Hướng dẫn điền biểu mẫu mục tiêu chất lượng phòng tổ chức Lilama

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "MTCL - Phòng Tổ chức (Đã soát)" được thiết kế để ghi nhận và theo dõi các mục tiêu chất lượng của Phòng Tổ chức thuộc Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội trong năm 2012. Biểu mẫu này giúp đơn vị xác định rõ hai mục tiêu trọng tâm: đáp ứng 100% nhu cầu tuyển dụng theo đúng tiêu chí "vì công việc mới tuyển người" và tổ chức đánh giá, chuẩn hóa năng lực cán bộ công nhân viên. Đây là công cụ quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, giúp lãnh đạo công ty và phòng ban theo dõi tiến độ thực hiện, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Tổ chức hoặc cán bộ được ủy quyền phụ trách hệ thống chất lượng của phòng thực hiện. Thời điểm điền là vào đầu năm kế hoạch (năm 2012) khi xây dựng mục tiêu chất lượng cho phòng, và được cập nhật định kỳ hàng tháng hoặc theo quý khi có báo cáo tình hình thực hiện. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng khi có nhu cầu tuyển dụng phát sinh hoặc khi tổ chức các đợt đánh giá năng lực định kỳ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục tiêu chất lượng (phần đầu): Ghi rõ hai mục tiêu chính của phòng trong năm. Mục tiêu 1: "100% nhu cầu tuyển dụng đáp ứng tiêu chí: Vì công việc mới tuyển người, không vì người mà sắp xếp công việc". Mục tiêu 2: "6 tháng cuối năm 2012 phấn đấu tổ chức ít nhất 01 lần đánh giá, chuẩn hóa lại năng lực cán bộ công nhân viên". Cần điền chính xác nội dung như đã được phê duyệt.
2. Kế hoạch thực hiện - Cột "ND mục tiêu": Sao chép lại nội dung mục tiêu tương ứng từ phần trên vào từng dòng. Dòng 01 ghi mục tiêu tuyển dụng, dòng 02 ghi mục tiêu đánh giá năng lực.
3. Kế hoạch thực hiện - Cột "Biện pháp thực hiện": Liệt kê chi tiết các bước cụ thể để đạt được mục tiêu. Ví dụ với mục tiêu tuyển dụng: tập hợp nhu cầu, đối chiếu vị trí, báo cáo lãnh đạo, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ, tổ chức phỏng vấn, đánh giá thử việc.
4. Kế hoạch thực hiện - Cột "Trách nhiệm": Ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính cho từng biện pháp. Thông thường là Phòng Tổ chức, Trưởng các đơn vị có nhu cầu, hoặc kết hợp cả hai.
5. Kế hoạch thực hiện - Cột "Thời hạn hoàn thành": Xác định mốc thời gian cụ thể cho từng biện pháp. Ví dụ: "Khi có nhu cầu", "Sau khi xem xét", "Sau khi được Giám đốc phê duyệt", "Sau thời gian thử việc 30 hoặc 60 ngày".
6. Kế hoạch thực hiện - Cột "Ghi chú": Để trống hoặc ghi thêm thông tin cần lưu ý như tài liệu tham khảo, điều kiện thực hiện đặc biệt.
7. Biện pháp theo dõi: Ghi rõ hai biện pháp giám sát: (1) Hàng tháng hoặc định kỳ lập báo cáo tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng báo cáo lãnh đạo công ty; (2) Thường xuyên tổ chức họp nội bộ giữa các thành viên trong phòng.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này thuộc hệ thống ISO của Lilama, cần được lưu trữ và quản lý theo đúng quy định về kiểm soát tài liệu.
• Phần "TRƯỞNG PHÒNG (đã ký)" thể hiện sự phê duyệt chính thức, không được tự ý sửa chữa sau khi đã ký.
• Mục tiêu chất lượng phải được xây dựng dựa trên chính sách chất lượng chung của công ty và phải đo lường được.
• Các biện pháp thực hiện cần cụ thể, khả thi và có phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân hoặc bộ phận.
• Thời hạn hoàn thành phải thực tế, phù hợp với nguồn lực hiện có và kế hoạch chung của công ty.
• Biện pháp theo dõi phải được thực hiện nghiêm túc, đúng định kỳ để kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa mục tiêu và biện pháp thực hiện: Nhiều người viết biện pháp quá chung chung, không cụ thể, dẫn đến khó triển khai.
• Không ghi đầy đủ trách nhiệm cho từng biện pháp: Chỉ ghi "Phòng Tổ chức" mà không phân công cụ thể cho cá nhân nào phụ trách chính.
• Thời hạn hoàn thành không rõ ràng: Ghi chung chung như "trong năm" thay vì ghi cụ thể theo quý hoặc tháng.
• Bỏ sót cột "Ghi chú": Không tận dụng cột này để ghi lại các điều kiện tiên quyết hoặc tài liệu tham khảo quan trọng.
• Không cập nhật biểu mẫu khi có thay đổi: Khi mục tiêu hoặc biện pháp thay đổi, cần cập nhật ngay vào biểu mẫu và thông báo cho các bên liên quan.
• Viết mục tiêu không đo lường được: Ví dụ "nâng cao chất lượng tuyển dụng" là quá chung, cần cụ thể hóa bằng chỉ số phần trăm hoặc số lần đánh giá.