Hướng dẫn điền biểu mẫu MTCL-Phòng Dự án đầu tư Lilama

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu MTCL-Phong du an R được thiết kế để ghi nhận và theo dõi các mục tiêu chất lượng của Phòng Phát triển các Dự án Đầu tư thuộc Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội trong năm 2012. Biểu mẫu này giúp tập thể phòng xác định rõ các mục tiêu cần đạt được, từ đó đề ra các biện pháp thực hiện cụ thể, phân công trách nhiệm và ấn định thời hạn hoàn thành. Đây là công cụ quản lý quan trọng trong hệ thống ISO của Lilama, đảm bảo mọi hoạt động của phòng đều hướng đến chất lượng và hiệu quả cao nhất.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Phát triển các Dự án Đầu tư chịu trách nhiệm lập và điền vào đầu năm, cụ thể là năm 2012. Tuy nhiên, toàn bộ cán bộ, nhân viên trong phòng cũng tham gia đóng góp ý kiến và thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Biểu mẫu được lập một lần cho cả năm và sẽ được cập nhật, theo dõi định kỳ hàng tháng thông qua các báo cáo và cuộc họp nội bộ. Việc điền biểu mẫu này là bước khởi đầu cho quá trình quản lý chất lượng, giúp định hướng công việc cho cả phòng trong suốt năm.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục tiêu chất lượng (cột 2): Ghi rõ mục tiêu cụ thể mà phòng cần đạt được. Ví dụ trong biểu mẫu có hai mục tiêu: "Tổ chức và thực hiện triển khai các thủ tục dự án đầu tư..." và "Tổ chức kiện toàn bộ máy phòng, chuẩn hoá 100% trình độ...". Mỗi mục tiêu cần được diễn đạt rõ ràng, đo lường được.
2. Biện pháp thực hiện (cột 3): Liệt kê các hành động cụ thể để đạt được mục tiêu tương ứng. Ví dụ, với mục tiêu 1, các biện pháp bao gồm: tổ chức triển khai thiết lập thủ tục, xin thủ tục từ cơ quan hữu quan, thiết lập phương án kinh doanh, thẩm định và phê duyệt. Cần ghi chi tiết, rõ ràng từng bước.
3. Trách nhiệm (cột 4): Xác định rõ bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính cho từng biện pháp. Ví dụ: "Phòng phát triển các Dự án đầu tư", "Ban lãnh đạo, Phòng phát triển các Dự án đầu tư". Cần phân công cụ thể để tránh đùn đẩy trách nhiệm.
4. Thời hạn hoàn thành (cột 5): Ghi thời gian dự kiến hoàn thành cho mỗi biện pháp. Ví dụ: "Quý I, II/2011", "Tháng 01/2012", "Thường xuyên". Cần ấn định thời hạn cụ thể để dễ dàng theo dõi tiến độ.
5. Ghi chú (cột 6): Sử dụng để ghi lại các thông tin bổ sung, lưu ý hoặc kết quả đạt được sau khi hoàn thành. Cột này có thể để trống nếu không có thông tin gì thêm.
6. Biện pháp theo dõi: Phần này nằm riêng sau bảng, ghi rõ cách thức theo dõi việc thực hiện mục tiêu. Ví dụ: "Hàng tháng lập báo cáo về tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng báo cáo lãnh đạo công ty" và "Thường xuyên tổ chức họp nội bộ giữa các thành viên trong phòng".

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này là tài liệu nội bộ của Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội, cần được bảo quản cẩn thận và chỉ sử dụng cho mục đích quản lý chất lượng.
• Mỗi mục tiêu cần được viết rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được để dễ dàng đánh giá kết quả cuối năm.
• Trách nhiệm và thời hạn hoàn thành phải được xác định chính xác, tránh chung chung để đảm bảo tính khả thi và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận.
• Biện pháp theo dõi cần được thực hiện nghiêm túc, định kỳ để kịp thời điều chỉnh nếu có sai lệch so với kế hoạch ban đầu.

Lỗi thường gặp

• Viết mục tiêu quá chung chung, không cụ thể, dẫn đến khó đánh giá kết quả thực hiện. Ví dụ: "Nâng cao chất lượng công việc" thay vì "Hoàn thành 100% thủ tục cho 01 dự án đầu tư".
• Không phân công trách nhiệm rõ ràng, dẫn đến tình trạng đùn đẩy công việc giữa các cá nhân hoặc bộ phận.
• Ấn định thời hạn hoàn thành không thực tế, quá dài hoặc quá ngắn, gây khó khăn cho việc triển khai và theo dõi.
• Bỏ qua phần biện pháp theo dõi, dẫn đến không có cơ sở để đánh giá tiến độ và hiệu quả thực hiện mục tiêu trong suốt năm.