MÔ TẢ
TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN
PHONG VẬT TƯ
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Phong Vật tư (VT ) là đơn vị trực thuộc công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc (TGĐ) , thông qua Trưởng Phong do TGĐ bổ nhiệm.
Điều 2: Là đơn vị tham mưu cho lãnh đạo về chủ trương chính sách về công tác vật tư , hướng dẫn kiểm tra các đơn vị về quản lý sử dụng vật tư . Tham mưu giải quyết vải tồn kho , vải khách quá hạn lưu kho ; phế liệu phát sinh , tồn kho .
Chương II
CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ
Điều 3 : Phong VT có chức năng thỏa mãn các nhu cầu của CQTGĐ , các đơn vị trong Công ty và khách hàng như sau :
Cơ quan Tổng Giám Đốc | - Tham mưu về chính sách khách hàng , giá cả vật tư . Tham mưu về quản lý, sử dụng kinh phí vật tư ở các đơn vị. - Kiểm soát giá cả vật tư hàng hóa các đơn vị mua, để tránh tiêu cực, mua giá cao . - Tham mưu về tiêu thụ vải các loại có sẵn , các loại phế liệu, tổ chức đấu giá hàng có sẵn . - Tham mưu về việc thoả mãn khách hàng về lĩnh vực vật tư , giải quyết hàng có sẵn , phế . |
Khách mua hàng | - Cải tiến thủ tục quy trình đấu giá hàng tồn kho , phế liệu nhằm thoả mãn khách hàng ngày càng tốt hơn . - Cung cấp các thông tin về giải quyết hang ton kho, phế liệu . |
Các đơn vị . | - Hướng dẫn thực hiện quản lý và sử dụng kinh phí khoán về vật tư . - Giới thiệu các nhà cung ứng có năng lực cung cấp ổn định, chất lượng cao, giá thấp phù hợp với nhu cầu các đơn vị. |
Các XN, PGN | - Hướng dẫn việc quản lý vật tư , nguyên liệu , bán thành phẩm tại các đơn vị . - Hướng dẫn các đơn vị sản xuất phân loại phế liệu các loại |
Các đơn vị kinh doanh | - Cung cấp các thông tin về giải quyết hang ton kho , phế liệu . - Tổ chức đấu giá hàng tồn kho , phế liệu . - Cung cấp thông tin tình hình lưu kho quá hạn ở tất cả các đơn hàng mua – bán – gia công , nhóm hàng ton kho |
Các đơn vị có Kho (XN, PGN ) | Hướng dẫn thực hiện việc thực hiện thủ tục xuất nhập kho , quản lý hàng hoá trong các kho . |
Điều 4 : Phong VT có nhiệmvụ sau :
4.1-Về công tác vật tư :
4.1.1- Tổ chức kiểm tra (kể cả hậu kiểm) các hợp đồng , đơn hàng mua vật tư của các đơn vị để phát hiện các trường hợp mua giá không hợp lý , tiêu cực về giá.
4.1.2-Hướng dẫn tổ chức đánh giá định kỳ (mỗi 6 tháng hay mỗi năm) các nhà cung ứng các loại vật tư hàng hóa có tổng giá trị mua hàng tương đối lớn.
4.1.3-Tìm kiếm nhà cung cấp mới có nguồn hàng cung ứng ổn định, chất lượng đảm bảo , giá hạ , điều kiện thanh toán thuận lợi , hậu mãi tốt để giới thiệu các đơn vị cung ứng trong công ty
4.1.4- Nghiên cứu thực tế sử dụng kinh phí của các đơn vị , và các quy định về kế toán tài chính xây dựng quy chế Sử dụng và quản lý Kinh phí khoán lĩnh vực vật tư đảm bảo tiện dụng , khả thi , phục vụ kịp thời cho SXKD của các đơn vị .
4.1.5- Từ định mức chi phí vật từ và KHSXKD của các đơn vị , xây dựng kinh phí khoán vật tư áp dụng cho từng năm theo nguyên tắc chi phí hợp lý , tiết giảm , nhưng phải đũ phục vụ cho hoạt động SXKD của các đơn vị .
