BẢN MÔ TẢ
NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA
PHỤ TÁ TỔNG GIÁM ĐỐC VỀ VẬT TƯ
A- THÔNG TIN CHUNG:
1. Tên chức danh: Phụ tá Tổng Giám đốc về Vật tư .
2. Mã chức danh: PTVT.
3. Đơn vị công tác:
4. Cấp trên trực tiếp: Tổng Giám đốc
5. Địa chỉ nơi làm việc: TP.HCM
B- NHIỆM VỤ :
I- Kiểm tra giám sát : Thời lượng 34 g/ tuần.
1- Giám sát cung ứng vật tư : 26 g/ tuần :
1.1- Sử dụng 50% thời lượng làm việc - 22 g/ tuần để giám sát giá mua vật tư của nhân viên cung ứng ở các đơn vị. Trong đó tập trung các cung ứng có giá trị cao. Yêu cầu giá mua cạnh tranh. Chỉ tiêu 10% số lượt cung ứng được giám sát về gia, bình quân mỗi ngày có ít nhất 3 lượt mua hàng với ít nhất 15 lọai vật tư được kiểm tra.
1.2- Giám sát quá trình xây dựng nhu cầu vật tư của các nhân viên vật tư XN. Yêu cầu kịp thời, nhu cầu phù hợp. Chỉ tiêu: mỗi tháng có 8 nhu cầu được giám sát.
1.3- Giám sát tiến độ cung ứng vật tư của các nhân viên cung ứng. Yêu cầu kịp thời. Chỉ tiêu 10% số lượt cung ứng được giám sát tiện độ.
1.4- Giám sát thực hiện các văn bản quy phạm trong cung ứng vật tư . Yêu cầu đẩy mạnh ủy quyền, thực hiện cung ứng vật tư theo chế độ đặc biệt ở các đơn vị. Chỉ tiêu 20% số lượt cung ứng được giám sát thực hiện.
2- Giám sát việc quản lý xuất nhập vật tư hàng hóa của các kho: 5 g/ tuần
2.1- Giám sát vật tư hàng hóa tồn kho. Yêu cầu: vật tư hàng hóa tồn kho phải được các đơn vị (được phân công theo các quy định hiện hành) phân tích, để thống kê được từng lọai vật tư hàng hóa tồn kho vượt mức cho phép về thời gian, đưa ra biện pháp giải quyết. PTVT kiểm tra, mỗi lọai hàng hóa tháng1 lần.
2.2- Phân tích số liệu tồn kho, để đề xuất lượng tồn kho an tòan (tồn kho tối thiểu) và tránh lãng phí (tồn kho tối đa)
2.2- Giám sát tình hình sắp xếp, bảo quản hàng hóa của các thủ kho. Yêu cầu sắp xếp khoa học, thuận tiện; không để thất thóat tài sản.
2.3- Giám sát sử dụng các phương tiện trang bị cho kho bãi của các thủ kho. Yêu cầu sử dụng đúng tính năng các phương tiện trang bị cho kho bãi
Chỉ tiêu chung: Mỗi quý, mỗi kho có kiểm tra 2 lần
3- Giám sát quản lý, sử dụng vật tư, bán thành phẩm của các đơn vị sản xuất: 3 g/ tuần
3.1- Giám sát việc sắp xếp, bảo quản vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm, phế phẩm ở đơn vị SX. Yêu cầu sắp xếp gọn gàng, tiện lợi su dụng, không để tồn đọng các phát sinh
3.2- Giám sát sử dụng các phương tiện trang bị cho việc bảo quản vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm ở đơn vị SX. Yêu cầu sử dụng đúng tính năng các phương tiện trang bị cho SX của đơn vị.
Mỗi Quý, mỗi XN kiểm tra 1 lần
II- Nhiệm vụ tham mưu : 5 g /tuần.
1- Tham mưu chính sách của Công ty đối với khách hàng cung ứng vật tư, thực hiện 2 đề tài.
2- Xây dựng Hệ thống các nhà cung cấp vật tư có giá trị cao, cho 20 lọai vật tư.
3- Phân tích tình hình thị trường, các biến động của các yếu tố liên quan để tìm cơ hội giảm giá vật tư hoặc kìm hãm việc tăng giá.
4- Tham mưu để cải tiến công tác vật tư, phục vụ kịp thời các nhu cầu SX KD, giải quyết phế phẩm sau SX, thực hiện 4 đề tài.
5- Phân tích, đề xuất giải quyết tồn kho, tăng giảm dự trữ vật tư tồn kho đảm bảo an tòan SX và tiết kiệm, thực hiện 12 lượt.
6- Đề xuất các giải pháp trước mắt để khắc phục ngay các tồn tại qua kiểm tra phát hiện; và các giải pháp lâu dài liên quan tổ chức, nhân sự để khắc phục tận gốc vấn đề.
III- Hướng dẫn công tác vật tư : 03 g /tuần.
1- Hướng dẫn các đơn vị vận dụng các chủ trương, chính sách của Công ty vào cung ứng, quản lý & sử dụng vật tư. 100% chủ trương, chính sách của Công ty về vật tư ban hành dưới dạng văn bản được hướng dẫn .
2- Hướng dẫn các đơn vị triển khai thực hiện các văn bản Quy phạm về công tác vật tư do PTVT tham mưu. 100 % văn bản được hướng dẫn.
3- Hướng dẫn các đơn vị khắc phục các sai sót thường gặp qua kiểm tra, giám sát. Thực hiện 4 lượt.
C- QUYỀN HẠN :
I- Quyền hạn trong tổ chức Họat động :
1- Tham dự các buổi họp liên quan đến công tác vật tư do CQ TGĐ triệu tập &của các đơn vị.
2- Yêu cầu các đơn vị hỗ trợ, cung cấp thông tin liên quan đến công tác vật tư mà đơn vị đang nắm giữ.
3- Huy động nhân lực các đơn vị sau khi thống nhất với Trưởng đơn vị để thực hiện các đề tài, chương trình nghiên cứu về công tác vật tư được TGĐ duyệt .
II- Khen thưởng và kỷ luật : Quyết định
1- Biểu dương & khen thưởng CBCNV làm tốt công tác vật tư, làm lợi cho Công ty. Mức thưởng: Không hạn chế;
2- Xử lý kỷ luật, phạt CBNV qua kiểm tra phát hiện thực hiện sai các quy định hướng dẫn về công tác vật tư dẫn đến sự chậm trễ, thiệt hại. Mức xử lý kỷ luật: phê bình, cảnh cáo, đình chỉ công tác, cho nghỉ việc; riêng hình thức sa thải đề xuất TGĐ quyết định. Mức phạt không hạn chế .
III- Phương pháp lề lối làm việc :
1- Báo cáo TGĐ và thông tin cho các đơn vị :
1.1- Hàng ngày dành 15 phút.
1.2- Hàng tuần dành 30 phút.
1.3- Hàng tháng dành 30 phút.
1.4- Sáu tháng và năm dành 45 phút.
2- PTVT đề xuất :
2.1- Cách thức phối hợp thông tin, kiểm tra giám sát với trưởng đơn vị quản lý và Ban Giám sát để TGĐ duyệt.
2.2- Các đề xuất kiến nghị liên quan để tạo điều kiện cho PTVT thuận lợi hòan thành nhiệm vụ.
3- TP NS đề xuất chế độ :
3.1- Khen thưởng đối với công việc hòan thành xuất sắc.
3.2- Chế độ trách nhiệm, xử ly; nếu không hòan thành nhiệm vụ được giao.