| Số hiệu | 174/BC-UBND |
| Loại văn bản | Báo cáo |
| Cơ quan | Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 10/10/2016 |
| Người ký | Nguyễn Thị Thu |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n ỦY BAN NHÂN DÂN | \r\n \r\n CỘNG\r\n HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n Số: 174 | \r\n \r\n Thành\r\n phố Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 10 năm 2016 \r\n | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n
Căn cứ Công văn số 862/VTLTNN-TTTH\r\nngày 22 tháng 8 năm 2016 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về tình hình thực\r\nhiện Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu\r\ntrữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi\r\ntrường mạng, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh báo cáo, đánh giá tình hình\r\nthực hiện Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN như sau:
\r\n\r\nI. TÌNH HÌNH XÂY DỰNG\r\nTRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
\r\n\r\n1. Công tác phổ biến, tuyên truyền
\r\n\r\nThực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày\r\n22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản\r\nđiện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14\r\ntháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử; Quyết định số 1819/QĐ-TTg\r\nngày 26 tháng 10 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc\r\ngia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai\r\nđoạn 2016 - 2020; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội\r\nvụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ\r\ncơ quan; Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và\r\nLưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến\r\nvà lập hồ sơ trong môi trường mạng, Ủy ban nhân dân đã chỉ đạo Sở Thông tin và\r\nTruyền thông, Sở Nội vụ tổ chức triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và công\r\ntác quản lý, điều hành hoạt động phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc;\r\nquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cho\r\ncác cơ quan nhà nước tại Thành phố Hồ Chí Minh và thực hiện\r\nviệc kết nối liên thông văn bản qua môi trường mạng đến các cơ quan, tổ chức,\r\nđơn vị.
\r\n\r\nCác cơ quan, tổ chức đã triển khai phổ\r\nbiến, tuyên truyền, quán triệt văn bản quy định và hướng dẫn về liên thông Hệ\r\nthống phần mềm quản lý văn bản của Thành phố, tiến đến xây dựng một hệ thống\r\nChính quyền điện tử và Quy định lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu\r\nhồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức; qua đó, hướng dẫn\r\nsử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý văn bản đi, đến.
\r\n\r\n2. Công tác triển khai thực hiện
\r\n\r\na) Xây dựng phần mềm Quản lý văn bản\r\nvà hồ sơ công việc; phần mềm hệ thống Chính quyền điện tử
\r\n\r\nCăn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg; Nghị quyết\r\n36a/NQ-CP; Quyết định số 1819/QĐ-TTg, Ủy ban nhân dân thành phố đã giao Sở\r\nThông tin và Truyền thông xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và hướng dẫn nghiệp\r\nvụ đến các cơ quan, tổ chức như sau:
\r\n\r\n- Quyết định số 2254/QĐ-UBND ngày 15\r\ntháng 5 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố về phê duyệt Quy hoạch công nghệ\r\nthông tin Thành phố đến năm 2025.
\r\n\r\n- Kế hoạch số 7547/KH-UBND ngày 08 tháng\r\n12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước\r\ntại Thành phố Hồ Chí Minh năm 2016.
\r\n\r\n- Quyết định số 2260/QĐ-UBND ngày 09\r\ntháng 5 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố về phê duyệt “Kế hoạch ứng dụng\r\ncông nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 -\r\n2020”.
\r\n\r\n- Công văn số 3726/UBND-TTTH ngày 18\r\ntháng 7 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc sử dụng phần mềm theo\r\ndõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố.
\r\n\r\nb) Ban hành Quy định số hóa hồ sơ,\r\ntài liệu và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
\r\n\r\nỦy ban nhân dân thành phố đã ban hành\r\nQuyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 Quy định về lập hồ sơ,\r\nchỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại\r\ncác cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố; Công văn số 668/UBND-VX ngày 05\r\ntháng 02 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc tổ chức thực hiện Quyết\r\nđịnh số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố\r\nvề ban hành Quy định lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài\r\nliệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan tổ chức trên địa bàn thành phố.
