Hướng dẫn điền quy định lương thử việc và điều động tạm thời

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu Chương IX – Một số quy định khác liên quan đến tiền lương và thu nhập được thiết lập nhằm hệ thống hóa các chính sách lương đặc thù trong doanh nghiệp. Mục đích chính là giúp bộ phận nhân sự và kế toán có căn cứ pháp lý rõ ràng để tính lương cho người lao động trong các trường hợp đặc biệt như thử việc, điều động tạm thời, vi phạm kỷ luật hoặc bảo lưu hệ số lương cũ. Biểu mẫu này thuộc danh mục "6 Thang bang luong cua cong ty", đóng vai trò là tài liệu tham chiếu quan trọng khi xây dựng hoặc cập nhật bảng lương toàn công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ nhân sự hoặc chuyên viên phụ trách tiền lương (C&B) điền, dưới sự phê duyệt của Trưởng phòng Nhân sự và Giám đốc công ty. Thời điểm điền là khi công ty ban hành hoặc sửa đổi quy chế lương thưởng, hoặc khi có phát sinh các trường hợp cụ thể như tuyển dụng nhân viên mới (cần xác định lương thử việc), điều động nhân sự tạm thời giữa các bộ phận, hoặc tiếp nhận lao động có thời gian đóng BHXH trước đó. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được cập nhật định kỳ mỗi khi có thay đổi về lương tối thiểu vùng hoặc quy định pháp luật lao động mới.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Điều 19 – Lương trong thời gian điều động tạm thời: Ghi rõ đối tượng lao động được điều động (tên, chức vụ, bộ phận), thời gian điều động tạm thời (từ ngày – đến ngày). Cột "Mức phụ cấp lương" do công ty quyết định dựa trên tính chất công việc và thời gian, cần tham chiếu Điều 16 của quy chế để xác định mức cụ thể. Không để trống ô này.
2. Điều 20 – Lương trong thời gian thử việc: Nhập mức lương thử việc tối thiểu bằng 70% lương thực trả của vị trí đó, nhưng không được thấp hơn lương tối thiểu chung do nhà nước quy định. Cần kiểm tra mức lương tối thiểu vùng hiện hành tại thời điểm điền. Ghi rõ tỷ lệ phần trăm (%) và số tiền cụ thể.
3. Điều 21 – Lương trong trường hợp bị vi phạm kỷ luật lao động: Mô tả hình thức vi phạm (theo nội quy lao động của bộ phận/tổ nhóm), mức xử lý kỷ luật tương ứng, và mức lương thực tế được trả sau khi áp dụng hình thức kỷ luật. Cần đảm bảo phù hợp với quy định của công ty và Bộ luật Lao động.
4. Điều 22 – Bảo lưu hệ số lương cơ bản (trường hợp 1): Điền thông tin người lao động có quá trình đóng BHXH trước đó. Ghi rõ hệ số lương cơ bản khởi điểm được bảo lưu (bằng mức lương cuối cùng đã tham gia BHXH). Ô "Thỏa thuận với giám đốc" cần có chữ ký xác nhận hoặc số biên bản thỏa thuận. Mức lương sản phẩm sẽ được ghi riêng trong Hợp đồng lao động.
5. Điều 22 – Bảo lưu hệ số lương cơ bản (trường hợp 2): Dành cho cán bộ có chức danh cũ cao hơn chức danh mới. Không điền hệ số lương cũ, mà chỉ ghi nhận số năm đã đóng BHXH để làm căn cứ xác định mức đóng BHXH mới. Cột "Số năm BHXH bảo lưu" phải được điền chính xác.
6. Điều 22 – Bảo lưu hệ số lương cơ bản (trường hợp 3): Trường hợp không bảo lưu hệ số lương cũ, cần ghi rõ lý do và phải được cụ thể hóa ngay tại Hợp đồng lao động ban đầu. Điền số hiệu hợp đồng lao động và ngày ký vào ô tương ứng.

Lưu ý quan trọng

• Mọi mức lương và phụ cấp ghi trong biểu mẫu phải tuân thủ quy định của Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn hiện hành, đặc biệt là mức lương tối thiểu vùng.
• Đối với Điều 19, cần có quyết định điều động tạm thời bằng văn bản kèm theo hồ sơ, không chỉ dựa trên thỏa thuận miệng.
• Khi điền Điều 22, phải có bản sao sổ BHXH hoặc xác nhận thời gian đóng BHXH từ cơ quan bảo hiểm để làm căn cứ bảo lưu.
• Tất cả các trường hợp bảo lưu hoặc không bảo lưu hệ số lương đều phải được thể hiện rõ trong Hợp đồng lao động ban đầu, tránh tranh chấp sau này.
• Biểu mẫu sau khi điền xong cần được Trưởng phòng Nhân sự và Giám đốc ký duyệt trước khi đưa vào áp dụng.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "lương thử việc" và "lương thực trả": nhiều người điền 70% lương cơ bản thay vì 70% lương thực trả (bao gồm phụ cấp), dẫn đến sai số tiền.
• Không cập nhật mức lương tối thiểu vùng mới nhất khi tính lương thử việc, khiến mức lương thử việc thấp hơn quy định pháp luật.
• Bỏ sót ô "thỏa thuận với giám đốc" ở Điều 22, dẫn đến thiếu căn cứ pháp lý khi kiểm tra.
• Ghi nhầm số năm đóng BHXH ở trường hợp bảo lưu cho cán bộ thay đổi chức danh, ảnh hưởng đến mức đóng BHXH sau này.
• Không đính kèm hoặc không ghi số hiệu Hợp đồng lao động ở trường hợp không bảo lưu hệ số lương, gây khó khăn khi đối chiếu sau này.