Công văn 1218/HTQTCT-CT năm 2020 về hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành

Kính gửi: Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Phúc đáp Công văn số 5143/STP-BTTP ngày 02/11/2020 của Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh đề nghị hướng dẫn, giải quyết khó khăn, vướng mắc trong hoạt động chứng thực, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực có ý kiến như sau:

1. Về xử lý đối với giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật do công chứng viên thực hiện

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì không có giá trị pháp lý. Như vậy, kể cả các giấy tờ, văn bản do công chứng viên chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì cũng không có giá trị pháp lý.

Khi phát hiện các giấy tờ, văn bản do công chứng viên thực hiện thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định, Sở Tư pháp đề nghị tổ chức hành nghề công chứng báo cáo để xem xét, hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể.

2. Về thủ tục chứng thực chữ ký người dịch

Khoản 1 Điều 30 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 32 của Nghị định này để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch”.

Như vậy, những giấy tờ, văn bản không phải là bản chính (như văn bản do cá nhân tự lập, bài báo, tạp chí...) vẫn được thực hiện dịch để chứng thực chữ ký người dịch. Khi giải quyết yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch, người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra nếu văn bản được dịch không thuộc trường hợp quy định tại Điều 32 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện đối chiếu chữ ký mẫu của cộng tác viên dịch thuật hoặc yêu cầu người dịch ký trước mặt (đối với trường hợp không phải là cộng tác viên) và chuyển người thực hiện chứng thực ký chứng thực.

3. Về việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

Khi chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch thì cơ quan thực hiện chứng thực sử dụng lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch chung quy định tại điểm a, mục 4, phần I của Phụ lục mẫu lời chứng, mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

4. Các vấn đề khác được nêu trong Công văn số 5143/STP-BTTP đã được Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực tổ chức tập huấn tại Bình Dương ngày 10/11/2020 (có sự tham gia của đại diện Sở Tư pháp TP. Hồ Chí Minh và một số Phòng Tư pháp cấp huyện thuộc TP. Hồ Chí Minh); đồng thời, đề nghị Sở Tư pháp phát huy trách nhiệm, chủ động nghiên cứu văn bản pháp luật trong quá trình chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ.

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực trao đổi Sở Tư pháp được biết, chỉ đạo thực hiện./.