4.1.6- Hướng dẫn để các đơn vị thực hiện đúng quy chế & kinh phí khoán. Kiểm tra đề xuất TGĐ về các trường hợp vượt kinh phí khoán . Đánh giá thực hiện quy chế của các XN , Phong Công ty . Kiểm tra, định kỳ báo cáo việc sử dụng kinh phí vật tư của các đơn vị .
4.1.7-Tổ chức xây dựng các Quy định nhằm bảo quản , tránh thất thoát , hư hỏng vật tư hàng hoá trong các kho Công ty , ở các đơn vị SX , và xuất nhập kho đáp ứng được yêu cầu của khách hàng kịp thời , đầy đũ .
4.1.8-Kiểm tra giám sát khâu thực hiện các quy định về quản lý sử dụng kinh phí khoán , bảo quản, xuất nhập kho , sử dụng vật tư của các đơn vị . Đánh giá được mặt mạnh yếu , rút ra bài học về quản lý, chỉ ra những việc cần làm ngay để tránh được các thiệt hại trong công tác vật tư
4. 2- Giải quyết hàng có sẵn , theo dõi đơn hàng :
4.2.1-Đề xuất xử lý , chào bán trừ cọc (khách )các đơn hàng lưu kho quá hạn .Đề xuất xử lý , chào bán phẩm dư thừa (đuôi đơn hàng)
4.2.2-Xây dựng quy chế chào bán, đấu thầu giải quyết hàng có sẵn.
Chương IV
TRÁCH NHIỆM
Điều 5 : Phong VT có các trách nhiệm trực tiếp sau :
5.1-Quy định ban hành , qua thực hiện không khả thi , không thoả mãn khách hàng . Khách hàng khiếu nại Quy định không hợp lý .
5.2-Các khiếu nại của khách đến Phong VT không được giải quyết kịp thời , nếu vượt quá thẩm quyền không được báo cáo trong ngày cho CQ TGĐ .
5.3-Các góp ý về sửa đổi Quy định do Phong VT tham mưu , không được nghiên cứu đề xuất giải quyết trong vòng 7 ngày .
5.4-Không hướng dẫn Quy định do Phong VT tham mưu ban hành , dẫn đến không tổ chức thực hiện ở các đơn vị .
5.5-Không hướng dẫn các thay đổi các Quy định do Phong VT chủ trì soát xét ban hành lại , dẫn đến không đổi mới thực hiện ở các đơn vị .
5.6-Không tham mưu kịp thời về kinh phí vật tư khoán hàng năm trước ngày 31/12 năm trước .
5.7-Chậm trễ báo cáo tổng hợp tình hình sử dụng kinh phí vật tư hàng quý so với quy định ngày 12 –15 đầu tháng sau .
5.8-Các đề nghị bổ sung kinh phí vật tư cuả các đơn vị không được đề xuất giải quyết trong phạm vi 3 ngày làm việc .
5.9- Không kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác vật tư , việc quản lý sử dụng vật tư ở các đơn vị .
5.10-Các đề nghị khắc phục không được tổ chức kiểm tra thực hiện .
5.11-Đề xuất khen thưởng , xử lý qua kiểm tra không phù hợp , sau xác minh bị thu hồi quyết định .
5.12-Sử dụng kinh phí khoán vật tư của Phong VT vươt định mức hoặc không đúng mục đích được duyệt.
5.13-Quyết định vật tư mua cho Phong VT , số lượng , chất lượng không phù hợp với yêu cầu công việc , giá cả cao hơn giá thị trường .
5.14-Không quyết toán vật tư đúng yêu cầu về nội dung và thời gian quy định. Không thực hiện các thủ tục nhập xuất kho đối với vật tư sử dụng bằng kinh phí khoán. Sử dụng lãng phí vật tư được cấp.
5.15-Không xây dựng kế hoạch lao động, phát triển nguồn nhân lực hàng năm .Để xảy ra tình trạng thiếu 50% nhu cầu bổ sung lao động tại Phong VT trong thời gian từ 6 tháng trở lên làm ảnh hưởng đến hoạt động của Phong . Để kéo dài quá 2 tháng nhân viên không có bảng MTCV .
