Công văn 2821/CT-CS năm 2025 về đăng ký người phụ thuộc do Cục Thuế ban hành

Kính gửi: Ông Nguyễn Xuân Soi

Cục Thuế nhận được câu hỏi mã số PAKN.20250602.0011 của độc giả Nguyễn Xuân Soi gửi qua Cổng Thông tin điện tử Bộ Tài chính kiến nghị bỏ quy định phải đăng ký lại người phụ thuộc khi chuyển công ty. Về vấn đề này, Cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại tiết c.2 điểm c, tiết h.2.1 điểm h, điểm i khoản 1 Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính quy định:

“ c.2) Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

…

c.2.2) Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký.

h.2.1) Đối với người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công

h.2.1.1) Đăng ký người phụ thuộc

h.2.1.1.1) Đăng ký người phụ thuộc lần đầu:

Người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế và nộp hai (02) bản cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập để làm căn cứ tính giảm trừ cho người phụ thuộc.

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu giữ một (01) bản đăng ký và nộp một (01) bản đăng ký cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của luật quản lý thuế.

Riêng đối với cá nhân trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế thì cá nhân nộp một (01) bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của Luật Quản lý thuế.

…

h.2.1.2) Địa điểm, thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc:

- Địa điểm nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là nơi người nộp thuế nộp bản đăng ký người phụ thuộc.

Tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc và xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra thuế. ...

i) Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho môi một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như trường hợp đăng ký người phụ thuộc lần đầu theo hướng dẫn tai tiết h.2.1.1.1, điểm h, khoản 1, Điều này.

Tại điểm 1, Phần II Quyết định số 40/QĐ-BTC ngày 13/1/2023 của Bộ Tài chính quy định:

“1. ...Thủ tục đăng ký người phụ thuộc (NPT) giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công.

... Trường hợp (1): Người nộp thuế (NNT) lập hồ sơ đăng ký NPT lần đầu để tính giảm trừ gia cảnh trong suốt thời gian tính giảm trừ gia cảnh, gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập (nếu cá nhân nộp thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập) chậm nhất là trước thời hạn khai thuế (hoặc trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo quy định của Luật Quản lý thuế). Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu giữ một (01) bộ hồ sơ và nộp một (01) bộ hồ sơ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của kỳ khai thuế đó (hoặc khi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo quy định của Luật quản lý thuế).

Trường hợp (2): Người nộp thuế trực tiếp khai thuế với cơ quan Thuế thì nộp hồ sơ đăng ký NPT cho cơ quan Thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của Luật Quản lý thuế hoặc khi nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định. Riêng đối với người phụ thuộc khác (ví dụ: anh, chị, em ruột; ông, bà nội ngoại; cô, dì...) theo hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 của Bộ Tài chính, thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế”

Căn cứ quy định trên, cá nhân đăng ký người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc khi tính thuế TNCN. Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc nếu người phụ thuộc chưa có mã số thuế và trên hệ thống ứng dụng ngành thuế đã xác lập mối quan hệ người phụ thuộc của người nộp thuế cho thời gian tính giảm trừ gia cảnh tại tổ chức trả thu nhập mà cá nhân kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký người phụ thuộc.

Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Tuy nhiên khi thay đổi nơi làm việc, giữa các cơ quan trả thu nhập không có kết nối chia sẻ thông tin nên đơn vị làm việc mới sẽ không có cơ sở để tính giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc cho người nộp thuế. Người nộp thuế đăng ký lại người phụ thuộc để được tính giảm trừ gia cảnh ngay tại kỳ khai thuế trong năm ở nơi làm việc mới.

Hiện nay Bộ Tài chính đang xây dựng dự thảo Luật thuế TNCN (thay thế) và dự thảo Luật Quản lý Thuế (thay thế). Cơ quan thuế xây dựng và vận hành hệ thống dữ liệu điện tử tập trung, cho phép lưu trữ và tra cứu thông tin về giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc thông qua mã số thuế/số định danh cá nhân. Do đó, cơ quan thuế ghi nhận phản ánh kiến nghị của độc giả để đề xuất sửa đổi quy định về chính sách thuế, quản lý thuế có liên quan.

Cục Thuế thông báo để độc giả Nguyễn Xuân Soi được biết./.