Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Bảng mô tả công việc Nhân viên Thông tin" được thiết kế nhằm chuẩn hóa và hệ thống hóa toàn bộ thông tin về vị trí Nhân viên Thông tin thuộc Văn phòng Công ty (VPCTY). Mục đích chính của biểu mẫu là giúp nhân viên hiểu rõ phạm vi công việc, quyền hạn, nhiệm vụ cụ thể và các tiêu chuẩn cần đáp ứng. Đồng thời, đây là cơ sở để cấp trên đánh giá hiệu quả làm việc, xây dựng kế hoạch đào tạo và phân công nhiệm vụ phù hợp. Biểu mẫu cũng hỗ trợ quá trình tuyển dụng, giúp ứng viên nắm bắt chính xác yêu cầu của vị trí.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng hoặc Chánh Văn phòng Công ty (CVP) chịu trách nhiệm soạn thảo và phê duyệt. Nhân viên giữ chức danh Nhân viên Thông tin cũng có thể tham gia đóng góp ý kiến để hoàn thiện bảng mô tả. Thời điểm điền biểu mẫu thường diễn ra khi thành lập vị trí mới, khi có sự thay đổi về nhiệm vụ hoặc cơ cấu tổ chức, hoặc định kỳ hàng năm trong đợt rà soát, cập nhật mô tả công việc. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng khi có nhu cầu tuyển dụng hoặc đánh giá lại năng lực nhân sự.

Hướng dẫn điền từng mục

1. I. THÔNG TIN CHUNG: Ghi rõ tên chức danh là "Nhân viên Thông tin", mã chức danh "03 MTCV/VP/NVTT", đơn vị công tác "VPCTY", cấp trên trực tiếp là "CVP" và địa chỉ nơi làm việc tại TP.HCM. Các thông tin này đã được xác định trước, chỉ cần kiểm tra và điền chính xác.
2. II. QUYỀN HẠN: Phân chia thành quyền hạn trực tiếp và gián tiếp. Quyền hạn trực tiếp: "TUN CVP đăng ký xe cho VPCTY đi công tác". Quyền hạn gián tiếp: đề xuất CVP về thi đua, khen thưởng, thông tin; đề xuất Tổ trưởng về thanh toán tiền thù lao công tác Tổ thông tin tuyên truyền (TTTTT). Cần ghi cụ thể từng quyền hạn, không bỏ sót.
3. III. NHIỆM VỤ: Chia làm ba nhóm: nhiệm vụ hàng ngày/tuần/tháng (thực hiện báo cáo, tham mưu, đề xuất; thực hiện công việc phát sinh theo phân công của CVP); nhiệm vụ định kỳ hàng năm (theo dõi đóng hội phí CLB, soát xét quy chế TTTTT, thực hiện nhiệm vụ trong hội nghị lễ lớn, đề xuất mua tài liệu sách báo); nhiệm vụ không có tính định kỳ (soạn thảo tài liệu thông cáo báo chí, hướng dẫn đoàn cơ quan thông tấn báo chí). Mỗi nhiệm vụ cần mô tả ngắn gọn, rõ ràng.
4. IV. QUỸ THỜI GIAN LÀM VIỆC: Ghi tỷ lệ phần trăm thời gian làm việc tại văn phòng (75%) và làm việc tại nơi khác (25%). Đây là tỷ lệ ước lượng, cần điền chính xác theo thực tế công việc.
5. V. CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC: Kẻ bảng với các cột: Phạm vi (nội bộ/bên ngoài), Cá nhân/đơn vị có quan hệ, Mục đích quan hệ, Thời điểm quan hệ. Đánh dấu "X" vào cột phạm vi tương ứng. Ví dụ: quan hệ nội bộ với các CBCNV Công ty để trao đổi thông tin trong giờ hành chính; quan hệ bên ngoài với các đơn vị trong XN, cơ quan thông tấn báo chí, đài truyền hình.
6. VI. PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC: Liệt kê các phương tiện được cấp để thực hiện công việc: điện thoại, máy tính, hồ sơ, tài liệu. Có thể bổ sung thêm nếu có thiết bị đặc thù khác.
7. VII. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH: Ghi rõ trình độ chuyên môn (Trung cấp kinh tế hoặc ngành báo chí, thông tin), kiến thức (am hiểu hoạt động Công ty), kỹ năng (giao tiếp tốt, có khiếu viết văn, soạn thảo văn bản, truyền đạt thông tin, phân tích đánh giá vấn đề), tố chất (vui vẻ, kiên trì, tỉ mỉ, nhanh nhẹn, hoạt bát).

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các mục từ I đến VII, không bỏ sót bất kỳ phần nào, kể cả các mục nhiệm vụ định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng nếu chưa có nội dung cụ thể thì ghi "Không có" hoặc "Theo phân công".
• Ngôn ngữ sử dụng trong biểu mẫu phải chính xác, rõ ràng, tránh mơ hồ. Mỗi nhiệm vụ, quyền hạn cần được diễn đạt bằng một câu hoàn chỉnh, có chủ ngữ và động từ cụ thể.
• Khi điền phần quyền hạn, cần phân biệt rõ quyền hạn trực tiếp (được tự quyết) và quyền hạn gián tiếp (được đề xuất, kiến nghị). Không nhầm lẫn giữa hai loại quyền hạn này.
• Phần tiêu chuẩn chức danh phải phản ánh đúng yêu cầu thực tế của vị trí, không đặt tiêu chuẩn quá cao hoặc quá thấp so với nhu cầu công việc.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành cần được CVP ký duyệt và lưu trữ theo quy định của Văn phòng Công ty. Mọi thay đổi sau này đều phải được cập nhật và phê duyệt lại.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa quyền hạn trực tiếp và gián tiếp: nhiều người điền quyền hạn đề xuất vào mục quyền hạn trực tiếp, hoặc ngược lại, dẫn đến sai bản chất công việc.
• Bỏ sót các nhiệm vụ không có tính định kỳ: đây là những nhiệm vụ quan trọng như soạn thảo thông cáo báo chí, hướng dẫn đoàn báo chí, nhưng thường bị lãng quên khi điền biểu mẫu.
• Không điền tỷ lệ thời gian làm việc: phần IV yêu cầu tỷ lệ phần trăm cụ thể, nhưng nhiều người chỉ ghi chung chung "thường xuyên" hoặc "không thường xuyên" mà không ghi số liệu.
• Phần quan hệ công tác thường bị bỏ trống hoặc điền thiếu thông tin ở các cột "Mục đích quan hệ" và "Thời điểm quan hệ", làm giảm giá trị của bảng mô tả.
• Tiêu chuẩn chức danh bị viết quá chung chung, thiếu cụ thể: ví dụ chỉ ghi "giao tiếp tốt" mà không mô tả kỹ năng soạn thảo văn bản hay khả năng phân tích, đánh giá vấn đề.