | Khoản 1 Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
| Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước | Vĩnh viễn | Ngày duyệt quyết toán dự án | Khoản 1 Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
| Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước Việc xác định do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định. | Vĩnh viễn | Ngày kết thúc kỳ kế toán năm | Khoản 1 Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
| Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng Hoạt động kinh doanh (doanh nghiệp, hợp tác xã, chi nhánh doanh nghiệp nước ngoài) Do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định cho từng trường hợp cụ thể. Khoản 3 Điều 14: thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là thời hạn trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên. | Vĩnh viễn | Ngày kết thúc kỳ kế toán năm | Khoản 2 Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
Tính ngày được tiêu huỷ hồ sơ — Chứng từ, tài liệu kế toán
Chọn loại tài liệu trong nhóm này rồi nhập ngày công việc kết thúc. Kết quả áp đúng mốc bắt đầu tính của Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán cho từng loại.
Chưa chọn loại tài liệu nào.
Đọc bảng này thế nào
- Cột thời hạn bảo quản lấy nguyên văn từ Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán, không làm tròn, không diễn giải lại.
- Cột mốc bắt đầu tính quyết định ngày hết hạn. Chọn nhầm mốc là lệch cả năm, nên mỗi dòng đều ghi rõ mốc riêng của nó.
- Cột căn cứ ghi số thứ tự và phụ lục để bạn tra ngược trong văn bản gốc; bấm vào để mở nguyên văn.
- Dòng có trường hợp cụ thể in nghiêng là một mục cha được văn bản tách nhỏ theo tình huống — mỗi tình huống có thời hạn riêng.
- Hồ sơ chứa nhiều tài liệu khác thời hạn thì lấy thời hạn dài nhất (khoản 4 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024), không lấy trung bình.
- Cần bản để lưu hoặc để trình ký? Tải bảng thời hạn bảo quản của nhóm này ra Excel.
Câu hỏi thường gặp — Chứng từ, tài liệu kế toán
Chứng từ kế toán phải lưu bao nhiêu năm mới được huỷ?
Phụ thuộc chứng từ đó có dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính hay không. Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải lưu tối thiểu 10 năm (Điều 13). Chứng từ không dùng trực tiếp để ghi sổ — phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán — chỉ phải lưu tối thiểu 05 năm (Điều 12).
Doanh nghiệp có phải lưu tài liệu kế toán vĩnh viễn không?
Với hoạt động kinh doanh, khoản 2 Điều 14 chỉ buộc lưu vĩnh viễn tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng, và việc xác định do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định cho từng trường hợp. Khoản 3 Điều 14 định nghĩa "vĩnh viễn" là trên 10 năm cho đến khi tài liệu bị huỷ hoại tự nhiên.
Tài liệu kế toán lưu trên phương tiện điện tử có được không?
Được. Điều 10 Nghị định 174/2016/NĐ-CP cho phép đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử, miễn bảo đảm an toàn, bảo mật và tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ. Riêng đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách) vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy, ký xác nhận và đóng dấu để lưu.
Tài liệu nào trong nhóm Chứng từ, tài liệu kế toán phải bảo quản vĩnh viễn?
Nhóm này có 4 loại tài liệu bảo quản vĩnh viễn, trong đó có:
- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn; Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn — Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước
- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia — Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước
- Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng — Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước
- Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng — Hoạt động kinh doanh (doanh nghiệp, hợp tác xã, chi nhánh doanh nghiệp nước ngoài)
Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn không được tiêu huỷ và thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ 2024.
Thời hạn bảo quản phổ biến nhất trong nhóm Chứng từ, tài liệu kế toán là bao nhiêu năm?
Trong 12 dòng của nhóm này, mức 10 năm xuất hiện nhiều nhất với 6 dòng. Mức có thời hạn dài nhất là 10 năm, áp dụng cho “Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết; sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; báo cá”. Khoản 3 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 giới hạn lưu trữ có thời hạn tối thiểu 02 năm và tối đa 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.
Nhóm tài liệu liên quan
Xem đầy đủ toàn bộ nhóm tài liệu tại trang tra cứu thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Căn cứ pháp lý của bảng thời hạn
- Thông tư 10/2022/TT-BNV — Bảng thời hạn bảo quản chi tiết (Phụ lục I và Phụ lục II). Hiệu lực từ 15/02/2023.
- Luật Lưu trữ 2024 (33/2024/QH15) — Khung pháp lý: thời hạn lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thẩm quyền huỷ tài liệu. Hiệu lực từ 01/07/2025.
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP — Thời hạn và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán. Hiệu lực từ 01/01/2017.
- Luật Kế toán 2015 (88/2015/QH13) — Nghĩa vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Hiệu lực từ 01/01/2017.
Thời hạn trên trang được bóc trực tiếp từ nguyên văn các văn bản lưu trong cơ sở dữ liệu văn bản của site; mỗi dòng đều ghi rõ số thứ tự và phụ lục để bạn tự đối chiếu. Đây là công cụ tra cứu, không thay thế Danh mục hồ sơ và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành theo khoản 6 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024.