Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Biên bản bàn giao vật tư hỏng sửa chữa UC" được sử dụng để ghi nhận việc bàn giao các vật tư, thiết bị, card mạng bị hỏng từ đơn vị quản lý sử dụng (bên giao) cho Công ty Cổ phần CT-ABC (bên nhận) để tiến hành sửa chữa. Biên bản này là căn cứ pháp lý để xác nhận số lượng, chủng loại vật tư hỏng, đồng thời làm cơ sở cho việc thanh toán chi phí sửa chữa sau này. Việc lập biên bản giúp minh bạch hóa quy trình quản lý tài sản, đảm bảo trách nhiệm giữa các bên trong quá trình ứng cứu thông tin.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do nhóm cán bộ kỹ thuật của CT-ABC và đại diện đơn vị quản lý sử dụng cùng lập. Thời điểm lập biên bản là ngay sau khi quá trình kiểm tra, xác nhận vật tư hỏng hoàn tất, thường diễn ra tại hiện trường (trạm, tuyến) hoặc tại kho của đơn vị quản lý. Cả hai bên giao và nhận đều phải có mặt đầy đủ để cùng ký xác nhận. Biên bản được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản, có giá trị pháp lý như nhau.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần tiêu đề và số hiệu: Điền tên Công ty Cổ phần (ví dụ: Công ty CP Viễn thông ABC), số hiệu biên bản theo đúng định dạng: Số: .../năm/BBBG/CT-ABC/Ctelecom. Ghi rõ địa điểm, ngày tháng năm lập biên bản.
2. Bên giao: Ghi tên đơn vị quản lý sử dụng vật tư (ví dụ: Trung tâm Viễn thông khu vực I). Liệt kê họ tên, chức vụ của ít nhất 2 đại diện bên giao (thường là trưởng trạm, kỹ thuật viên phụ trách).
3. Bên nhận: Ghi tên đơn vị nhận vật tư hỏng để sửa chữa (thường là CT-ABC hoặc Xí nghiệp Sửa chữa). Liệt kê họ tên, chức vụ của ít nhất 2 đại diện bên nhận (kỹ thuật viên, thủ kho).
4. Bảng danh sách vật tư hỏng (các cột STT, Hạng mục, Số hiệu, Người kiểm tra, Đơn vị quản lý sử dụng): Điền chi tiết từng vật tư theo thứ tự. Cột "Hạng mục" ghi rõ tên vật tư, card, thuộc thiết bị gì, trạm, tuyến nào. Cột "Số hiệu" ghi mã số hoặc serial number của vật tư. Cột "Người kiểm tra" yêu cầu ký và ghi rõ họ tên. Cột "Đơn vị quản lý sử dụng" ghi tên đơn vị đang quản lý vật tư đó.
5. Phần kết luận và cam kết: Ghi rõ các card hỏng này thuộc về đơn vị nào, sẽ được đưa về CT-ABC sửa chữa. Sau khi sửa chữa xong, bên nhận (đơn vị quản lý) sẽ thanh toán kinh phí sửa chữa cho CT-ABC theo quy định của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
6. Chữ ký của đại diện hai bên: Đại diện bên giao và đại diện bên nhận ký, ghi rõ họ tên vào ô tương ứng. Đây là phần xác nhận cuối cùng, có giá trị pháp lý.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập ngay tại thời điểm bàn giao, không được viết sau hoặc viết tay khi chưa có đầy đủ chữ ký.
• Mỗi vật tư hỏng phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi vào biên bản, tránh nhầm lẫn về số hiệu hoặc tình trạng hỏng.
• Số hiệu biên bản phải thống nhất với hệ thống quản lý văn bản của công ty, không được trùng lặp.
• Biên bản được làm thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản. Các bản phải giống nhau hoàn toàn về nội dung và chữ ký.
• Chi phí sửa chữa sẽ được thanh toán theo quy định của Tập đoàn, vì vậy cần ghi rõ thông tin đơn vị chịu trách nhiệm thanh toán.

Lỗi thường gặp

• Thiếu thông tin về số hiệu vật tư: Nhiều nhân viên chỉ ghi tên vật tư mà bỏ qua số hiệu hoặc serial number, gây khó khăn cho việc quản lý và sửa chữa sau này.
• Không ghi rõ địa điểm và ngày tháng: Việc bỏ sót thông tin này làm mất tính pháp lý của biên bản, đặc biệt khi có tranh chấp về thời gian bàn giao.
• Ký không đúng thẩm quyền: Người ký phải là đại diện có thẩm quyền của đơn vị, không được ủy quyền bằng miệng mà không có văn bản ủy quyền kèm theo.
• Viết tay không rõ ràng: Chữ viết tay cần rõ ràng, dễ đọc, đặc biệt là phần họ tên và chức vụ. Nên sử dụng bút mực xanh hoặc đen, không dùng bút chì.
• Không kiểm tra kỹ số lượng vật tư: Trước khi ký, hai bên phải đối chiếu thực tế với danh sách trong biên bản, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa vật tư so với ghi nhận.