Mẫu biên bản nghiệm thu tổng hợp bảo dưỡng tổng đài

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu biên bản nghiệm thu tổng hợp tổng đài được sử dụng để ghi nhận kết quả bảo dưỡng định kỳ hoặc đột xuất các thiết bị viễn thông, đặc biệt là hệ thống tổng đài. Văn bản này xác nhận việc bên B (nhà thầu bảo dưỡng) đã hoàn thành công việc theo hợp đồng, đồng thời làm căn cứ thanh toán và giải quyết các kiến nghị phát sinh. Biên bản này có giá trị pháp lý quan trọng, là tài liệu chính thức lưu trữ trong hồ sơ quản lý thiết bị của doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên gồm Bên A (chủ đầu tư, thường là Bưu điện tỉnh hoặc đơn vị quản lý) và Bên B (Công ty Cổ phần ABC - nhà thầu bảo dưỡng) cùng lập. Thời điểm lập biên bản là ngay sau khi hoàn thành toàn bộ quy trình bảo dưỡng thiết bị viễn thông, trước khi bàn giao lại hệ thống cho bên A vận hành chính thức. Nhân viên kỹ thuật hoặc quản lý dự án của cả hai bên sẽ trực tiếp điền thông tin vào biểu mẫu này.

Hướng dẫn điền từng mục

Số hiệu biên bản: Điền mã số theo quy tắc: số thứ tự/năm/NTTH/CT-ABC. Ví dụ: 01/2025/NTTH/CT-ABC. Đây là mã định danh duy nhất cho biên bản.
Địa điểm và ngày tháng: Ghi rõ địa danh (tỉnh/thành phố) nơi lập biên bản, sau đó điền ngày, tháng, năm hiện tại. Ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 03 năm 2025.
Căn cứ hợp đồng: Ghi số hợp đồng bảo dưỡng định kỳ đã ký giữa hai bên, bao gồm cả ngày ký hợp đồng. Ví dụ: 45/HĐKT ngày 01/01/2025.
Thông tin bên A: Ghi tên đơn vị bên A (ví dụ: Bưu điện tỉnh Hải Dương), sau đó liệt kê họ tên và chức vụ của tối đa 3 đại diện bên A tham gia nghiệm thu.
Thông tin bên B: Ghi tên công ty bên B (Công ty Cổ phần ABC), sau đó liệt kê họ tên và chức vụ của 2 đại diện: Tổng Giám đốc và Kỹ sư - Trưởng nhóm bảo dưỡng.
Thời gian bảo dưỡng: Điền ngày bắt đầu và ngày hoàn thành thực tế của đợt bảo dưỡng. Định dạng: Ngày/tháng/năm.
Bảng kê thiết bị (STT, Tên thiết bị, Chủng loại, Số lượng, Ghi chú): Liệt kê chi tiết từng thiết bị đã được bảo dưỡng. Cột "Tên thiết bị" ghi tên cụ thể (ví dụ: Tổng đài Alcatel), cột "Chủng loại" ghi model, cột "Số lượng" ghi số lượng thực tế, cột "Ghi chú" ghi thông tin bổ sung nếu có.
Nhận xét và kiến nghị: Mục này gồm 4 phần: Nhận xét chung về chất lượng bảo dưỡng, Kiến nghị bên A (yêu cầu từ phía chủ đầu tư), Kiến nghị bên B (đề xuất từ nhà thầu), và xác nhận vật tư thay thế đúng thực tế. Cần viết ngắn gọn, rõ ràng, đúng thực tế.
Chữ ký các bên: Phần cuối biên bản có 4 vị trí ký: Đại diện bên A, Đại diện bên B, Đại diện giám sát bảo dưỡng, và Trưởng nhóm bảo dưỡng. Tất cả phải ghi rõ họ tên và ký tên đầy đủ.

Lưu ý quan trọng

Biên bản phải được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản, tất cả đều có giá trị pháp lý như nhau. Không được làm mất bất kỳ bản nào.
Phần "Căn cứ Biên bản nghiệm thu kỹ thuật tổng hợp" phải khớp với số biên bản nghiệm thu kỹ thuật đã lập trước đó. Kiểm tra kỹ để tránh sai lệch số liệu.
Tất cả các thông tin về số lượng, chủng loại thiết bị trong bảng kê phải chính xác tuyệt đối, vì đây là cơ sở để đối chiếu với biên bản giao nhận vật tư thay thế.
Chữ ký của các bên phải được thực hiện trực tiếp, không được ký thay hoặc ký trước. Người ký phải đúng chức danh đã ghi trong biên bản.

