Công văn 842/HTQTCT-CT năm 2016 quán triệt thực hiện quy định về chứng thực do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành

Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 16/02/2016 Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi chung là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Sau hơn một năm triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cho thấy bước đầu đã đưa hoạt động chứng thực vào nền nếp. Tuy nhiên, qua công tác quản lý nhà nước về chứng thực và phản ánh của Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao về việc có tiếp nhận một số giấy tờ được chứng thực không phù hợp với pháp luật hiện hành, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quán triệt đối với các cơ quan thực hiện chứng thực một số nội dung sau đây:

1. Về chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì về nguyên tắc người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Do đó, thời gian qua, khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, một số cơ quan thực hiện chứng thực đã chủ quan không kiểm tra kỹ bản chính làm cơ sở để chứng thực nên đã xảy ra tình trạng chứng thực cả những bản chính giả, cấp sai thẩm quyền. Đặc biệt, vừa qua Cơ quan an ninh Điều tra, Bộ Công an đã phát hiện nhiều giấy tờ của lao động Trung Quốc bị làm giả để xin cấp giấy phép lao động tại Việt Nam (gồm bằng cấp, chứng chỉ và lý lịch tư pháp). Vì vậy, đề nghị Sở Tư pháp thông báo đến các cơ quan thực hiện chứng thực, khi chứng thực bản sao từ bản chính cần kiểm tra, đối chiếu kỹ. Trường hợp nghi ngờ về tính hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản thì yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh (Khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP); nếu phát hiện bản chính được cấp sai thẩm quyền, giả mạo thì phải từ chối chứng thực và lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Về quy định hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 20, Khoản 5 Điều 32 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại và các trường hợp được quy định tại Điều 6 Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi Tiết và hướng dẫn thi hành một số Điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Do vậy, đề nghị Sở Tư pháp lưu ý các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực thực hiện đúng quy định nêu trên, ngoài các trường hợp được miễn theo quy định thì không chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch đối với các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận mà các giấy tờ đó chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.

3. Về việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản

- Trong thời gian vừa qua, một số UBND cấp xã, Phòng Công chứng chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản có nội dung như: cam đoan chưa kết hôn với ai (giống như giấy tuyên thệ); giấy xin xác nhận có nội dung như giấy khai sinh... Mặc dù những giấy tờ này không thuộc quy định tại Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nhưng nội dung của nó là giấy tờ hộ tịch mà pháp luật quy định phải cấp theo mẫu như “Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”, “Giấy khai sinh”... Đề nghị Sở Tư pháp quán triệt, hướng dẫn, chỉ đạo các cơ quan thực hiện chứng thực, trong trường hợp người dân yêu cầu chứng thực chữ ký trong những giấy tờ có nội dung nêu trên thì đề nghị thực hiện theo quy định của pháp luật hộ tịch; không chứng thực chữ ký trên các giấy tờ có nội dung như vậy.

- Theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực phải ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định, tuy nhiên, vẫn có tình trạng các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không ghi lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định được ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP. Đề nghị Sở Tư pháp quán triệt, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải ghi đầy đủ lời chứng theo mẫu quy định.

4. Về việc chứng thực hợp đồng, giao dịch

Theo quy định tại Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa Điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc Điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Quy định như vậy không có nghĩa là người thực hiện chứng thực không phải chịu trách nhiệm gì đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội mà với trình độ, năng lực bình thường thì một cán bộ, công chức cấp xã bắt buộc phải biết để từ chối chứng thực theo quy định tại Khoản 2, Điều 35 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội).

Để bảo vệ quyền lợi của người dân và bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật, đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo, hướng dẫn cơ quan thực hiện chứng thực, khi chứng thực hợp đồng, giao dịch phải thực hiện đầy đủ quy định tại Điều 35 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, theo đó, cùng với việc xác nhận về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện các bên; thời gian, địa Điểm ký kết hợp đồng, giao dịch..., thì phải xem xét đến nội dung của hợp đồng, giao dịch, đặc biệt đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất. Với trách nhiệm là cơ quan quản lý đất đai ở địa phương UBND cấp xã cần kiểm tra, xác minh để bảo đảm tính hợp pháp của thửa đất là đối tượng của hợp đồng, giao dịch, nhằm phát huy trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan quản lý đất đai tại địa phương theo quy định của Luật đất đai, cũng như bảo đảm tốt hơn quyền lợi của người dân khi tham gia hợp đồng, giao dịch.

Trên đây là một số Điểm cần lưu ý trong quá trình thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp quán triệt đến tất cả cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trên địa bàn, bảo đảm thực hiện đầy đủ, đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP./.