Hướng dẫn điền biểu mẫu Mục tiêu chất lượng Phòng Kinh tế Kỹ thuật

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu Mục tiêu chất lượng (MTCL) của Phòng Kinh tế Kỹ thuật (P.KT-KT) thuộc Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội được thiết kế nhằm xác lập các mục tiêu cụ thể về chất lượng, tiến độ, an toàn và kỹ thuật cho toàn bộ các công trình thi công xây lắp trong phạm vi quản lý của phòng. Biểu mẫu này là công cụ để tập thể cán bộ, nhân viên phòng Kinh tế Kỹ thuật cam kết và theo dõi việc thực hiện các chỉ tiêu đã đề ra trong năm, đồng thời đảm bảo tuân thủ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Thông qua biểu mẫu, lãnh đạo công ty có thể đánh giá hiệu quả hoạt động của phòng và kịp thời điều chỉnh các biện pháp thực hiện.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Kinh tế Kỹ thuật chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng, phê duyệt và cập nhật. Các thành viên trong phòng có trách nhiệm tham gia đóng góp ý kiến và thực hiện các biện pháp được phân công. Biểu mẫu được lập vào đầu năm (năm 2012 trong ví dụ) và được rà soát, cập nhật định kỳ hàng tháng hoặc khi có thay đổi về kế hoạch sản xuất kinh doanh, yêu cầu khách hàng hoặc các sự cố phát sinh. Việc điền biểu mẫu cần được thực hiện trước khi triển khai các công trình mới và sau mỗi đợt đánh giá nội bộ hoặc kiểm tra hiện trường.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tiêu đề biểu mẫu: Ghi rõ "MTCL - P.KT -KT" và năm thực hiện. Đây là mã định danh cho biểu mẫu mục tiêu chất lượng của phòng Kinh tế Kỹ thuật.
2. Thuộc danh mục: Ghi "ISO cua Lilama" để xác định biểu mẫu này thuộc hệ thống tài liệu ISO của công ty.
3. Phần Mục tiêu chất lượng (phần đầu): Ghi rõ tên công ty, tên phòng và năm. Liệt kê các mục tiêu chung của tập thể phòng (ví dụ: đoàn kết, năng động, quyết tâm thực hiện kế hoạch). Mỗi mục tiêu đánh số thứ tự rõ ràng.
4. Phần Biện pháp thực hiện (bảng chính): Điền đầy đủ các cột: TT (số thứ tự), Nội dung mục tiêu (mô tả cụ thể chỉ tiêu), Biện pháp thực hiện (các hành động chi tiết để đạt mục tiêu), Trách nhiệm (phòng ban hoặc cá nhân chịu trách nhiệm), Thời hạn hoàn thành (ghi rõ "Thường xuyên" hoặc "Khi xảy ra sự cố"), Ghi chú (nếu có).
5. Phần Biện pháp theo dõi: Ghi rõ các hoạt động giám sát việc thực hiện mục tiêu, ví dụ: lập báo cáo hàng tháng, tổ chức họp nội bộ thường xuyên.
6. Ký tên: Trưởng phòng ký và ghi rõ họ tên ở cuối biểu mẫu, xác nhận nội dung đã được phê duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi mục tiêu trong bảng phải được cụ thể hóa bằng các biện pháp thực hiện rõ ràng, có thể đo lường được.
• Thời hạn hoàn thành cần được ghi chính xác, tránh chung chung. Nếu là "Thường xuyên" thì phải có cơ chế kiểm tra định kỳ.
• Trách nhiệm phải được phân công rõ ràng cho từng phòng ban hoặc cá nhân cụ thể, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm.
• Biểu mẫu phải được lưu trữ theo đúng quy định của hệ thống ISO, có thể dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử có chữ ký số.
• Các mục tiêu và biện pháp cần được phổ biến đến toàn bộ nhân viên trong phòng để đảm bảo mọi người đều hiểu và thực hiện.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ thông tin tiêu đề như năm, tên phòng, dẫn đến nhầm lẫn giữa các năm hoặc các phòng ban khác.
• Mục tiêu viết chung chung, không cụ thể, ví dụ: "Nâng cao chất lượng" thay vì "100% công trình đạt tiêu chuẩn kỹ thuật".
• Biện pháp thực hiện không khả thi hoặc thiếu chi tiết, không chỉ rõ ai làm, làm khi nào, làm như thế nào.
• Thời hạn hoàn thành để trống hoặc ghi không rõ ràng, gây khó khăn cho việc theo dõi và đánh giá.
• Không cập nhật biểu mẫu khi có thay đổi về kế hoạch hoặc yêu cầu mới từ lãnh đạo công ty.
• Bỏ qua phần biện pháp theo dõi, dẫn đến không có cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu.