Hướng dẫn thực hiện bao phủ điểm bán lẻ cho nhân viên bán hàng

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Hướng dẫn thực hiện bao phủ điểm bán lẻ" được ban hành nhằm chuẩn hóa quy trình làm việc của đội ngũ bán hàng tại các điểm bán lẻ. Tài liệu này giúp nhân viên bán hàng (NVBH) và nhân viên thị trường (NVTB) hiểu rõ cách phân chia đội nhóm, tần suất thăm viếng khách hàng, số lượng khách hàng phụ trách, lộ trình di chuyển và các bước nhiệm vụ bắt buộc khi đi thị trường. Mục tiêu cuối cùng là tối ưu hóa hiệu quả bao phủ, đảm bảo mọi điểm bán lẻ trong lãnh thổ đều được phục vụ đúng lịch, đúng quy trình, từ đó nâng cao doanh số và sự hài lòng của khách hàng.

Ai điền và khi nào

Tài liệu này do Giám sát bán hàng (GSMV) chịu trách nhiệm triển khai và hướng dẫn cho toàn bộ nhân viên bán hàng trong đội. Quản lý khu vực (QLKV) và Giám đốc kinh doanh (GDM) là những người phê duyệt và kiểm tra việc thực hiện. Nhân viên bán hàng (NVBH) và nhân viên thị trường (NVTB) là đối tượng trực tiếp áp dụng và thực hiện theo hướng dẫn này hàng ngày khi đi làm việc tại thị trường. Biểu mẫu này cần được đọc kỹ trước khi bắt đầu công việc, đặc biệt là trong các buổi đào tạo đầu năm hoặc khi có sự thay đổi về nhân sự, lộ trình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đội bán hàng: Xác định bạn thuộc Đội 1 hay Đội 2 dựa trên danh sách tổ được phân công. Ví dụ: nếu bạn thuộc Tổ C, Tổ D hoặc Tổ F, bạn nằm trong Đội 1. Nếu chỉ có một GSMV phụ trách chung, sẽ có Tổ tổng hợp chung.
2. Tần suất thăm viếng khách hàng: Phân loại khách hàng theo tần suất F4 (trên 60% tổng số khách, thăm 4 ngày/lần), F8 (dưới 40% tổng số khách, thăm 8 ngày/lần) và F12 (chỉ áp dụng cho Tổ D, thăm 12 ngày/lần). Ghi nhớ tỷ lệ này để sắp xếp lịch thăm phù hợp.
3. Số lượng khách hàng phụ trách/NVBH: Mỗi tổ có định mức số lượng khách hàng tối thiểu và tối đa. Ví dụ: Tổ A, B-E-G, C, F-sữa chua uống: min 120 – max 150 khách. Tổ D: min 80 – max 100. Tổ khách sỉ/trọng tâm: min 50 – max 120. Hãy đảm bảo danh sách khách hàng của bạn nằm trong khoảng này.
4. Số khách hàng thăm viếng/01 NVBH/ngày: Mỗi ngày, bạn cần thăm khoảng 25 khách (tối thiểu 22, tối đa 30) đối với các tổ thông thường. Riêng Tổ D thăm 25-30 khách/ngày, Tổ khách sỉ/trọng tâm thăm 15-30 khách/ngày. Đây là chỉ tiêu bắt buộc phải đạt.
5. Lộ trình thăm viếng: Tuyệt đối tuân theo lộ trình đã được GSMV lập và QLKV duyệt. Không được tự ý đổi lộ trình vì bất kỳ lý do gì. Lộ trình được thiết lập dựa trên số lượng điểm bán trong lãnh thổ, không theo thói quen giao hàng của NPP.
6. Lập lộ trình bán hàng: GSMV lập lộ trình, QLKV duyệt, GDM kiểm tra ngẫu nhiên. Lộ trình phải hợp lý về địa lý, thuận tiện di chuyển. Lịch thăm của các Tổ tại một điểm lẻ không được trùng ngày, chỉ chấp nhận tối đa 2 Tổ/ngày/KH trong một số trường hợp đặc biệt. Mỗi NVBH và GSMV phải giữ một bản copy lộ trình và mang theo khi đi làm.
7. 9 bước nhiệm vụ bán hàng: Mỗi khi đi thị trường, NVBH phải thực hiện đúng 9 bước nhiệm vụ bán hàng đã được đào tạo. Đồng thời, mỗi khách hàng phải có Thẻ khách hàng và thẻ này phải được điền thông tin ngay trong lúc thăm viếng, không được để sau khi về mới ghi.

Lưu ý quan trọng

• Không tự ý thay đổi lộ trình thăm viếng đã được phê duyệt, dù vì bất kỳ lý do cá nhân hay tác nghiệp nào. Mọi thay đổi phải có sự đồng ý của GSMV và QLKV.
• Thẻ khách hàng phải được điền thông tin ngay tại điểm bán, trong lúc gặp khách. Việc điền sau khi về văn phòng hoặc tại nhà là vi phạm quy trình và có thể dẫn đến sai lệch dữ liệu.
• Lộ trình bán hàng phải được dán tại bảng thông báo của NPP, đồng thời NVBH và GSMV mỗi người giữ một bản copy và luôn mang theo khi đi làm việc để đối chiếu khi cần.
• NPP có trách nhiệm phối hợp giao hàng theo lộ trình bán hàng của từng Tổ, không được giao hàng theo thói quen cũ. Nếu phát hiện sai lệch, cần báo ngay cho GSMV.
• Bộ phận S.O.D chịu trách nhiệm đào tạo, huấn luyện và theo dõi việc triển khai. Nếu có thắc mắc về quy trình, hãy liên hệ S.O.D để được hướng dẫn thêm.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa các đội và tổ: NVBH thường nhầm mình thuộc Đội 1 hay Đội 2, dẫn đến việc báo cáo sai hoặc thực hiện sai lịch trình chung. Cần kiểm tra kỹ danh sách tổ trong biểu mẫu.
• Không đạt chỉ tiêu số lượng khách thăm/ngày: NVBH thường thăm ít hơn 22 khách/ngày do sắp xếp lộ trình không hợp lý hoặc dừng quá lâu ở một điểm. Cần tối ưu đường đi và thời gian dừng tại mỗi điểm.
• Tự ý đổi lộ trình vì lý do giao thông hoặc khách hàng hẹn: Đây là lỗi nghiêm trọng. Nếu có trở ngại, phải báo GSMV để được điều chỉnh, không tự quyết định.
• Điền thẻ khách hàng sau khi về: Nhiều NVBH ghi chép thông tin vào cuối ngày hoặc sáng hôm sau, dẫn đến sai sót, thiếu dữ liệu hoặc mất thẻ. Phải ghi ngay tại điểm bán.
• Không mang theo lộ trình khi đi làm: NVBH để lộ trình ở văn phòng hoặc trong xe, không mang vào điểm bán, dẫn đến việc không kiểm soát được lịch trình và dễ bị lệch kế hoạch.