5.16-Tuyển dụng nhân viên không đúng Quy định , để xảy ra tình trạng nhân viên mới chưa đủ điều kiện làm việc , tỷ lệ tuyển dụng không thành công (nhân viên mới xin nghỉ việc, bỏ việc) vượt quá quy định . Không đánh giá năng lực (định kỳ / đột xuất) theo quy định .
5.17-Không phân lô và đề xuất phương án giải quyết kịp thời các tồn kho SP, phế liệu , trong thời gian 7 ngày tính từ ngày phát sinh .
5.18-Không theo dõi , và đề xuất phương án bổ sung để giải quyết kịp thời các tồn kho SP, phế liệu , trong thời gian 10 ngày tính từ ngày thông báo phương án giải quyết lần đầu .
5.19-Tổ chức đấu giá không đúng quy định , gây thiệt hại cho Công ty .
5.20-Thiếu kiểm tra , đôn đốc việc nhận hàng trúng thầu của các khách hàng (không thuộc khách hàng của các đơn vị KD ) , gây thiệt hại cho Công ty .
5.21-Nhân viên Phong VT thực hiện không đúng các quy định công ty liên quan đến chức năng của Phong .
5.22-Chậm trễ báo cáo theo quy định hoặc theo chỉ đạo của CQTGĐ các thông tin, vấn đề thuộc lĩnh vực công tác của BVT
Điều 6 : Phong VT có trách nhiem gián tiếp sau :
6.1-Để xảy ra tình trạng các XN SX không có Kế hoạch sử dụng Kinh phí khoán về vật tư hàng qúy.
6.2-Để xảy ra tình trạng các đơn vị không quyết toán Kinh phí khoán về vật tư hàng qúy và 6 tháng .
6.3-Để xảy ra tình trạng các đơn vị quyết toán Kinh phí khoán về vật tư hàng qúy và 6 tháng không theo quy định kéo dài 2 lần liên tiếp .
6.4-Thiếu hụt vật tư phục vụ khoạt động sản xuất SX & công tác của đơn vị do kinh phí khoán không phù hợp .
6.5- Các hiện tượng tiêu cực, mua giá cao của các đơn vị cung ứng vật tư ( đơn hàng có giá trị trên 10 triệu đ ) , chậm phát hiện (quá 15 ngày kể từ ngày thanh toán).
6.6- Để xảy ra hiện tượng lãng phí vật tư ( lĩnh vực khoán ) tại các đơn vị do thiếu quy định quản lý sử dụng liên quan.
6.7-Các đơn vị xuất nhập xuất kho , ghi chép ban đầu không đầy đũ , chậm trễ ; trước đó trong thời gian 2 tháng , Phong VT thiếu kiểm tra phát hiện trường hợp tương tự trong phạm vi XN.
6.8- Các đơn vị sắp xếp hàng hoá trong kho , trong xưởng không đúng quy định trong thời gian 2 tháng , Phong VT thiếu kiểm tra , phát hiện .
6.9- Các đơn vị chậm thực hiện 1 tháng việc chuyển mục đích sử dụng vải theo quy định quản lý giải quyết vải thành phẩm .
6.10- SP , bán TP , phế liệu tồn đọng ở các đơn vị trên 1 tháng mà đơn vị không nhập kho , hoặc thông tin giải quyết .
6.11-Bộ phận vật tư của XN trực thuộc yếu , không hoàn thành nhiệm vụ trong một quý .
6.12-Trong thời gian 1 quý , XN trực thuộc Công ty không thực hiện công tác tự kiểm tra .
