Hướng dẫn điền biên bản kiểm nghiệm và bàn giao sản phẩm

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu QT_MuaHang_NghiemThuVaBanGiao (Biên bản kiểm nghiệm và bàn giao sản phẩm/dịch vụ) được thiết kế để ghi nhận quá trình kiểm tra chất lượng, số lượng và tình trạng của hàng hóa hoặc dịch vụ khi nhận từ nhà cung cấp. Biểu mẫu này là bằng chứng pháp lý cho việc bên mua đã kiểm tra và chấp nhận hàng, đồng thời xác nhận trách nhiệm bàn giao giữa các bên liên quan (bên cung ứng, bên sử dụng/kho, ban kiểm nghiệm). Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp doanh nghiệp tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001:2000, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chất lượng đầu vào.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng ban kiểm nghiệm (thường là nhân viên QC hoặc thủ kho) chịu trách nhiệm điền chính và tổ chức ký xác nhận. Thời điểm điền là ngay khi hàng hóa được giao đến địa điểm kiểm nghiệm, trước khi nhập kho hoặc đưa vào sử dụng. Các thành viên tham gia gồm: đại diện bên cung ứng (người giao hàng), đại diện bên sử dụng (bộ phận yêu cầu mua hàng) và đại diện kho (thủ kho). Tất cả các bên phải có mặt trong quá trình kiểm tra và ký vào biên bản sau khi thống nhất kết quả.

Hướng dẫn điền từng mục

1. CÔNG TY: Ghi tên đầy đủ của công ty mình (bên mua) vào dòng đầu tiên, ví dụ: CÔNG TY TNHH ABC.
2. Sản phẩm/Dịch vụ: Mô tả chi tiết tên hàng hóa hoặc dịch vụ được kiểm nghiệm, ví dụ: "Máy in Laser HP 1020" hoặc "Dịch vụ bảo trì máy lạnh". Nếu có nhiều mặt hàng, ghi rõ từng loại.
3. Thuộc hợp đồng/Đơn hàng số: Ghi số hợp đồng hoặc đơn đặt hàng tương ứng để đối chiếu, ví dụ: "HD-2024-001" hoặc "PO-12345".
4. Địa điểm kiểm nghiệm, bàn giao: Ghi rõ nơi diễn ra việc kiểm tra, ví dụ: "Kho nguyên liệu số 1 - Lô A" hoặc "Phòng kỹ thuật tầng 2".
5. Thời gian: Điền ngày, tháng, năm thực tế tiến hành kiểm nghiệm. Lưu ý: biểu mẫu cũ ghi năm 200.., hãy sửa thành năm hiện tại (ví dụ: 2025).
6. Đại diện các bên: Ghi họ tên và chức vụ của Trưởng ban kiểm nghiệm, các thành viên ban kiểm nghiệm, đại diện bên cung ứng, đại diện bên sử dụng/kho. Mỗi người ký và ghi rõ họ tên vào phần cuối biểu mẫu.
7. Kết quả kiểm tra (bảng): Điền lần lượt: Số TT (số thứ tự), Mô tả sản phẩm/dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Yêu cầu của HĐ/Đơn hàng (quy cách, tiêu chuẩn), Kết quả kiểm tra (đạt/không đạt hoặc số liệu đo được). Mỗi dòng là một mặt hàng riêng.
8. Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Ghi nhận xét tổng quát, ví dụ: "Hàng đạt yêu cầu, đồng ý nhập kho" hoặc "Lô hàng không đạt, đề nghị trả lại".

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này phải được in ra giấy và có đầy đủ chữ ký của tất cả các bên (Trưởng ban, thành viên, bên cung ứng, bên sử dụng/kho) mới có hiệu lực.
• Không được bỏ trống bất kỳ mục nào; nếu không có thông tin thì gạch chéo hoặc ghi "Không có".
• Phần "Kết quả kiểm tra" phải ghi cụ thể số liệu hoặc tình trạng thực tế, không chỉ ghi "đạt" hoặc "không đạt" nếu chưa có căn cứ.
• Lưu ý sửa năm 200.. thành năm hiện tại để tránh sai sót về thời gian.
• Biểu mẫu này thuộc danh mục "QT mua hàng", cần lưu trữ theo quy định của phòng hành chính hoặc phòng QA.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi tên công ty hoặc ghi sai tên công ty dẫn đến không xác định được bên mua.
• Không điền số hợp đồng/đơn hàng, gây khó khăn khi đối chiếu sau này.
• Bỏ sót chữ ký của một trong các bên, làm biên bản không hợp lệ.
• Ghi kết quả kiểm tra chung chung như "tốt" hoặc "xấu" mà không có số liệu hoặc mô tả cụ thể.
• Nhầm lẫn giữa "bên cung ứng" và "bên sử dụng/kho", dẫn đến ký sai vị trí.
• Không cập nhật năm tháng, vẫn để năm 200.. như mẫu cũ, gây mất tính chính xác.