Mục đích sử dụng

Biểu mẫu QT_MuaHang_BM_De_ngh_mua_hang được sử dụng để đề xuất nhu cầu mua hàng hóa phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty ABC. Đây là văn bản khởi đầu cho quy trình mua sắm, giúp bộ phận đề xuất trình bày rõ lý do, mục đích và danh sách hàng hóa cần mua. Biểu mẫu này là cơ sở để trưởng bộ phận và giám đốc xem xét, phê duyệt trước khi tiến hành các bước đặt hàng chính thức.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu do nhân viên có nhu cầu mua hàng (người đề nghị) điền. Người đề nghị có thể là nhân viên thuộc bất kỳ bộ phận nào khi phát hiện thiếu hụt hàng hóa, vật tư, thiết bị cần bổ sung để phục vụ công việc. Biểu mẫu được điền trước khi thực hiện mua hàng, sau khi đã xác định rõ nhu cầu và tham khảo giá dự kiến. Sau khi điền, người đề nghị chuyển cho trưởng bộ phận xem xét, ký duyệt, sau đó trình lên giám đốc phê duyệt cuối cùng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số đề nghị: Điền mã số văn bản theo quy tắc: Số thứ tự/năm/ABC. Ví dụ: 001/2025/ABC. Số thứ tự được đánh liên tục theo năm.
2. Ngày tháng: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập đề nghị tại dòng đầu tiên của biểu mẫu.
3. Mục đích kinh doanh: Trình bày ngắn gọn lý do cần mua hàng, ví dụ: bổ sung tồn kho, phục vụ dự án mới, thay thế thiết bị hỏng. Viết đầy đủ vào dòng kẻ chấm.
4. Nội dung: Mô tả chi tiết nhu cầu mua hàng, bao gồm thông tin tổng quan về loại hàng, số lượng dự kiến, yêu cầu kỹ thuật nếu có.
5. Bảng kê hàng hóa: Điền lần lượt từng mặt hàng vào các cột: Tên hàng, Số lượng, Đơn giá dự kiến, Ghi chú. Mỗi mặt hàng ghi một dòng riêng, tối đa 10 dòng (từ 1 đến 10).
6. Ý kiến trưởng bộ phận: Để trống, trưởng bộ phận sẽ ghi nhận xét và ký sau khi xem xét đề nghị.
7. Người đề nghị: Người lập đề nghị ký và ghi rõ họ tên.
8. Trưởng bộ phận đề nghị: Trưởng bộ phận ký sau khi đồng ý đề xuất.
9. Giám đốc: Giám đốc ký phê duyệt cuối cùng.
10. Ghi chú: Dành cho các thông tin bổ sung nếu cần, như yêu cầu giao hàng, hạn thanh toán, nhà cung cấp đề xuất.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ các trường bắt buộc: mục đích kinh doanh, nội dung, bảng kê hàng hóa, chữ ký người đề nghị.
• Đơn giá dự kiến cần tham khảo thị trường hoặc báo giá sơ bộ để giám đốc có cơ sở phê duyệt.
• Không tự ý sửa chữa, tẩy xóa sau khi đã có chữ ký. Nếu cần sửa, phải lập lại biểu mẫu mới.
• Mỗi đề nghị chỉ dùng cho một đợt mua hàng, không gộp nhiều nhu cầu khác nhau vào một biểu mẫu.
• Biểu mẫu phải được lưu trữ theo đúng quy định của công ty sau khi phê duyệt.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số đề nghị hoặc điền sai định dạng, gây khó khăn khi tra cứu.
• Mô tả mục đích kinh doanh quá chung chung, không rõ ràng, khiến cấp trên khó đánh giá tính cần thiết.
• Bảng kê hàng hóa thiếu thông tin đơn giá dự kiến, làm chậm quá trình phê duyệt.
• Ký thiếu chữ ký của một trong các bên (người đề nghị, trưởng bộ phận, giám đốc) dẫn đến đề nghị không hợp lệ.
• Ghi chú không rõ ràng hoặc bỏ trống khi có yêu cầu đặc biệt về giao hàng, thanh toán.