Chương V
QUYỀN HẠN
Điều 7 : Phong VT có các quyền hạn sau :
Nội dung | Mứ c độ quyền hạn |
Khen thưởng | Hình thức : Biểu dương NV thuộc Phong |
Kỷ luật | Hình thức : Phê bình , nhắc nhở NV thuộc Phong |
Phân công công tác | Phân công , điều chuyển công tác NV thuộc Phong |
Tuyển dụng | Tuyển nhân viên có mức lương từ 2.500.000 đ trở xuống sau khi tham khảo ý kiến Phong NS |
Kinh phí | Quyết định sử dụng kinh phí khoán hàng năm của Phong . |
Kiểm tra lĩnh vự vật tư | Kiểm tra các hoạt động thuộc về lĩnh vực vật tư cuả các đơn vị trong công ty |
Cung cấp thông tin | Yêu cầu và được đáp ứng các thông tin về giá vật tư , nhà cung cấp , tình hình tồn kho , sử dụng từ các đơn vị . |
Đấu giá tiêu thụ SP ton kho, phế liệu | Công nhận khách hàng trúng thầu khi khách bỏ thầu trên giá sàn . |
Chương VI :
TỔ CHỨC QUẢN LÝ
Điều 8 : Phong VT có 01 trưởng Phong , 01 phó Phong ; Phong tổ chức thành 02 Bộ phận, với Sơ đồ Cơ cấu tổ chức như sau :
Điều 9 : Nhiệm vụ và quyền hạn của các chức danh : Bảng mô tả công việc của các chức danh quản lý và nhân viên.
Điều 10: Nguyên tắc điều hành :
10.1- Trưởng Phong quản lý điều hành mọi hoạt động của Phong và chịu trách nhiệm trước Cơ quan TGĐ về kết quả quản lý của mình.
10.2- Phó Phong quản lý điều hành trực tiếp quyết hàng có sẵn và chịu trách nhiệm trước TGĐ , Trưởng Phong về kết quả quản lý của mình.
10.3-Các nhân viên thực hiện nhiệm vụ theo chế độ quy định và chấp hành sự phân công của Cán bộ quản lý trực tiếp.
10.4- Trong hội họp, trao đổi, góp ý, áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung. Khi quyết định tuân thủ theo nguyên tắc Thủ trưởng.
10.5-Trong trường hợp cấp trên giải quyết không thỏa đáng, hoặc chậm trễ, cấp dưới đã trình bày lại, hoặc đã nhắc nhở, nhưng cấp trên trực tiếp vẫn bảo lưu ý kiến hoặc không giải quyết, thì cấp dưới có quyền báo cáo vượt cấp và chịu trách nhiệm về việc báo cáo này.
Chương VII
MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC
Điều 11 : Đối với Cơ quan Tổng Giám Đốc
11.1 Phong VT có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc, đầy đủ và kịp thời mọi chỉ thị, mệnh lệnh của Cơ quan Tổng Giám Đốc trong tất cả các lĩnh vực hoạt động.
11.2-Thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất xin ý kiến chỉ đạogiải quyết kịp thời các khó khăn phát sinh vượt quá khả năng, thẩm quyền giải quyết.
Điều 12 - Đối với các XN, Phong chức năng trong Công ty:
12.1-Là quan hệ ngang cấp, hoạt động trên nguyên tắc phối hợp thực hiện nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung.
12.2-Trong lĩnh vực vật tư , Phong VT trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị về nghiệp vụ theo các quy định của Công ty.
12.3-Các khó khăn vướng mắc, trực tiếp trao đổi với các Trưởng đơn vị cùng bàn bạc, tháo gỡ. Nếu không giải quyết được báo cáo kịp thời cho Công Ty để có chỉ đạo cần thiết.
Chương VII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 13 - Quy Định có hiệu lực kể từ ngày ban hành.
Trưởng Phong VT có trách nhiệm phổ biến quy định này đến tất cả các đơn vị trong công ty và hướng dẫn cho tất cả CB-NV trong Phong , biết để thực hiện trong thời hạn không quá 15 ngày kể từ ngày quy định này có hiệu lực.
Nếu để xảy ra sai phạm do chưa được phổ biến, hướng dẫn thì Trưởng Phong VT bị xử lý theo điều 5 quy định này.
Điều 14- Trong quá trình thực hiện, quy định này có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy mô và yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn. TGĐ là cấp có thẩm quyền ký văn bản sửa đổi, bổ sung Quy Định.
Điều 15 - Các Phó Tổng Giám đốc, Trưởng Phong NS, Trưởng đơn vị trực thuộc công ty có trách nhiệm bảo đảm việc thực hiện nghiêm túc quy định này.
~~~~~~~o0o~~~~~~~