Tài khoản 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Nguyên tắc kế toán tài khoản 461

a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án của đơn vị. Tài khoản này chỉ sử dụng ở các đơn vị được Nhà nước hoặc đơn vị cấp trên cấp phát kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án.

Nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án là khoản kinh phí do Ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp cho đơn vị, hoặc được Chính phủ, các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài viện trợ, tài trợ trực tiếp thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án đã được duyệt, để thực hiện những nhiệm vụ kinh tế, chính trị, xã hội do Nhà nước hoặc cấp trên giao không vì mục đích lợi nhuận. Việc sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án phải theo đúng dự toán được duyệt và phải quyết toán với cơ quan cấp kinh phí. Nguồn kinh phí sự nghiệp cũng có thể được hình thành từ các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị, như thu viện phí của công nhân viên chức trong ngành nằm điều trị, điều dưỡng tại bệnh viện của đơn vị, thu học phí, thu lệ phí...

b) Nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn kinh phí dự án phải được hạch toán chi tiết theo từng nguồn hình thành: Ngân sách Nhà nước cấp, đơn vị cấp trên cấp, nhận viện trợ, tài trợ của tổ chức, cá nhân, từ thu sự nghiệp của đơn vị. Đồng thời, phải hạch toán chi tiết, tách bạch nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay và kinh phí sự nghiệp năm trước.

c) Nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn kinh phí dự án phải được sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động, đúng tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, của đơn vị cấp trên và trong phạm vi dự toán đã được duyệt.

d) Trường hợp nguồn kinh phí được NSNN cấp thì tùy theo từng phương thức cấp phát kinh phí sự nghiệp của Ngân sách Nhà nước để ghi sổ kế toán:

- Nếu Ngân sách Nhà nước cấp kinh phí bằng lệnh chi tiền, khi nhận được giấy báo Có, số tiền đã vào tài khoản của đơn vị, kế toán đồng thời ghi tăng tiền gửi và ghi tăng nguồn kinh phí sự nghiệp;

- Nếu Ngân sách Nhà nước cấp kinh phí bằng hình thức giao dự toán chi sự nghiệp, dự án, khi nhận được thông báo hoặc khi rút dự toán chi sự nghiệp, dự án để chi, đơn vị phải thuyết minh trên Báo cáo tài chính, đồng thời ghi Có TK 461 "Nguồn kinh phí sự nghiệp" đối ứng với các TK có liên quan.

đ) Cuối mỗi năm tài chính, đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản và với từng cơ quan, tổ chức cấp phát kinh phí theo chính sách tài chính hiện hành. Số kinh phí sử dụng chưa hết được xử lý theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Đơn vị chỉ được chuyển sang năm sau số kinh phí sự nghiệp, dự án chưa sử dụng hết khi được cơ quan hoặc cấp có thẩm quyền chấp nhận.

e) Cuối năm tài chính, nếu số chi hoạt động bằng nguồn kinh phí sự nghiệp chưa được duyệt quyết toán, thì kế toán kết chuyển nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay sang nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước.

2. Kết cấu và nội dung phải ánh của tài khoản 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp

Bên Nợ:

- Số chi bằng nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn kinh phí dự án đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn kinh phí dự án;

- Số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án sử dụng không hết hoàn lại cho NSNN hoặc nộp trả cấp trên.

Bên Có:

- Số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án đã thực nhận của Ngân sách hoặc cấp trên;

- Các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị được bổ sung nguồn kinh phí sự nghiệp.

Số dư bên Có: Số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án đã nhận của Ngân sách hoặc cấp trên cấp nhưng chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa được quyết toán.

Tài khoản 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp, có 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 4611 - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước: Phản ánh số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án thuộc năm trước đã sử dụng nhưng báo cáo quyết toán năm trước chưa được duyệt và số kinh phí sự nghiệp năm trước chưa sử dụng hết. Khi báo cáo quyết toán năm trước được duyệt, số chi bằng nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án năm trước sẽ được chuyển trừ vào tài khoản 461 "Nguồn kinh phí sự nghiệp" (4611- Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước). Còn số kinh phí sự nghiệp năm trước chưa sử dụng hết, tùy theo quyết định của cơ quan tài chính hoặc cấp có thẩm quyền, phải nộp lại ngân sách hoặc chuyển thành nguồn kinh phí năm nay.

- Tài khoản 4612 - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay: Phản ánh nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án đã được Ngân sách hoặc cấp trên cấp trong năm nay, kể cả các khoản kinh phí sự nghiệp năm trước chưa sử dụng hết khi xét duyệt báo cáo quyết toán được chuyển thành khoản kinh phí của năm nay. Hết niên độ kế toán, sang đầu năm sau số kinh phí thuộc năm nay, nếu chưa được quyết toán sẽ được chuyển từ tài khoản 4612 "Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay" sang tài khoản 4611 "Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước" để theo dõi cho đến khi báo cáo quyết toán năm trước được duyệt.

Trích Điều 76 Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Kết cấu và nội dung phản ánh

Số dư cuối kỳ: tài khoản 461 không có số dư cuối kỳ.

Sơ đồ chữ T tài khoản 461

Sơ đồ dưới đây dựng tự động từ 11 bút toán mà Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn cho tài khoản 461, nên mỗi dòng đều truy ngược được về một bút toán cụ thể ở mục phương pháp hạch toán.

Bên trái là các tài khoản ghi Có khi tài khoản 461 ghi Nợ; bên phải là các tài khoản ghi Nợ khi tài khoản 461 ghi Có.

Phương pháp hạch toán tài khoản 461

Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn 11 bút toán cho tài khoản 461 tại Điều 76. Dưới đây là toàn bộ, giữ nguyên thứ tự và ghi chú trong ngoặc của văn bản.

1. a) Nhận kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án do Ngân sách Nhà nước cấp bằng lệnh chi tiền hoặc kinh phí sự nghiệp do cấp trên cấp bằng tiền, ghi:
   Nợ TK 111

   Nợ TK 112

   Có TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)
2. b) Khi rút dự toán chi sự nghiệp, dự án về nhập quỹ hoặc mua vật tư, dụng cụ hoặc thanh toán trực tiếp cho người bán hàng, hoặc chi trực tiếp, ghi:
   Nợ TK 111 - Tiền mặt

   Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

   Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp (1612)

   Nợ TK 152

   Nợ TK 153

   Có TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)
3. c) Các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị (nếu có), ghi:
   Nợ TK 111

   Nợ TK 112

   Có TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)
4. d) Nhận kinh phí sự nghiệp bằng TSCĐ do Ngân sách cấp, đơn vị cấp trên cấp hoặc được viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án, ghi:
   Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình

   Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình

   Có TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp
5. d) Nhận kinh phí sự nghiệp bằng TSCĐ do Ngân sách cấp, đơn vị cấp trên cấp hoặc được viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án, ghi:
   Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp

   Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
6. đ) Cuối kỳ kế toán năm, đơn vị còn có số dư tiền mặt, tiền gửi thuộc nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án nếu phải nộp trả số kinh phí sự nghiệp sử dụng không hết cho Ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên, khi nộp trả, ghi:
   Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp

   Có TK 111

   Có TK 112
7. e) Khi báo cáo quyết toán chi sự nghiệp, chi dự án được duyệt ngay trong năm, ghi:
   Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)

   Có TK 161 - Chi sự nghiệp (1612) (số chi được duyệt)
8. Kết chuyển chi sự nghiệp, chi dự án năm nay thành chi sự nghiệp, chi dự án năm trước, ghi:
   Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp (1611 - Chi sự nghiệp năm trước)

   Có TK 161 - Chi sự nghiệp (1612 - Chi sự nghiệp năm nay)
9. Đồng thời kết chuyển nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án năm nay thành nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án năm trước, ghi:
   Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)

   Có TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4611)
10. h) Khi báo cáo quyết toán chi sự nghiệp, chi dự án năm trước được duyệt, ghi:
    Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4611)

    Có TK 161 - Chi sự nghiệp (1611)
11. i) Nguồn kinh phí sự nghiệp của năm trước được xác định còn thừa khi xét duyệt báo cáo quyết toán năm, được chuyển thành nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay, ghi:
    Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4611)

    Có TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)

Tài khoản đối ứng với tài khoản 461

Trong 11 bút toán hướng dẫn cho tài khoản 461, khi ghi Nợ tài khoản 461 thì ghi Có 4 tài khoản khác nhau, gặp nhiều nhất là tài khoản 161 – Chi sự nghiệp và khi ghi Có tài khoản 461 thì ghi Nợ 9 tài khoản, thường gặp nhất là tài khoản 111 – Tiền mặt.

Bảng này tính từ chính các bút toán trong văn bản, không phải bảng đối ứng có sẵn — thông tư không ban hành bảng nào như vậy.

Nghiệp vụ có sử dụng tài khoản 461

Bút toán của tài khoản 461 được gom theo nghiệp vụ ở các trang định khoản dưới đây, mỗi trang tập hợp bút toán của cùng một nghiệp vụ từ nhiều tài khoản khác nhau.

Điểm cần lưu ý khi áp dụng

Khi chuyển sang Thông tư 99/2025

Tài khoản 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp theo Thông tư 200/2014 không còn trong hệ thống tài khoản của Thông tư 99/2025.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Thông tư 133/2016/TT-BTC) không có tài khoản 461. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có nhu cầu theo dõi nội dung này phải chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Đối chiếu tài khoản 461 giữa ba chế độ kế toán

Thông tư 133/2016/TT-BTC không có mục hướng dẫn phương pháp hạch toán, nên cột bút toán của chế độ này luôn bằng 0 — đó là đặc điểm của văn bản, không phải thiếu dữ liệu.

Câu hỏi thường gặp về tài khoản 461

Tài khoản liên quan

Căn cứ pháp lý

• Điều 76 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp — ban hành ngày 22/12/2014, áp dụng cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực (đã hết hiệu lực).
• Khoản 1 Điều 31 Thông tư 99/2025/TT-BTC — quy định hiệu lực và phạm vi thay thế chế độ kế toán doanh nghiệp cũ.
• Bảng đối chiếu toàn bộ hệ thống tài khoản Thông tư 200/2014 sang Thông tư 99/2025 trên Dữ Liệu Pháp Luật.