Lỗi thường gặp

Quên điền số hiệu biên bản hoặc điền sai định dạng, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và lưu trữ hồ sơ sau này.
Nhầm lẫn giữa ngày bắt đầu và ngày hoàn thành bảo dưỡng, gây sai lệch thời gian thực tế so với hợp đồng.
Bỏ sót thông tin ở cột "Ghi chú" trong bảng kê thiết bị, đặc biệt là khi có thiết bị thay thế hoặc sửa chữa đặc biệt.
Viết nhận xét và kiến nghị quá chung chung, không nêu rõ vấn đề cụ thể, làm giảm giá trị pháp lý của biên bản khi có tranh chấp.
Thiếu chữ ký của một trong bốn vị trí bắt buộc, khiến biên bản không hợp lệ và phải lập lại từ đầu.

Nội dung biểu mẫu

CÔNG TY CỔ PHẦN

ABC

^{___________________________}

Số: ....../năm/NTTH/CT-ABC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

^{________________________}

……………, Ngày tháng năm 200..

BIÊN BẢN NGHIỆM THU TỔNG HỢP

BẢO DƯỠNG THIẾT BỊ VIỄN THÔNG

(Kèm theo các biên bản nghiệm thu chi tiết từng trạm)

- Căn cứ hợp đồng bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa, trợ giúp vận hành, xử lý và ứng cứu đột xuất thiết bị tổng đài số .......................................................... /HĐKT ngày tháng năm đã ký giữa (Bên A) và Công ty Cổ phần ABC (Bên B) gọi tắt là CT-ABC

-Căn cứ Biên bản nghiệm thu kỹ thuật tổng hợp số ………/NTKT/CT-ABC/TTVT/BD

-Căn cứ các Biên bản nghiệm thu và phụ lục kỹ thuật từng trạm

Hôm nay, tại Bưu điện Tỉnh ......................................... chúng tôi gồm:

BÊN A: ...................................................................................................................................

1. Ông (Bà): ............................................................... Chức vụ: .............................................

2. Ông (Bà):................................................................ Chức vụ: .............................................

3. Ông (Bà): ............................................................... Chức vụ: .............................................

BÊN B:

1. Ông : Chức vụ: Tổng Giám đốc

2. Ông : ...................................................................... Chức vụ: Kỹ sư - Trưởng nhóm BD

Hai bai bên thống nhất lập biên bản nghiệm thu tổng hợp việc bảo dưỡng thiết bị viễn thông đợt năm ..................................... cho Bưu điện tỉnh ................................................................ như sau:

A. Hệ thống chuyển mạch.

1. Thời gian bên B bắt đầu bảo dưỡng: Ngày.......... tháng........ năm 200…

Thời gian bên B hoàn thành bảo dưỡng: Ngày.......... tháng........ năm 200…

2. Số lượng bảo dưỡng:

STT	Tên thiết bị	Chủng loại	Số lượng	Ghi chú
1
2
3
4
5

B. Nhận xét và kiến nghị:

1. Nhận xét: .............................................................................................................................

..................................................................................................................................................

2. Kiến nghị bên A : ................................................................................................................

..................................................................................................................................................

3. Kiến nghị bên B: .................................................................................................................

..................................................................................................................................................

4. Tất cả các vật tư, linh kiện thay thế trong bảo dưỡng (có biên bản giao nhận số lượng vật tư thay thế/sửa chữa) là đúng thực tế.

Hai bên nhất trí với biên bản này.

Biên bản nghiệm thu tổng hợp này được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản, có giá trị pháp lý như nhau.

Mẫu biên bản nghiệm thu tổng hợp bảo dưỡng tổng đài

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Ai điền và khi nào

Hướng dẫn điền từng mục

Lưu ý quan trọng

Lỗi thường gặp

Nội dung biểu mẫu

Số: ....../năm/NTTH/CT-ABC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

ĐẠI DIỆN BÊN A

ĐẠI DIỆN BÊN B

ĐẠI DIỆN GIÁM SÁT BẢO DƯỠNG

TRƯỞNG NHÓM BẢO DƯỠNG

(Ghi rõ họ tên & ký)