Hướng dẫn điền biểu mẫu MTCL-Phòng Dự án đầu tư Lilama

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu MTCL-Phong du an R (Mục tiêu Chất Lượng - Phòng Phát triển các Dự án Đầu tư) được sử dụng để ghi nhận và theo dõi các mục tiêu chất lượng của Phòng Phát triển các Dự án Đầu tư thuộc Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội trong năm 2012. Biểu mẫu này là một phần của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO do Lilama ban hành. Mục đích chính là xác định rõ các mục tiêu cần đạt được, các biện pháp thực hiện, trách nhiệm của từng bộ phận/cá nhân, thời hạn hoàn thành và các biện pháp theo dõi tiến độ. Đây là công cụ quan trọng để đảm bảo phòng làm việc có kế hoạch, có kiểm soát và đạt được các chỉ tiêu đã đề ra trong năm.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Phát triển các Dự án Đầu tư chịu trách nhiệm lập và điền vào đầu năm kế hoạch (cụ thể là năm 2012). Các thành viên trong phòng có trách nhiệm cung cấp thông tin đầu vào cho các mục tiêu và biện pháp liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách. Sau khi được Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt, biểu mẫu này sẽ được phổ biến đến toàn thể cán bộ, nhân viên trong phòng để thực hiện. Hàng tháng, phòng sẽ lập báo cáo tình hình thực hiện dựa trên các nội dung đã ghi trong biểu mẫu này để báo cáo lãnh đạo công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tiêu đề biểu mẫu: Ghi rõ "MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG - Năm 2012" và tên phòng là "PHÒNG PHÁT TRIỂN CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ". Đây là thông tin cố định, cần kiểm tra cho đúng với năm kế hoạch và tên phòng ban.
2. Mục tiêu chất lượng (cột 2 - Nội dung mục tiêu): Ghi rõ từng mục tiêu cụ thể, đo lường được. Ví dụ: "Tổ chức và thực hiện triển khai các thủ tục dự án đầu tư, lập phương án và triển khai kinh doanh nhà đất cho ít nhất 01 dự án." Mỗi mục tiêu phải rõ ràng, có chỉ tiêu số lượng (ít nhất 01 dự án) và phạm vi thực hiện.
3. Biện pháp thực hiện (cột 3): Liệt kê chi tiết các bước, hành động cụ thể để đạt được mục tiêu. Ví dụ: "Tổ chức triển khai thiết lập các thủ tục dự án đầu tư (thuê thầu phụ thiết lập báo cáo, thiết kế, khảo sát địa hình, địa chất...)". Các biện pháp phải khả thi và có trình tự logic.
4. Trách nhiệm (cột 4): Ghi rõ tên phòng ban hoặc chức danh chịu trách nhiệm chính cho từng biện pháp. Ví dụ: "Phòng phát triển các Dự án đầu tư", "Ban lãnh đạo, Phòng phát triển các Dự án đầu tư". Cần phân công rõ ràng, tránh chung chung.
5. Thời hạn hoàn thành (cột 5): Ghi thời gian cụ thể (quý, tháng) hoàn thành từng biện pháp. Ví dụ: "Quý I, II/2011", "Tháng 01/2012", "Thường xuyên". Thời hạn phải phù hợp với tiến độ chung của dự án.
6. Ghi chú (cột 6): Dùng để ghi các thông tin bổ sung nếu cần, ví dụ: "Song song quá trình thiết lập thủ tục dự án" hoặc "Sau hoàn thiện". Có thể để trống nếu không có ghi chú đặc biệt.
7. Biện pháp theo dõi: Phần này nằm cuối biểu mẫu, ghi rõ cách thức theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu. Ví dụ: "Hàng tháng lập báo cáo về tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng báo cáo lãnh đạo công ty" và "Thường xuyên tổ chức họp nội bộ giữa các thành viên trong phòng."

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này phải được lập và phê duyệt trước khi bắt đầu năm kế hoạch, đảm bảo mọi mục tiêu đều được thống nhất từ đầu.
• Mỗi mục tiêu phải gắn với một chỉ tiêu cụ thể, có thể đo lường được (ví dụ: số lượng dự án, tỷ lệ % hoàn thành) để dễ dàng đánh giá kết quả cuối kỳ.
• Trách nhiệm phải được phân công rõ ràng, tránh tình trạng đùn đẩy công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân.
• Thời hạn hoàn thành cần thực tế, phù hợp với nguồn lực hiện có và các yếu tố khách quan khác.
• Biện pháp theo dõi phải được thực hiện nghiêm túc hàng tháng, không chỉ để đối phó mà để thực sự cải thiện hiệu quả công việc.

Lỗi thường gặp

• Viết mục tiêu chung chung, không có chỉ tiêu cụ thể, ví dụ: "Nâng cao chất lượng công việc" thay vì "Hoàn thành thủ tục cho ít nhất 01 dự án".
• Không phân công trách nhiệm rõ ràng, để trống hoặc ghi chung chung như "Phòng thực hiện" dẫn đến không ai chịu trách nhiệm chính.
• Thời hạn hoàn thành không khả thi hoặc quá dài, ví dụ ghi "Quý I/2012" cho một công việc cần nhiều thủ tục phức tạp nhưng thực tế không thể hoàn thành trong 3 tháng.
• Bỏ sót phần biện pháp theo dõi hoặc ghi qua loa, dẫn đến không có cơ sở để đánh giá tiến độ thực hiện hàng tháng.
• Không cập nhật biểu mẫu khi có thay đổi về kế hoạch hoặc nguồn lực, dẫn đến mục tiêu ban đầu trở nên lạc hậu và không còn phù hợp.