\r\n\r\nBên cạnh đó, cơ quan chuyên môn đã\r\nxây dựng, ban hành văn bản triển khai, giới thiệu đến các cơ quan, tổ chức trên\r\nđịa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện việc chỉ đạo, điều hành, Quản lý văn bản\r\nvà hồ sơ công việc trong môi trường mạng:
\r\n\r\n- Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư -\r\nLưu trữ ban hành Công văn số 259/CCVTLT-QL ngày 23 tháng 9 năm 2015 về việc giới\r\nthiệu Hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng đến\r\ncác cơ quan, tổ chức theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của\r\nCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập\r\nhồ sơ trong môi trường mạng.
\r\n\r\n- Công văn số 119/STTTT-CNTT ngày 29\r\ntháng 01 năm 2016 của Sở Thông tin và Truyền thông về việc vận hành phần mềm Quản\r\nlý văn bản và hồ sơ công việc; Công văn số 993/STTTT-CNTT ngày 29 tháng 7 năm\r\n2016 của Sở Thông tin và Truyền thông về hướng dẫn sử dụng phần mềm theo dõi việc\r\nthực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố.
\r\n\r\n3. Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo\r\ntăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong phát hành thư mời và tiếp nhận hồ\r\nsơ hành chính
\r\n\r\nỦy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh\r\nđã chỉ đạo các cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin tiếp nhận thư mời họp và tiếp\r\nnhận hồ sơ hành chính tại Công văn số 3576/UBND-THKH ngày 08 tháng 7 năm 2016 về\r\ntăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc phát hành thư mời và tiếp nhận\r\nhồ sơ hành chính.
\r\n\r\nSở Thông tin và Truyền thông đã xây dựng\r\nphần mềm hệ thống chính quyền điện tử, trong đó đã tích hợp
Hiện nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức\r\ntại Thành phố Hồ Chí Minh đều sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc;\r\nđồng thời một số cơ quan, tổ chức đang ứng dụng phần mềm hệ thống Chính quyền\r\nđiện tử trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và hồ sơ công việc như sau:
\r\n\r\n\r\n\r\na) Tính hợp pháp của văn bản điện tử\r\ntrao đổi qua môi trường mạng
\r\n\r\nỦy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh\r\nxây dựng và ban hành văn bản điện tử đều dựa trên cơ sở pháp luật và văn bản\r\nquy định về giao dịch điện tử.
\r\n\r\nKhi đăng ký sử dụng phần mềm Quản lý\r\nvăn bản và hồ sơ công việc các cơ quan, tổ chức và cán bộ, công chức, viên chức\r\nđều được cung cấp thông tin đăng nhập và mật khẩu để bảo đảm độ tin cậy, tính\r\ntoàn vẹn và xác thực của văn bản điện tử từ lúc văn bản đó được khởi tạo lần đầu\r\ndưới dạng hoàn chỉnh; nội dung văn bản điện tử đó có thể truy cập, sử dụng và để\r\ntham chiếu khi cần thiết.
\r\n\r\nSong song với việc thu thập tài liệu\r\nlưu trữ giấy, các cơ quan, tổ chức đã thực hiện thu thập tài liệu lưu trữ điện\r\ntử vào Lưu trữ cơ quan.
\r\n\r\nb) Quản lý văn bản đến trong môi trường\r\nmạng
\r\n\r\nViệc chuyển giao văn bản đến, tra cứu\r\nthông tin trong môi trường mạng nhanh chóng, thuận lợi đảm bảo thời gian giao,\r\nnhận hồ sơ.
\r\n\r\nTổ chức lại tinh gọn và hoạt động có\r\nhiệu quả tại bộ phận văn thư cơ quan.
\r\n\r\nQuản lý văn bản đến trong môi trường\r\nmạng tại Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày\r\n26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước từ khi tiếp nhận văn bản\r\nđến, chuyển Lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo, ý kiến phân phối, đến công chức, viên\r\nchức chủ trì và phối hợp giải quyết.
