Hướng dẫn điền phiếu yêu cầu chào giá hàng hóa QT_MuaHang

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu chào giá hàng hóa (mã biểu mẫu: QT_MuaHang_YeuCauChaoGia) là văn bản chính thức do bộ phận có nhu cầu mua sắm lập ra để gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng. Mục đích của phiếu là yêu cầu nhà cung cấp báo giá chi tiết cho các mặt hàng mà công ty đang có nhu cầu. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa thông tin đầu vào, đảm bảo tất cả các yêu cầu về kỹ thuật, dịch vụ, giao nhận và thanh toán đều được nêu rõ ràng, tạo cơ sở để so sánh và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Việc sử dụng phiếu thống nhất cũng góp phần minh bạch hóa quy trình mua hàng, tuân thủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do cán bộ chủ trì (thường là nhân viên phụ trách mua hàng hoặc nhân viên của bộ phận có nhu cầu) lập và điền. Thời điểm lập phiếu là khi bộ phận chuyên môn xác định có nhu cầu mua sắm hàng hóa, vật tư, thiết bị và cần tìm kiếm nhà cung cấp để nhận báo giá. Phiếu được lập trước khi tiến hành các bước đàm phán và đặt hàng chính thức. Sau khi lập, phiếu cần được trình lên cấp có thẩm quyền (phê duyệt) trước khi gửi đến nhà cung cấp. Cán bộ chủ trì là người chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin mô tả hàng hóa và các yêu cầu kèm theo.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Thông tin công ty (phần đầu phiếu): Điền tên đầy đủ của công ty bạn, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại và số fax liên hệ. Đây là thông tin để nhà cung cấp xác định danh tính và liên hệ lại khi cần.
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi lập phiếu yêu cầu chào giá này.
3. Kính gửi: Ghi tên của (các) nhà cung cấp mà bạn muốn gửi yêu cầu chào giá. Có thể ghi tên một hoặc nhiều công ty, tùy theo chính sách mua hàng.
4. Số TT: Đánh số thứ tự cho từng mặt hàng có trong danh sách yêu cầu báo giá, bắt đầu từ 1, 2, 3...
5. Mô tả hàng hóa: Ghi tên gọi cụ thể, đầy đủ của hàng hóa cần mua. Ví dụ: "Máy tính xách tay Dell Latitude 3420", "Bơm nước công nghiệp Pentax 2HP".
6. Đơn vị tính: Xác định đơn vị tính cho từng mặt hàng, ví dụ: cái, chiếc, bộ, kg, mét, thùng, hộp...
7. Số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa cần mua cho từng mục.
8. Yêu cầu kỹ thuật: Đây là mục rất quan trọng. Mô tả chi tiết các yêu cầu về quy cách, chủng loại, xuất xứ, nguồn gốc, thông số kỹ thuật, chất liệu... càng chi tiết càng tốt để nhà cung cấp báo giá chính xác.
9. Yêu cầu dịch vụ sau bán hàng và bảo hành: Nêu rõ các yêu cầu về bảo hành (thời gian, điều kiện), hỗ trợ kỹ thuật, lắp đặt, đào tạo, hoặc các dịch vụ hậu mãi khác.
10. Phương thức, thời gian và địa điểm giao nhận: Ghi rõ phương thức giao hàng (ví dụ: giao tại kho, vận chuyển bằng đường bộ), thời gian giao hàng mong muốn (ví dụ: trong vòng 15 ngày kể từ khi xác nhận đơn hàng) và địa điểm nhận hàng cụ thể.
11. Phương thức thanh toán: Đề xuất phương thức thanh toán (ví dụ: chuyển khoản, tiền mặt), thời hạn thanh toán (ví dụ: 30 ngày sau khi nhận hàng, thanh toán ngay).
12. Ghi chú: Dùng để ghi thêm bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác mà các mục trên chưa đề cập đến, hoặc các lưu ý quan trọng cho nhà cung cấp.
13. Thời hạn chào giá: Điền ngày, tháng, năm là hạn chót để nhà cung cấp gửi báo giá về cho công ty.
14. Phê duyệt và Cán bộ chủ trì: Phần "Phê duyệt" dành cho lãnh đạo có thẩm quyền ký xác nhận. Phần "Cán bộ chủ trì" là người lập phiếu ký tên và ghi rõ họ tên.

Lưu ý quan trọng

• Thông tin ở phần "Yêu cầu kỹ thuật" phải thật chi tiết và rõ ràng, tránh mơ hồ để nhà cung cấp có thể báo giá sát nhất với nhu cầu thực tế, giảm thiểu rủi ro nhận hàng không đúng yêu cầu.
• Luôn kiểm tra kỹ các thông tin liên hệ của công ty (điện thoại, fax, địa chỉ) để đảm bảo nhà cung cấp có thể phản hồi lại dễ dàng.
• Phiếu phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi gửi đi. Việc này đảm bảo tính pháp lý và sự thống nhất trong quy trình mua hàng của công ty.
• Ghi rõ thời hạn chào giá để nhà cung cấp biết và sắp xếp thời gian gửi báo giá, tránh tình trạng nhận báo giá quá muộn, ảnh hưởng đến tiến độ mua hàng.
• Lưu lại bản sao của phiếu yêu cầu chào giá đã gửi đi để làm căn cứ đối chiếu và lưu trữ hồ sơ mua hàng sau này.

Lỗi thường gặp

• Mô tả hàng hóa và yêu cầu kỹ thuật quá chung chung, không đủ chi tiết, dẫn đến nhà cung cấp báo giá sai chủng loại hoặc không đáp ứng được yêu cầu sử dụng.
• Quên điền thời hạn chào giá hoặc điền thời hạn quá ngắn, gây áp lực cho nhà cung cấp và có thể nhận được báo giá không chính xác hoặc không kịp tiến độ.
• Không ghi rõ đơn vị tính hoặc ghi sai đơn vị tính, gây nhầm lẫn về số lượng và giá cả (ví dụ: nhầm giữa "cái" và "bộ").
• Bỏ sót các yêu cầu về dịch vụ sau bán hàng và bảo hành, dẫn đến sau khi mua hàng không có cơ sở để yêu cầu nhà cung cấp thực hiện các cam kết.
• Không xin phê duyệt trước khi gửi phiếu, vi phạm quy trình kiểm soát nội bộ và có thể dẫn đến việc mua hàng không đúng thẩm quyền.