Hướng dẫn điền biểu mẫu Mục tiêu chất lượng Phòng Kinh tế Kỹ thuật

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Mục tiêu chất lượng - Phòng Kinh tế Kỹ thuật" (MTCL - P.KT - KT) được xây dựng nhằm thiết lập và theo dõi các mục tiêu chất lượng cụ thể của Phòng Kinh tế Kỹ thuật thuộc Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội. Tài liệu này là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của công ty. Mục đích chính là giúp tập thể phòng xác định rõ các chỉ tiêu cần đạt được trong năm, đồng thời đề ra các biện pháp thực hiện, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành cụ thể. Nhờ đó, phòng có thể kiểm soát hiệu quả tiến độ, chất lượng, an toàn và kinh tế của các công trình xây lắp thuộc phạm vi quản lý.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Kinh tế Kỹ thuật chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng và ban hành vào đầu mỗi năm (năm kế hoạch). Các thành viên trong phòng có thể tham gia đóng góp ý kiến trong quá trình họp nội bộ để xác định mục tiêu và biện pháp phù hợp. Sau khi được phê duyệt, biểu mẫu được sử dụng để theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện trong suốt năm. Hàng tháng, phòng sẽ lập báo cáo tình hình thực hiện các mục tiêu này để báo cáo lãnh đạo công ty. Như vậy, biểu mẫu được điền và cập nhật định kỳ, đặc biệt là vào đầu năm và trong các kỳ đánh giá hàng tháng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần "Mục tiêu chất lượng" (đầu biểu mẫu): Ghi rõ 4 mục tiêu chung của tập thể phòng trong năm. Các mục tiêu này đã được liệt kê sẵn trong biểu mẫu, bao gồm: xây dựng tập thể vững mạnh, năng động sáng tạo, thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh, và theo dõi 100% công trình về tiến độ - chất lượng - kỹ thuật - kinh tế - an toàn. Người điền chỉ cần kiểm tra và xác nhận các mục tiêu này đã được phê duyệt.
2. Cột "TT" (Số thứ tự): Điền số thứ tự cho từng mục tiêu cụ thể. Trong biểu mẫu mẫu có 2 mục tiêu chính, đánh số 01 và 02. Nếu có thêm mục tiêu khác, tiếp tục đánh số 03, 04...
3. Cột "Nội dung mục tiêu": Mô tả chi tiết mục tiêu cần đạt được. Ví dụ: "100% các công trình thi công xây lắp thuộc phạm vi quản lý sẽ được theo dõi và quản lý về chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật, tiến độ đáp ứng yêu cầu khách hàng." Cần viết rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường được.
4. Cột "Biện pháp thực hiện": Liệt kê các hành động cụ thể để đạt được mục tiêu. Ví dụ: "Xem xét chặt chẽ kế hoạch thi công", "Kiểm tra định kỳ hiện trường công trình", "Áp dụng quy trình ISO 9001:2008". Mỗi biện pháp nên được viết thành một dòng riêng, bắt đầu bằng dấu gạch ngang.
5. Cột "Trách nhiệm": Ghi rõ bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện biện pháp đó. Thông thường là "Phòng Kinh tế Kỹ thuật" hoặc "Phòng Kinh tế Kỹ thuật và các đơn vị thi công". Cần phân công cụ thể để tránh đùn đẩy trách nhiệm.
6. Cột "Thời hạn hoàn thành": Xác định thời gian hoàn thành biện pháp. Có thể ghi "Thường xuyên" (đối với các hoạt động liên tục), "Hàng tháng", hoặc "Khi xảy ra sự cố" (đối với các biện pháp xử lý tình huống).
7. Cột "Ghi chú": Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung nếu cần, ví dụ: kết quả thực hiện, khó khăn gặp phải, hoặc các điều chỉnh trong quá trình thực hiện. Cột này có thể để trống nếu không có nội dung.
8. Phần "Biện pháp theo dõi": Ghi rõ cách thức theo dõi việc thực hiện các mục tiêu. Biểu mẫu đã có sẵn 2 biện pháp: (1) Hàng tháng lập báo cáo tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng báo cáo lãnh đạo công ty; (2) Thường xuyên tổ chức họp nội bộ giữa các thành viên trong phòng. Người điền chỉ cần kiểm tra và xác nhận.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này phải được lưu trữ và quản lý theo đúng quy định của hệ thống ISO 9001:2008 của Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội.
• Các mục tiêu và biện pháp phải được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ thực tế của Phòng Kinh tế Kỹ thuật và kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
• Khi có thay đổi về mục tiêu hoặc biện pháp, cần cập nhật ngay vào biểu mẫu và thông báo cho toàn bộ thành viên trong phòng.
• Biểu mẫu phải được Trưởng phòng ký duyệt trước khi ban hành và sử dụng chính thức.
• Các báo cáo hàng tháng về tình hình thực hiện mục tiêu phải được lưu giữ đầy đủ để phục vụ công tác đánh giá và kiểm tra.

Lỗi thường gặp

• Không cập nhật mục tiêu khi có thay đổi về kế hoạch sản xuất kinh doanh hoặc cơ cấu tổ chức, dẫn đến mục tiêu không còn phù hợp.
• Viết nội dung mục tiêu quá chung chung, không cụ thể, khó đo lường và đánh giá kết quả thực hiện.
• Bỏ sót cột "Trách nhiệm" hoặc phân công không rõ ràng, gây khó khăn trong việc theo dõi và đôn đốc.
• Không ghi thời hạn hoàn thành hoặc ghi không chính xác, dẫn đến không kiểm soát được tiến độ thực hiện.
• Không tổ chức họp nội bộ định kỳ để đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu, làm giảm hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.