\r\n\r\nc) Quản lý văn bản đi trong môi trường\r\nmạng
\r\n\r\nViệc quản lý văn bản đi trong môi trường\r\nmạng đã được tích hợp tại phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc; phần mềm\r\nhệ thống Chính quyền điện tử nhằm giúp các cơ quan nhà nước đảm bảo tính pháp\r\nlý của văn bản trao đổi và an toàn, an ninh thông tin để thực hiện giao dịch\r\nhành chính điện tử, trao đổi thông tin một cách có hiệu quả trong nội bộ từng\r\ncơ quan và giữa cơ quan nhà nước với nhau.
\r\n\r\nTuy nhiên, công chức, viên chức\r\nchuyên môn tại một số cơ quan xây dựng dự thảo văn bản đi chưa thực hiện việc\r\nsoạn thảo văn bản trong môi trường mạng; việc thực hiện chữ ký số chưa được\r\ntích hợp trong hai phần mềm trên.
\r\n\r\nd) Quản lý hồ sơ trong môi trường mạng
\r\n\r\nCăn cứ vào Khung phân loại hồ sơ,\r\ntrong quá trình giải quyết công việc công chức, viên chức xác định mã hồ sơ cho\r\nvăn bản đi, văn bản đến, ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp văn bản tài liệu khác\r\ncó liên quan và phần mềm đáp ứng các bước thực hiện theo\r\nHướng dẫn số 822/HD-VTLTNN.
\r\n\r\n2. Thông tin đầu\r\nvào, đầu ra của dữ liệu quản lý văn bản đi, đến và hồ sơ
\r\n\r\na) Thông tin đầu vào của dữ liệu quản\r\nlý văn bản đến, văn bản đi và quản lý hồ sơ
\r\n\r\n- Tại phần mềm Quản lý văn bản và hồ\r\nsơ công việc; phần mềm hệ thống Chính quyền điện tử đảm bảo 14 nội dung thông tin\r\nđầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN.
\r\n\r\n- Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ\r\ncông việc; phần mềm hệ thống Chính quyền điện tử đảm bảo 12 nội dung thông tin\r\nđầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN.
\r\n\r\n- Thông tin đầu vào của dữ liệu quản\r\nlý hồ sơ thực hiện 12 nội dung theo Hướng dẫn số\r\n822/HD-VTLTNN.
\r\n\r\nb) Thông tin đầu ra “sổ đăng ký văn bản\r\nđến” và “sổ đăng ký văn bản đi” (420 x 297 cm) đều được in\r\nra sổ (khổ giấy A4), mẫu đăng ký bên trong “Sổ đăng ký văn bản đến” và “Sổ đăng\r\nký văn bản đi” thực hiện theo quy định.
\r\n\r\nc) Thông tin đầu ra “phiếu trình ký\r\nvăn bản”: Phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc và phần\r\nmềm hệ thống Chính quyền điện tử chưa tích hợp phiếu trình ký văn\r\nbản; tuy nhiên, các cơ quan, tổ chức thực hiện mẫu phiếu trình văn bản giấy\r\ntheo Quyết định số 5078/QĐ-UBND ngày 10 tháng 10 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban\r\nnhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc ban hành mẫu Phiếu trình và sắp xếp\r\nthành phần tài liệu trong hồ sơ trình duyệt, trình ký hồ sơ tại các cơ quan, tổ\r\nchức và Hướng dẫn số 992/HD-SNV ngày 25 tháng 3 năm 2016 của Sở Nội vụ hướng dẫn\r\ncác mẫu Phiếu trình duyệt, trình ký hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức.
\r\n\r\nd) Thông tin đầu\r\nra “báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến” trong phần mềm của Thành phố Hồ\r\nChí Minh đang thực hiện đều áp dụng theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ\r\nNhà nước.
\r\n\r\nđ) Thông tin đầu ra “báo cáo tình\r\nhình văn bản đi” được thực hiện theo quy định tại Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN\r\ntrong phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc và phần\r\nmềm hệ thống Chính quyền điện tử của Thành phố Hồ Chí Minh.
