Hướng dẫn điền biểu mẫu MTCL Phòng Tổ chức Lilama Hà Nội

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu MTCL - Phòng Tổ chức (Mục tiêu chất lượng Phòng Tổ chức) được Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội ban hành nhằm thiết lập và theo dõi các mục tiêu chất lượng cụ thể của Phòng Tổ chức trong năm 2012. Biểu mẫu này là một phần của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO do Lilama xây dựng. Mục đích chính là giúp Phòng Tổ chức xác định rõ các chỉ tiêu công việc trọng tâm, từ đó đề ra các biện pháp thực hiện, phân công trách nhiệm và ấn định thời hạn hoàn thành. Đồng thời, biểu mẫu cũng là công cụ để theo dõi, đánh giá tiến độ và hiệu quả công việc của phòng trong suốt năm.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Tổ chức hoặc cán bộ được Trưởng phòng ủy quyền trực tiếp điền và quản lý. Thông thường, biểu mẫu được lập vào đầu năm (năm 2012 trong tài liệu mẫu) để hoạch định các mục tiêu cho cả năm. Sau đó, biểu mẫu sẽ được cập nhật định kỳ hàng tháng hoặc theo từng giai đoạn để ghi nhận tình hình thực hiện các biện pháp. Kết quả thực hiện sẽ được báo cáo lên lãnh đạo công ty để đánh giá và điều chỉnh kịp thời. Nhân viên mới trong phòng cần nắm rõ biểu mẫu này để hiểu được định hướng công việc chung và trách nhiệm của từng vị trí.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục tiêu chất lượng (ND mục tiêu): Ghi rõ mục tiêu cụ thể của phòng. Trong mẫu có hai mục tiêu: (1) 100% nhu cầu tuyển dụng đáp ứng tiêu chí "Vì công việc mới tuyển người" và (2) Tổ chức ít nhất 01 lần đánh giá, chuẩn hóa năng lực CBCNV trong 6 tháng đầu năm. Cần viết ngắn gọn, rõ ràng, có chỉ tiêu định lượng (ví dụ: 100%, ít nhất 01 lần).
2. Biện pháp thực hiện: Liệt kê chi tiết các bước, hành động cụ thể để đạt được mục tiêu. Ví dụ: với mục tiêu tuyển dụng, các biện pháp gồm tập hợp nhu cầu, xây dựng kế hoạch, tiếp nhận hồ sơ, tổ chức phỏng vấn, đánh giá thử việc. Mỗi biện pháp nên được đánh số hoặc gạch đầu dòng để dễ theo dõi.
3. Trách nhiệm: Ghi rõ phòng ban hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính cho từng biện pháp. Trong mẫu, chủ yếu là Phòng Tổ chức, nhưng có sự phối hợp với Trưởng các đơn vị có nhu cầu. Cần điền chính xác để tránh đùn đẩy trách nhiệm.
4. Thời hạn hoàn thành: Ấn định thời điểm hoặc khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành từng biện pháp. Ví dụ: "Khi có nhu cầu", "Sau khi xem xét", "Quý I/2012", "Tháng 03/2012". Thời hạn phải khả thi và phù hợp với tiến độ chung.
5. Ghi chú: Cột này dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như kết quả đạt được, khó khăn vướng mắc, hoặc các điều chỉnh trong quá trình thực hiện. Trong mẫu hiện tại cột này để trống, nhưng khi triển khai thực tế cần cập nhật thường xuyên.
6. Biện pháp theo dõi: Phần này nằm riêng sau bảng, gồm hai nội dung: (1) Hàng tháng hoặc định kỳ lập báo cáo tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng báo cáo lãnh đạo công ty; (2) Thường xuyên tổ chức họp nội bộ giữa các thành viên trong phòng. Đây là các hoạt động giám sát việc thực hiện mục tiêu, cần được thực hiện nghiêm túc.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này thuộc danh mục "ISO của Lilama", do đó cần tuân thủ đúng quy trình kiểm soát tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng. Mọi thay đổi phải được phê duyệt và lưu trữ đúng quy định.
• Tiêu đề biểu mẫu ghi "MTCL- Phong to chuc R" và "MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG - CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA HÀ NỘI - PHÒNG TỔ CHỨC - NĂM 2012". Khi điền, cần kiểm tra kỹ tiêu đề để đảm bảo đúng phòng ban và năm áp dụng.
• Phần "Biện pháp thực hiện" phải được viết chi tiết, cụ thể, có thể đo lường được. Tránh viết chung chung như "làm tốt công tác tuyển dụng" mà cần nêu rõ từng bước như trong mẫu.
• Cột "Thời hạn hoàn thành" cần được cập nhật thực tế, không chỉ dừng lại ở kế hoạch. Nếu có sự chậm trễ hoặc thay đổi, cần ghi chú rõ lý do vào cột "Ghi chú".
• Biểu mẫu này có chữ ký của Trưởng phòng (đã ký), thể hiện sự cam kết và phê duyệt. Do đó, sau khi điền xong, cần trình Trưởng phòng ký duyệt trước khi đưa vào thực hiện.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Mục tiêu chất lượng" và "Biện pháp thực hiện". Mục tiêu là đích đến (ví dụ: 100% tuyển dụng đáp ứng tiêu chí), còn biện pháp là cách thức để đạt đích (ví dụ: tập hợp nhu cầu, xây dựng kế hoạch). Nhiều người thường viết lẫn lộn hai phần này.
• Bỏ sót cột "Trách nhiệm" hoặc ghi không rõ ràng. Ví dụ chỉ ghi "Phòng Tổ chức" mà không ghi rõ cá nhân phụ trách chính, dẫn đến khó theo dõi khi cần báo cáo.
• Thời hạn hoàn thành không cụ thể, chỉ ghi "khi có nhu cầu" mà không xác định rõ "nhu cầu" phát sinh khi nào, dẫn đến không có cơ sở để đánh giá tiến độ.
• Không cập nhật cột "Ghi chú" trong quá trình thực hiện. Đây là cột quan trọng để ghi lại các vấn đề phát sinh, nhưng thường bị bỏ trống, làm mất thông tin lịch sử thực hiện.
• Phần "Biện pháp theo dõi" thường bị coi nhẹ, không được thực hiện định kỳ. Nếu không có báo cáo hàng tháng và họp nội bộ, việc theo dõi mục tiêu sẽ không hiệu quả, dễ dẫn đến chệch hướng.