Hướng dẫn điền biểu mẫu MTCL phòng tài chính kế toán

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu MTCL-Phong tai chinh ke toan R được sử dụng để thiết lập và theo dõi các mục tiêu chất lượng hàng năm của Phòng Tài chính Kế toán tại Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội. Tài liệu này giúp tập thể phòng xác định rõ các chỉ tiêu cần đạt được trong năm, đồng thời đề ra các biện pháp thực hiện cụ thể, phân công người chịu trách nhiệm và ấn định thời hạn hoàn thành cho từng công việc. Đây là công cụ quản lý quan trọng trong hệ thống ISO của Lilama, đảm bảo mọi hoạt động tài chính kế toán đều tuân thủ quy định Nhà nước và nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân viên.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm lập và hoàn thiện vào đầu mỗi năm, cụ thể là năm 2012 trong tài liệu mẫu. Các thành viên trong phòng bao gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán chi tiết và Hội đồng kiểm kê sẽ tham gia vào quá trình thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Biểu mẫu được sử dụng xuyên suốt năm làm việc, với các báo cáo định kỳ hàng tháng/quý để đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu chất lượng và báo cáo lên lãnh đạo công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. TT (Số thứ tự): Điền số thứ tự cho từng mục tiêu chất lượng. Trong biểu mẫu có 2 mục tiêu chính, được đánh số 1 và 2.
2. Nội dung mục tiêu: Ghi rõ mục tiêu chất lượng cần đạt được. Ví dụ: "100% quy định về quản lý tài chính, chế độ báo cáo đối với Nhà nước được thực hiện tốt" kèm các chỉ tiêu cụ thể về báo cáo thuế và quyết toán.
3. Biện pháp thực hiện: Liệt kê chi tiết các bước, hành động cụ thể để đạt được mục tiêu. Ví dụ: "Tập hợp đầy đủ các hoá đơn, chứng từ (mua vào, bán ra)" hoặc "Lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào và bán ra".
4. Người thực hiện: Ghi rõ chức danh hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện từng biện pháp. Ví dụ: Kế toán thanh toán, Kế toán tổng hợp, Kế toán trưởng, Hội đồng kiểm kê, P. TCKT.
5. Thời hạn hoàn thành: Ấn định ngày cụ thể hoặc khoảng thời gian phải hoàn thành công việc. Ví dụ: "Ngày 10 hàng tháng", "Ngày 20 tháng sau", "Ngày 28/02 năm sau".
6. Ghi chú: Mục này có thể để trống hoặc ghi thêm thông tin cần lưu ý liên quan đến biện pháp thực hiện.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này phải được lập và phê duyệt trước khi triển khai thực hiện các mục tiêu trong năm, đảm bảo tính kịp thời và định hướng rõ ràng cho toàn phòng.
• Tất cả các mục tiêu đều phải được đo lường bằng tỷ lệ phần trăm cụ thể (100%) để dễ dàng đánh giá kết quả thực hiện.
• Thời hạn hoàn thành phải được tuân thủ nghiêm ngặt, đặc biệt là các mốc thời gian liên quan đến báo cáo thuế và quyết toán với cơ quan Nhà nước.
• Định kỳ hàng tháng/quý, phải lập báo cáo về tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng để báo cáo lãnh đạo công ty và tổ chức họp nội bộ giữa các thành viên trong phòng.
• Khi có các khóa đào tạo, tập huấn từ cục thuế, cục thống kê, cần tham gia đầy đủ và có trách nhiệm phổ biến lại nội dung cho đồng nghiệp trong phòng.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ thông tin vào cột "Người thực hiện", dẫn đến không xác định được trách nhiệm cụ thể cho từng công việc.
• Thời hạn hoàn thành bị bỏ trống hoặc ghi không rõ ràng, gây khó khăn trong việc theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả.
• Biện pháp thực hiện được mô tả quá chung chung, thiếu chi tiết, không đủ để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc một cách cụ thể.
• Không cập nhật biểu mẫu khi có thay đổi về quy định của Nhà nước hoặc yêu cầu mới từ lãnh đạo công ty, dẫn đến mục tiêu không còn phù hợp.
• Bỏ qua việc tổ chức họp nội bộ định kỳ để đánh giá tình hình thực hiện, khiến các vấn đề phát sinh không được giải quyết kịp thời.