\r\n\r\ne) Thông tin đầu ra “mục lục văn bản”\r\nvà “mục lục hồ sơ”: Phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công\r\nviệc và phần mềm hệ thống Chính quyền điện tử chưa tích hợp\r\n“mục lục văn bản” và “mục lục hồ sơ”, cho nên các cơ quan, tổ chức thực hiện “mục\r\nlục văn bản” và “mục lục hồ sơ” trên hồ sơ giấy theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV\r\nngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và\r\nnộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Ưu điểm
\r\n\r\nThực hiện phần mềm quản lý văn bản\r\nđi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc nhằm đồng bộ và đạt hiệu quả công tác tại\r\ncác cơ quan, tổ chức của Thành phố Hồ Chí Minh. Thực hiện việc này nhằm góp phần\r\nthực hiện cải cách hành chính, tổ chức quản lý khoa học công việc tiết kiệm chi\r\nphí và sức người trong việc sao y, phát hành văn bản và hồ sơ công việc; thống\r\nnhất nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng,\r\ngóp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước, công tác chỉ đạo điều\r\nhành, hoạt động, tổ chức của Thành phố; thực hiện ứng dụng phần mềm đồng bộ là\r\nđể quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy không để mất mát, thất lạc, truy cập\r\nvào hệ thống để có thể khai thác, tham khảo thông tin và xử lý công việc được\r\nhiệu quả, xuyên suốt từ cấp thành phố đến sở, ngành, quận, huyện.
\r\n\r\n2. Khó k
Ngoài ưu điểm nêu trên cũng còn một số\r\nkhó khăn nhất định trong việc thực hiện các văn bản quy định về tăng cường sử dụng\r\nvăn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Chính phủ điện tử; quản\r\nlý văn bản đến, đi và lập hồ sơ trong môi trường mạng như:
\r\n\r\n- Tính pháp lý của Hướng dẫn số\r\n822/HD-VTLTNN chưa cao; các quy định và tính pháp lý của văn bản điện tử, đối\r\ntượng văn bản và cơ quan áp dụng chưa được quy định cụ thể.
\r\n\r\n- Trang thiết bị hạ tầng thông tin\r\nchưa đầy đủ, đồng bộ nên còn hạn chế trong việc lưu trữ tài liệu điện tử.
\r\n\r\n- Cán bộ, công chức, viên chức tại\r\ncác cơ quan, tổ chức còn lập hồ sơ giấy chưa thực hiện việc lập hồ sơ trong môi\r\ntrường mạng; chức năng quét để lưu trữ dữ liệu văn bản đến\r\nvào phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc; phần mềm hệ thống Chính quyền\r\nđiện tử xử lý rất chậm cho nên các cơ quan, tổ chức phải lưu dữ liệu trong máy\r\ntính cá nhân nên chiếm dụng tài nguyên máy tính rất lớn không thể đáp ứng\r\nnhu cầu khai thác, sử dụng.
\r\n\r\n- Nhân sự và khả năng phục vụ cho việc\r\nlập hồ sơ trên môi trường mạng còn hạn chế chủ yếu phụ thuộc vào người làm công\r\ntác văn thư, lưu trữ.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Căn cứ\r\ncác quy định của Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng\r\nChính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ\r\nquan nhà nước; Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ\r\nvề Chính phủ điện tử; Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26 tháng 10 năm 2015 của\r\nThủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông\r\ntin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020, đề xuất Bộ Nội\r\nvụ sớm ban hành Thông tư quy định về quản lý văn bản đi, văn bản đến trong môi\r\ntrường mạng.
\r\n\r\n2. Điều\r\nchỉnh kích thước thông tin đầu ra “sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản\r\nđi” phù hợp với máy in là 297 x 210 mm (khổ giấy A4).
\r\n\r\nTrên đây là Báo cáo thực hiện Hướng dẫn\r\nsố 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư\r\nvà Lưu trữ Nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến trong môi trường mạng của\r\nỦy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n KT. CHỦ TỊCH | \r\n
\r\n\r\n
| Số hiệu | 174/BC-UBND |
| Loại văn bản | Báo cáo |
| Cơ quan | Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 10/10/2016 |
| Người ký | Nguyễn Thị Thu |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Bạn chưa có tài khoản? Hãy Đăng ký
| Số hiệu | 174/BC-UBND |
| Loại văn bản | Báo cáo |
| Cơ quan | Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 10/10/2016 |
| Người ký | Nguyễn Thị Thu |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |