BM.11
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU
Số, ký hiệu hồ sơ (đơn vị bảo quản):
Năm/Giai đoạn:
|
Số TT |
Số, ký hiệu tài liệu |
Ngày tháng văn bản |
Tên loại hoặc trích yếu nội dung tài liệu |
Tác giả tài liệu |
Tờ số/ Trang số |
Ghi chú |
|
1 |
||||||
|
2 |
||||||
|
3 |
||||||
|
… |
|
….., ngày... tháng... năm...... |
Hướng dẫn cách ghi các cột:
(1) Ghi số thứ tự của văn bản từ 1 đến hết.
(2) Ghi số và ký hiệu của văn bản (nếu không có số và ký hiệu thì không ghi mà ghi vào cột ghi chú).
(3) Ghi ngày tháng trong văn bản (nếu không có ngày tháng thì không ghi mà ghi vào cột ghi chú).
(4) Ghi tên loại và trích yếu của văn bản.
(5) Ghi tên cơ quan ban hành văn bản.
(6) Ghi tờ số: tức là tờ đầu của văn bản là số mấy thì ghi số đó vào (ví dụ: đây là văn bản tập số 3, có 4 tờ, tờ đầu tiên của văn bản là tờ số 10, ghi là 10-14)
(7) Ghi một số điều cần thiết khác: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút tích, mật.
- Viết tờ kết thúc: áp dụng đối với hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Tờ kết thúc ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ. Ví dụ:
Hồ sơ số: 52, tập số: 02
Hồ sơ này gồm có: 150 tờ
Mục lục văn bản có: 03 tờ
Tình trạng tài liệu: Văn bản số 04 viết tay. Nhiều chỗ khó đọc. Tờ 52 và văn bản số 6 đánh máy đã mờ, có chỗ mất chữ vì bị rách. Tờ 72 văn bản số 9 dòng 4 từ trên xuống có sửa số liệu 320 bằng mực đỏ.