Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Bảng mô tả công việc nhân viên tiếp tân" được thiết kế nhằm chuẩn hóa các thông tin về vị trí tiếp tân trong công ty. Tài liệu này giúp nhà quản lý nhân sự, trưởng phòng hành chính và ứng viên hiểu rõ phạm vi công việc, quyền hạn, nhiệm vụ cụ thể cũng như các tiêu chuẩn cần đáp ứng. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc, xây dựng kế hoạch đào tạo và tuyển dụng chính xác cho vị trí tiếp tân.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do trưởng phòng hành chính nhân sự hoặc chuyên viên quản trị nhân sự phụ trách điền. Thời điểm điền là khi công ty có nhu cầu tuyển dụng mới cho vị trí tiếp tân, hoặc khi cần cập nhật, điều chỉnh mô tả công việc cho phù hợp với tình hình thực tế. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng trong quá trình đánh giá định kỳ hàng năm để rà soát lại nhiệm vụ và tiêu chuẩn chức danh.

Hướng dẫn điền từng mục

1. I. Thông tin chung: Ghi rõ tên chức danh là "NV Tiếp Tân", mã chức danh "06 MTCV/VP/NVLT", đơn vị công tác "VPCTY", cấp trên trực tiếp "CVP" và địa chỉ nơi làm việc "TPHCM". Các thông tin này phải chính xác để xác định vị trí trong sơ đồ tổ chức.
2. II. Quyền hạn: Đánh dấu vào ô "Quyền hạn trực tiếp" hoặc "Quyền hạn gián tiếp" tùy theo phân cấp thực tế. Nhân viên tiếp tân thường có quyền hạn gián tiếp, nghĩa là thực hiện theo chỉ đạo của cấp trên.
3. III. Nhiệm vụ: Liệt kê chi tiết các nhiệm vụ hàng ngày như tiếp đón khách, sắp xếp phòng họp, tắt mở điện máy lạnh, nhận chuyển văn thư, trực tổng đài. Nhiệm vụ hàng quý gồm theo dõi mực in, giấy in và đề xuất sửa chữa máy in, máy tính khách hàng. Nhiệm vụ không định kỳ bao gồm tổ chức đón tiếp khách trong các dịp khánh tiết, hội nghị và thực hiện việc sự vụ khác do CVP giao.
4. IV. Quỹ thời gian làm việc: Ghi rõ thời gian làm việc chủ yếu tại văn phòng, hầu hết là ở tại văn phòng. Nếu có làm việc tại nơi khác thì ghi cụ thể địa điểm và tần suất.
5. V. Các mối quan hệ công tác: Kẻ bảng và điền đầy đủ các cột: phạm vi (nội bộ/bên ngoài), cá nhân/đơn vị có quan hệ (tất cả đơn vị trong công ty, khách hàng), mục đích quan hệ (phục vụ, hướng dẫn, tiếp đón) và thời điểm quan hệ (trong thời gian làm việc).
6. VI. Phương tiện làm việc: Liệt kê các trang thiết bị được cấp như máy vi tính, điện thoại, bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ, các văn bản tài liệu. Cần ghi đầy đủ để đảm bảo nhân viên có đủ công cụ làm việc.
7. VII. Tiêu chuẩn chức danh: Ghi trình độ chuyên môn tối thiểu là trung cấp ngành lễ tân, du lịch, khách sạn, ngoại ngữ. Kiến thức yêu cầu am hiểu tổng quát về tổ chức hoạt động công ty, kiến thức xã hội, nghệ thuật giao tiếp. Kỹ năng đặc biệt là linh hoạt ứng xử các tình huống phát sinh. Tố chất cần có: năng động, hoạt bát, luôn tươi cười, hòa nhã, lịch thiệp, tinh thần học hỏi. Kinh nghiệm tối thiểu 6 tháng ở vị trí tiếp tân tại công ty khác.

Lưu ý quan trọng

• Phần "Nhiệm vụ hàng ngày" là quan trọng nhất, cần mô tả chi tiết và cụ thể từng công việc để nhân viên mới dễ dàng nắm bắt.
• Khi điền phần "Tiêu chuẩn chức danh", cần đảm bảo các yêu cầu về trình độ, kỹ năng, tố chất phải khả thi và phù hợp với thực tế tuyển dụng.
• Phần "Các mối quan hệ công tác" phải xác định rõ đối tượng giao tiếp chính là khách hàng và các đơn vị nội bộ, tránh bỏ sót.
• Toàn bộ thông tin trong biểu mẫu phải thống nhất với các tài liệu nhân sự khác như hợp đồng lao động, quy chế công ty.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "quyền hạn trực tiếp" và "quyền hạn gián tiếp" dẫn đến sai phân cấp quản lý. Nhân viên tiếp tân thường chỉ có quyền hạn gián tiếp.
• Bỏ sót nhiệm vụ không định kỳ như tổ chức đón tiếp khách trong các dịp khánh tiết, hội nghị, gây thiếu sót khi đánh giá công việc.
• Ghi thiếu phương tiện làm việc như máy vi tính, điện thoại, tủ hồ sơ, ảnh hưởng đến việc trang bị cho nhân viên mới.
• Không cập nhật kịp thời các tiêu chuẩn chức danh khi công ty thay đổi yêu cầu tuyển dụng, dẫn đến hồ sơ mô tả công việc lạc hậu.