Hướng dẫn điền Bảng đánh giá chi tiết nhà cung ứng hàng hóa

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "QT_MuaHang_DanhGiaChiTietNCU" được thiết kế để hỗ trợ Ban đánh giá của công ty thực hiện việc so sánh, phân tích và lựa chọn nhà cung ứng (NCU) hàng hóa một cách khách quan, có hệ thống. Mục đích chính là đảm bảo hàng hóa mua vào đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chất lượng, giá cả, kỹ thuật, dịch vụ và pháp lý. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa quy trình đánh giá, tạo cơ sở vững chắc cho quyết định phê duyệt của Giám đốc, đồng thời lưu trữ hồ sơ minh bạch cho các đợt kiểm tra sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Ban đánh giá (thường bao gồm đại diện phòng Mua hàng, Kỹ thuật, Kế toán và các bộ phận liên quan) thực hiện. Thời điểm điền là sau khi công ty nhận được Hồ sơ chào hàng từ các nhà cung ứng tiềm năng cho một đợt mua hàng cụ thể. Quy trình này diễn ra trước khi đưa ra quyết định đặt hàng chính thức, nhằm đảm bảo lựa chọn được NCU tối ưu nhất dựa trên các tiêu chí đã được thống nhất. Chủ trì đánh giá là người chịu trách nhiệm tổng hợp và hoàn thiện biểu mẫu cuối cùng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên hàng hoá: Ghi rõ ràng, đầy đủ tên của loại hàng hóa cần mua. Ví dụ: "Máy in laser A4", "Thép tấm SS400". Đây là thông tin nhận dạng chính cho toàn bộ bảng đánh giá.
2. Số TT: Đánh số thứ tự cho từng nhà cung ứng được đưa vào đánh giá. Bắt đầu từ số 1, tăng dần.
3. Tên và địa chỉ Nhà cung ứng: Ghi chính xác tên công ty và địa chỉ trụ sở chính của từng NCU theo hồ sơ chào hàng hoặc giấy phép kinh doanh.
4. Nội dung lựa chọn NCU: Tóm tắt lý do vì sao NCU này được đưa vào danh sách đánh giá. Ví dụ: "Có hồ sơ chào hàng phù hợp", "Đã từng hợp tác", "Được giới thiệu".
5. Giá cả: Ghi mức giá chào của NCU (có thể là đơn giá hoặc tổng giá trị). Nên ghi rõ đơn vị tiền tệ và điều kiện giao hàng (ví dụ: "10.000.000 VNĐ/ tấn, giao tại kho công ty").
6. Yêu cầu kỹ thuật: Đánh giá mức độ đáp ứng của hàng hóa so với yêu cầu về quy cách, chủng loại, kích thước, chất liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật. Có thể ghi "Đáp ứng", "Không đáp ứng" hoặc "Đáp ứng một phần".
7. Yêu cầu các dịch vụ sau bán hàng và bảo hành: Ghi rõ các cam kết về bảo hành (thời gian, phạm vi), hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, chính sách đổi trả. Ví dụ: "Bảo hành 12 tháng, hỗ trợ kỹ thuật 24/7".
8. Phương thức, địa điểm, thời gian giao hàng: Ghi cụ thể cách thức giao (vận chuyển đường bộ, đường biển...), địa điểm nhận hàng và thời gian giao hàng dự kiến. Ví dụ: "Giao hàng bằng xe tải, tại kho số 2, trong vòng 15 ngày kể từ ngày ký hợp đồng".
9. Phương thức thanh toán: Ghi rõ các điều khoản thanh toán như: tiền mặt/chuyển khoản, tỷ lệ thanh toán trước/sau, thời hạn thanh toán. Ví dụ: "Thanh toán 30% sau khi ký hợp đồng, 70% sau khi nhận hàng đầy đủ".
10. Đối với NCU chưa có trong danh sách NCU tiềm năng: Nếu NCU này là mới hoàn toàn, cần ghi nhận xét về quá trình tìm hiểu, đánh giá sơ bộ. Ví dụ: "Đã kiểm tra giấy phép kinh doanh, tham khảo đánh giá từ đối tác khác".
11. Hồ sơ pháp lý: Kiểm tra và ghi nhận tình trạng hồ sơ pháp lý của NCU: "Đầy đủ" hoặc "Thiếu: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Mã số thuế...".
12. Hồ sơ năng lực, kinh nghiệm: Đánh giá năng lực sản xuất, kinh doanh, các dự án tương tự đã thực hiện, chứng chỉ chất lượng. Ví dụ: "Có 5 năm kinh nghiệm, đã cung cấp cho các công ty lớn".
13. Kết luận: Đây là phần tổng hợp. Căn cứ vào các tiêu chí trên, Ban đánh giá thống nhất chọn ra NCU tốt nhất. Ghi rõ tên NCU được chọn và tên hàng hóa sẽ cung cấp. Sau đó, kính đề nghị Giám đốc xem xét và phê duyệt.
14. Ngày tháng năm: Ghi ngày tháng năm hoàn thành biểu mẫu và trình phê duyệt.
15. Phê duyệt, Các thành viên, Chủ trì đánh giá: Đây là các trường chữ ký. Chủ trì đánh giá và các thành viên trong Ban ký tên. Sau cùng, Giám đốc (hoặc người có thẩm quyền) ký vào ô "Phê duyệt" để xác nhận quyết định cuối cùng.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các cột cho mỗi NCU. Không bỏ trống bất kỳ tiêu chí nào, nếu không có thông tin thì ghi "Không có" hoặc "Không áp dụng".
• Thông tin ghi trong biểu mẫu phải hoàn toàn khớp với Hồ sơ chào hàng và các tài liệu liên quan do NCU cung cấp.
• Việc đánh giá cần dựa trên các tiêu chí khách quan, tránh cảm tính hoặc thiên vị. Nên có biên bản họp Ban đánh giá kèm theo.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thiện phải được lưu trữ cẩn thận trong hồ sơ mua hàng của công ty để phục vụ cho việc kiểm toán và đánh giá lại sau này.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ tên hàng hóa hoặc ghi chung chung, gây khó khăn cho việc đối chiếu sau này.
• Bỏ sót cột "Đối với NCU chưa có trong danh sách NCU tiềm năng", dẫn đến thiếu cơ sở đánh giá rủi ro cho nhà cung ứng mới.
• Đánh giá các tiêu chí một cách mơ hồ, không có dẫn chứng cụ thể từ hồ sơ chào hàng, làm giảm tính thuyết phục của kết luận.
• Phần "Kết luận" không ghi rõ tên NCU được chọn hoặc không có chữ ký đầy đủ của các thành viên Ban đánh giá và Giám đốc.