Công văn 812/TCT-DNL năm 2019 về ngày lập và ký duyệt trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC do Tổng cục Thuế ban hành

Kính gửi: Cục thuế tỉnh Thanh Hóa.

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 287/CT-HCQT,TV,AC ngày 18/01/2019 của Cục thuế tỉnh Thanh Hóa báo cáo vướng mắc và đề nghị hướng dẫn về ngày lập và ký duyệt trên hóa đơn điện tử khi áp dụng theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính tại Công ty xi măng Nghi Sơn. Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại Tiết e, Điểm 1, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

“Điều 6. Nội dung của hoá đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

…

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.”

Tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

“Điều 8. Lập hóa đơn điện tử

1. Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Các hình thức lập hóa đơn điện tử:

- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;

- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.”

Tại Tiết a, Khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

“2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn

a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền….”

Theo trình bày của Công ty xi măng Nghi Sơn thì đối với hoạt động bán hàng tại Công ty xi măng Nghi Sơn thông thường ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử sẽ cùng ngày. Ngày lập hóa đơn điện tử Công ty đã thực hiện đúng theo quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, do hoạt động bán hàng được thực hiện trong cả 3 ca liên tục cả ngày đêm trên phần mềm in hóa đơn điện tử của VNPT, nên sẽ có tình trạng một số ít hóa đơn có ngày phê duyệt sau ngày lập hóa đơn, do khi lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua vào trước 24h của ngày hôm trước, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử vào sau 00h rơi vào ngày hôm sau.

Căn cứ vào qui định của pháp luật về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử nêu trên và mô hình hoạt động bán hàng của Công ty xi măng Nghi Sơn trong quá trình sản xuất kinh doanh và kê khai thuế, Tổng cục Thuế đồng ý với đề xuất của Công ty xi măng Nghi Sơn căn cứ ngày lập trên hóa đơn điện tử là ngày xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.

Tổng cục Thuế trả lời để Cục thuế tỉnh Thanh hóa được biết và hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện./.