Hướng dẫn điền biểu mẫu MTCL Phòng Tổ chức Lilama Hà Nội

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu MTCL - Phòng Tổ chức R là tài liệu thuộc hệ thống ISO của Lilama, được thiết kế để ghi nhận và quản lý các mục tiêu chất lượng của Phòng Tổ chức trong năm 2012. Mục đích chính của biểu mẫu là xác định rõ các mục tiêu cụ thể, biện pháp thực hiện, trách nhiệm và thời hạn hoàn thành cho từng công việc. Thông qua biểu mẫu này, lãnh đạo công ty có thể theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả công việc và đảm bảo các hoạt động của phòng luôn hướng tới mục tiêu chất lượng đã đề ra. Đây là công cụ quan trọng giúp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Tổ chức hoặc cán bộ được ủy quyền trực tiếp điền và cập nhật. Thời điểm điền biểu mẫu là vào đầu năm (năm 2012) khi lập kế hoạch mục tiêu chất lượng cho cả năm. Sau đó, biểu mẫu sẽ được cập nhật định kỳ hàng tháng hoặc theo từng giai đoạn khi có kết quả thực hiện các biện pháp. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng khi có nhu cầu tuyển dụng mới hoặc khi tổ chức đánh giá năng lực cán bộ công nhân viên. Việc điền biểu mẫu phải hoàn thành trước khi trình lãnh đạo công ty phê duyệt và đưa vào theo dõi thực hiện.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tiêu đề biểu mẫu: Ghi rõ "MTCL- Phong to chuc R" để xác định đây là biểu mẫu mục tiêu chất lượng của Phòng Tổ chức. Không thay đổi hoặc viết tắt tiêu đề này.
2. Thuộc danh mục: Ghi "ISO cua Lilama" để xác định biểu mẫu thuộc hệ thống quản lý chất lượng ISO của công ty. Đây là thông tin cố định, không cần thay đổi.
3. Phần Mục tiêu chất lượng: Ghi rõ hai mục tiêu chính: (1) 100% nhu cầu tuyển dụng đáp ứng tiêu chí tuyển người vì công việc; (2) Tổ chức ít nhất 01 lần đánh giá năng lực trong 6 tháng đầu năm. Mỗi mục tiêu cần được trình bày rõ ràng, đầy đủ nội dung như trong biểu mẫu mẫu.
4. Phần Biện pháp thực hiện: Điền chi tiết các bước thực hiện cho từng mục tiêu. Ví dụ: với mục tiêu tuyển dụng, cần liệt kê các bước từ tập hợp nhu cầu, xin ý kiến lãnh đạo, xây dựng kế hoạch, tiếp nhận hồ sơ, tổ chức phỏng vấn đến đánh giá thử việc.
5. Cột Trách nhiệm: Ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện từng biện pháp. Ví dụ: Phòng Tổ chức, Trưởng các đơn vị có nhu cầu, hoặc kết hợp cả hai. Cần phân công cụ thể để tránh chồng chéo.
6. Cột Thời hạn hoàn thành: Ghi thời gian cụ thể cho từng biện pháp. Ví dụ: "Khi có nhu cầu", "Sau khi xem xét", "Quý I/2012", "Tháng 03/2012". Thời hạn phải rõ ràng, có thể đo lường được để dễ dàng theo dõi tiến độ.
7. Cột Ghi chú: Sử dụng để ghi lại các thông tin bổ sung như kết quả thực hiện, vướng mắc phát sinh hoặc các điều chỉnh cần thiết. Cột này có thể để trống nếu không có nội dung cần ghi chú.
8. Phần Biện pháp theo dõi: Ghi rõ hai nội dung: (1) Hàng tháng hoặc định kỳ lập báo cáo tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng; (2) Thường xuyên tổ chức họp nội bộ giữa các thành viên trong phòng. Đây là phần quan trọng để đảm bảo việc thực hiện mục tiêu được giám sát liên tục.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này phải được Trưởng phòng ký xác nhận sau khi hoàn thành, thể hiện sự cam kết và trách nhiệm đối với các mục tiêu đã đề ra.
• Không được tự ý thay đổi cấu trúc biểu mẫu hoặc thêm bớt các cột thông tin khi chưa có sự đồng ý của bộ phận quản lý chất lượng.
• Mỗi mục tiêu chất lượng phải được cụ thể hóa bằng các biện pháp thực hiện rõ ràng, có thể đo lường và đánh giá được.
• Thời hạn hoàn thành phải thực tế, phù hợp với nguồn lực hiện có và kế hoạch chung của công ty.
• Biểu mẫu sau khi điền xong cần được lưu trữ cẩn thận theo quy định của hệ thống ISO, phục vụ cho việc kiểm tra và đánh giá nội bộ sau này.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa mục tiêu và biện pháp thực hiện: Nhiều người thường viết biện pháp vào cột mục tiêu hoặc ngược lại, dẫn đến nội dung không chính xác. Cần phân biệt rõ: mục tiêu là kết quả mong muốn đạt được, còn biện pháp là cách thức để đạt được kết quả đó.
• Bỏ sót thông tin ở cột Trách nhiệm: Một số biện pháp có thể do nhiều đơn vị phối hợp thực hiện nhưng chỉ ghi tên một đơn vị, gây khó khăn trong việc phân công và theo dõi.
• Ghi thời hạn không cụ thể: Viết chung chung như "trong năm" hoặc "khi cần" thay vì ghi rõ tháng, quý hoặc sự kiện cụ thể. Điều này làm giảm hiệu quả của việc theo dõi tiến độ.
• Không cập nhật cột Ghi chú: Sau khi thực hiện xong biện pháp, nhiều người quên không ghi nhận kết quả hoặc vướng mắc vào cột Ghi chú, gây khó khăn cho việc đánh giá tổng kết cuối năm.
• Viết nội dung quá dài dòng hoặc quá ngắn: Cần viết ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết. Tránh viết lan man hoặc chỉ ghi vài từ không rõ nghĩa.