Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự tại Cơ quan đại diện VIệt Nam ở nước ngoài

Công dân Việt Nam, Người Việt Nam định cư ở nước ngoài, Người nước ngoài, Cán bộ, công chức, viên chức, Doanh nghiệp, Tổ chức nước ngoài, Hợp tác xã

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở của cơ quan đại diện hoặc qua đường bưu điện
• (xem danh sách các cơ quan đại diện có chức năng lãnh sự để biết thông tin chi tiết về địa chỉ và thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả).
• Cơ quan đại diện tiếp nhận hồ sơ, xem xét giải quyết.
• Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan hoặc qua đường bưu điện.

• Thông qua hệ thống bưu chính;
• Trực tiếp tại trụ sở cơ quan hành chính nhà nước (Bộ Ngoại giao)

• Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:
• 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (có thể in từ Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).
• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu,…).
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự (đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận theo quy định tại Điều 11 và Điều 12 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP).
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
• Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:
• 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK
• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu).
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao nước sở tại hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc có Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm).
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh, trừ các trường hợp sau đây:
• Giấy tờ, tài liệu đó được lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh; hoặc + Giấy tờ, tài liệu bằng tiếng Nga, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Trung, tiếng Đức và đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam tương ứng ở Nga, Pháp, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Đức; hoặc + Giấy tờ, tài liệu được lập bằng các thứ tiếng khác ngoài các tiếng Nga, Pháp, Tây Ban Nha, Trung, Đức, đề nghị hợp pháp hóa tại các Cơ quan đại diện khác, nếu Cơ quan đại diện này có cán bộ tiếp nhận hồ sơ hiểu được thứ tiếng đó.
• 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu để lưu hồ sơ.
• Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này
• Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Cơ quan đại diện có văn bản đề nghị Bộ Ngoại giao Việt Nam xác minh. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Cơ quan đại diện. Ngay sau khi nhận được trả lời, Cơ quan đại diện giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

5 Ngày làm việc

Lệ phí: 10 USD

• Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:
• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
• Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:
• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
• Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
• Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
• Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự:
• Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
• Đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận.
• Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:
• Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được Bộ Ngoại giao nước sở tại, cơ quan khác của nước ngoài được ủy quyền chứng nhận).
• Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Cơ quan đại diện Việt Nam.

Cấp Tem (hoặc dấu) chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trên giấy tờ, tài liệu.

• Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05-12-2011 của Chính phủ
• Thông tư 01/2012/TT-BNG ngày 20-03-2012 của Bộ Ngoại giao
• Luật 33/2009/QH12 ngày 18-06-2009 của Quốc Hội
• Thông tư 264/2016/TT-BTC ngày 14-11-2016 của Bộ Tài chính