Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Biên bản nghiệm thu tổng hợp quang" được sử dụng để ghi nhận kết quả bảo dưỡng định kỳ hoặc đột xuất đối với hệ thống thiết bị viễn thông quang giữa hai bên: Bên A (đơn vị chủ quản, thường là Bưu điện Tỉnh hoặc nhà mạng) và Bên B (Công ty Cổ phần ABC - đơn vị cung cấp dịch vụ bảo dưỡng). Biên bản này tổng hợp từ các biên bản nghiệm thu chi tiết từng trạm, làm căn cứ pháp lý để xác nhận khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng bảo dưỡng, các kiến nghị và vật tư thay thế. Đây là tài liệu quan trọng trong quy trình thanh quyết toán hợp đồng bảo dưỡng.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên cùng lập và ký kết. Bên A (chủ đầu tư) cử đại diện gồm Giám đốc hoặc người được ủy quyền, cùng các thành viên tham gia giám sát. Bên B (ABC) cử Tổng Giám đốc và Trưởng nhóm bảo dưỡng. Thời điểm lập biên bản là ngay sau khi hoàn thành toàn bộ công tác bảo dưỡng hệ thống quang trong đợt, trước khi bàn giao và thanh lý hợp đồng. Biên bản được lập tại trụ sở Bên A hoặc tại hiện trường, có sự chứng kiến của đại diện giám sát bảo dưỡng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản (Số: ........ /năm/NTTH/CT-ABC): Điền mã số biên bản theo quy tắc: số thứ tự/năm viết tắt/NTTH (nghiệm thu tổng hợp)/CT-ABC. Ví dụ: 01/2024/NTTH/CT-ABC.
2. Địa danh, ngày tháng năm: Ghi rõ địa danh nơi lập biên bản (ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 10 năm 2024). Ngày tháng phải trùng hoặc sau ngày hoàn thành bảo dưỡng.
3. Căn cứ hợp đồng: Điền số hợp đồng bảo dưỡng định kỳ đã ký giữa hai bên, kèm ngày tháng năm ký hợp đồng. Ví dụ: 45/HĐKT ngày 01/01/2024.
4. Thông tin Bên A: Ghi tên đơn vị Bên A (ví dụ: Bưu điện Tỉnh Hà Nam) và danh sách 3 người đại diện: họ tên, chức vụ cụ thể (Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng Kỹ thuật...).
5. Thông tin Bên B: Ghi họ tên Tổng Giám đốc và Trưởng nhóm bảo dưỡng của ABC. Chức vụ đã được in sẵn, chỉ cần điền họ tên.
6. Thời gian bảo dưỡng: Ghi ngày bắt đầu và ngày hoàn thành thực tế của đợt bảo dưỡng. Định dạng: Ngày … tháng … năm 2024.
7. Bảng số lượng bảo dưỡng (STT, Tên thiết bị, Chủng loại, Số lượng, Ghi chú): Liệt kê từng thiết bị đã bảo dưỡng. Cột "Tên thiết bị" ghi tên cụ thể (ví dụ: Bộ thu phát quang OLT). Cột "Chủng loại" ghi model (ví dụ: Huawei MA5600T). Cột "Số lượng" ghi số thiết bị đã bảo dưỡng. Cột "Ghi chú" ghi tình trạng hoặc vấn đề đặc biệt.
8. Nhận xét và kiến nghị: Mục "Nhận xét" ghi đánh giá chung về chất lượng bảo dưỡng. Mục "Kiến nghị bên A" ghi đề xuất của Bên B với Bên A (ví dụ: cần thay thế thiết bị cũ). Mục "Kiến nghị bên B" ghi yêu cầu của Bên A với Bên B (ví dụ: khắc phục tồn tại).
9. Vật tư thay thế: Xác nhận tất cả vật tư, linh kiện thay thế đã được giao nhận đúng thực tế, có biên bản giao nhận kèm theo.
10. Chữ ký: Bốn đại diện ký và ghi rõ họ tên: Đại diện Bên A (Giám đốc), Đại diện Bên B (Tổng Giám đốc), Đại diện giám sát bảo dưỡng, Trưởng nhóm bảo dưỡng.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Không được làm mất hoặc sửa chữa sau khi ký.
• Phải kèm theo các biên bản nghiệm thu chi tiết từng trạm và biên bản giao nhận vật tư thay thế. Nếu thiếu, biên bản tổng hợp sẽ không có hiệu lực.
• Ngày tháng trên biên bản phải khớp với ngày thực tế hoàn thành bảo dưỡng. Không được để ngày trống hoặc viết sai định dạng.
• Chữ ký của cả bốn đại diện là bắt buộc. Nếu thiếu một chữ ký, biên bản không được công nhận trong thanh toán.
• Nội dung nhận xét và kiến nghị phải cụ thể, tránh chung chung như "tốt" hay "đạt". Nên ghi rõ số liệu, lỗi kỹ thuật hoặc đề xuất cải tiến.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số hợp đồng hoặc điền sai số hợp đồng dẫn đến không đối chiếu được với hồ sơ gốc.
• Bảng số lượng bảo dưỡng bỏ trống cột "Chủng loại" hoặc "Số lượng", gây khó khăn khi kiểm đếm khối lượng công việc.
• Ghi nhận xét quá sơ sài, không nêu rõ tình trạng thiết bị sau bảo dưỡng, làm mất căn cứ đánh giá chất lượng.
• Không ký hoặc ký thiếu một trong bốn vị trí chữ ký, đặc biệt là đại diện giám sát bảo dưỡng.
• Ngày tháng lập biên bản trước ngày hoàn thành bảo dưỡng, vi phạm nguyên tắc thời gian thực tế.
• Không đính kèm biên bản giao nhận vật tư thay thế, dẫn đến tranh chấp về chi phí vật tư sau này.