Hướng dẫn điền biểu mẫu MTCL phòng Tổ chức Lilama Hà Nội

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu MTCL - Phòng Tổ chức (Đã soát) là tài liệu quản lý chất lượng thuộc hệ thống ISO của Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận và theo dõi các mục tiêu chất lượng của Phòng Tổ chức trong năm 2012, tập trung vào hai lĩnh vực trọng tâm: tuyển dụng nhân sự đúng tiêu chí và đánh giá chuẩn hóa năng lực cán bộ công nhân viên. Biểu mẫu giúp Phòng Tổ chức lập kế hoạch, triển khai biện pháp thực hiện, phân công trách nhiệm và xác định thời hạn hoàn thành cho từng mục tiêu. Đây là công cụ quan trọng để đảm bảo công tác nhân sự được thực hiện bài bản, minh bạch và đúng quy trình ISO.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Tổ chức hoặc cán bộ được ủy quyền tại Phòng Tổ chức của Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội chịu trách nhiệm điền và cập nhật. Thời điểm điền biểu mẫu là vào đầu năm kế hoạch (năm 2012) để xác lập các mục tiêu chất lượng cho cả năm. Sau đó, biểu mẫu được cập nhật định kỳ hàng tháng hoặc theo từng giai đoạn thực hiện để ghi nhận tiến độ, kết quả đạt được và các điều chỉnh cần thiết. Việc điền biểu mẫu cũng được thực hiện khi có nhu cầu tuyển dụng phát sinh hoặc khi tổ chức các đợt đánh giá năng lực định kỳ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục tiêu chất lượng (phần đầu): Ghi rõ hai mục tiêu chính của Phòng Tổ chức năm 2012. Mục tiêu 1: "100% nhu cầu tuyển dụng đáp ứng tiêu chí: Vì công việc mới tuyển người, không vì người mà sắp xếp công việc". Mục tiêu 2: "6 tháng cuối năm 2012 phấn đấu tổ chức ít nhất 01 lần đánh giá, chuẩn hóa lại năng lực cán bộ công nhân viên". Phần này cần được Trưởng phòng ký xác nhận.
2. Cột TT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự cho từng mục tiêu, bắt đầu từ 01 cho mục tiêu tuyển dụng và 02 cho mục tiêu đánh giá năng lực.
3. Cột ND mục tiêu (Nội dung mục tiêu): Sao chép lại chính xác nội dung mục tiêu từ phần trên, bao gồm cả tiêu chí tuyển dụng và kế hoạch đánh giá năng lực.
4. Cột Biện pháp thực hiện: Liệt kê chi tiết các bước cụ thể để đạt được mỗi mục tiêu. Ví dụ: đối với mục tiêu tuyển dụng, ghi các bước như tập hợp nhu cầu, đối chiếu vị trí, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức phỏng vấn, đánh giá thử việc. Đối với mục tiêu đánh giá năng lực, ghi các bước xây dựng quy trình, định biên tiêu chuẩn, lập kế hoạch đánh giá, tổng hợp kết quả.
5. Cột Trách nhiệm: Ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính cho từng biện pháp. Thông thường là "Phòng Tổ chức" hoặc kết hợp "Phòng Tổ chức, Trưởng các đơn vị có nhu cầu".
6. Cột Thời hạn hoàn thành: Xác định thời gian cụ thể để hoàn thành từng biện pháp. Ví dụ: "Khi có nhu cầu", "Sau khi xem xét", "Sau khi được Giám đốc PD", "Quý II/2012", "Tháng 06/2012".
7. Cột Ghi chú: Ghi thêm các thông tin bổ sung nếu cần, như điều kiện thực hiện, nguồn lực yêu cầu hoặc các lưu ý đặc biệt. Cột này có thể để trống nếu không có nội dung.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này thuộc hệ thống ISO của Lilama, do đó cần được lưu trữ và quản lý theo đúng quy định về kiểm soát tài liệu của công ty.
• Mọi thay đổi về mục tiêu, biện pháp hoặc thời hạn đều phải được cập nhật kịp thời và có sự phê duyệt của lãnh đạo.
• Kết quả thực hiện các mục tiêu cần được báo cáo định kỳ hàng tháng hoặc theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
• Việc đánh giá năng lực cán bộ công nhân viên phải được thực hiện công khai, minh bạch và đúng quy trình đã xây dựng.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành cần được ký duyệt bởi Trưởng phòng Tổ chức trước khi đưa vào thực hiện.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện: Mục tiêu là kết quả mong đợi, còn kế hoạch là các bước để đạt được mục tiêu đó.
• Bỏ sót cột Trách nhiệm hoặc Thời hạn hoàn thành, dẫn đến không xác định được ai làm và khi nào làm.
• Ghi nội dung mục tiêu không chính xác so với phần mục tiêu đã được phê duyệt ở đầu biểu mẫu.
• Không cập nhật kết quả thực hiện vào cột Ghi chú hoặc không báo cáo tiến độ định kỳ.
• Viết biện pháp thực hiện quá chung chung, thiếu chi tiết cụ thể dẫn đến khó triển khai thực tế.