Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Bảng mô tả công việc" dành cho vị trí Phó Giám đốc Phòng Kinh doanh (mã chức danh BD1/02) được sử dụng để chuẩn hóa và ghi nhận đầy đủ các thông tin về chức danh, quyền hạn, nhiệm vụ, quỹ thời gian làm việc, các mối quan hệ công tác và tiêu chuẩn của người đảm nhận. Đây là tài liệu nền tảng giúp nhân viên hiểu rõ phạm vi trách nhiệm của mình, đồng thời là cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc và xây dựng kế hoạch phát triển năng lực. Biểu mẫu này cũng hỗ trợ bộ phận Nhân sự trong việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý hiệu suất lao động.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng bộ phận Nhân sự hoặc chuyên viên phụ trách xây dựng hệ thống chức danh tại công ty chịu trách nhiệm soạn thảo và cập nhật. Tuy nhiên, nội dung chi tiết về quyền hạn, nhiệm vụ và các mối quan hệ công tác cần có sự phê duyệt và xác nhận từ Giám đốc Phòng Kinh doanh – cấp trên trực tiếp của vị trí này. Thời điểm điền biểu mẫu là khi có nhu cầu tuyển dụng mới, khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, hoặc định kỳ hàng năm trong quá trình rà soát và cập nhật hệ thống mô tả công việc của toàn công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. I. Thông tin chung: Mục này gồm 5 trường: Tên chức danh (ghi rõ "Phó Giám đốc Phong Kinh Doanh"), Mã chức danh (BD1/02), Đơn vị công tác (Phong Kinh Doanh), Cấp trên trực tiếp (Giám Đốc Phong Kinh Doanh), Địa chỉ nơi làm việc (TP.HCM). Cần điền chính xác, thống nhất với hệ thống mã số nhân sự.
2. II. Quyền hạn: Chia làm hai phần: Quyền hạn trực tiếp và Quyền hạn gián tiếp. Ở mỗi dòng, cần mô tả cụ thể hành động được phép thực hiện (ví dụ: "Thay thế GĐ Phong điều hành đơn vị khi GĐ Phong vắng mặt") và giới hạn kèm theo (ví dụ: "Hình thức kỷ luật cao nhất là khiển trách"). Các quyền hạn gián tiếp thường bắt đầu bằng "Đề xuất" và cần ghi rõ đối tượng đề xuất lên ai.
3. III. Nhiệm vụ: Mục này được phân chia theo tần suất: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng 6 tháng, hàng năm và nhiệm vụ không định kỳ. Mỗi nhiệm vụ cần được mô tả bằng một động từ hành động cụ thể (ví dụ: "Trực tiếp giao dịch với khách hàng", "Triển khai các chương trình tiếp thị"). Cần đảm bảo tính bao quát và không trùng lặp giữa các mục.
4. IV. Quỹ thời gian làm việc: Chia làm hai phần chính: Làm việc tại văn phòng (40%) và Làm việc tại hiện trường (60%). Trong mỗi phần, liệt kê các hoạt động cụ thể và tỷ lệ phần trăm quỹ thời gian tương ứng (ví dụ: Tiếp khách hàng: 50% thời gian hiện trường). Tổng các tỷ lệ trong mỗi phần phải bằng 100%.
5. V. Các mối quan hệ công tác: Mục này có dạng bảng với các cột: Chức danh người liên hệ, Đơn vị/cá nhân có quan hệ, Mục đích, Thời điểm quan hệ. Cần phân loại rõ quan hệ nội bộ (ví dụ: GĐ Phong, các XN, P.NCPT) và bên ngoài (ví dụ: Các tổ chức khách hàng, Các công ty bạn). Mô tả mục đích quan hệ ngắn gọn, tập trung vào công việc chính.
6. VI. Phương tiện làm việc: Liệt kê tất cả các trang thiết bị, công cụ phần mềm và tài liệu cần thiết để thực hiện công việc. Ví dụ: Bàn ghế, máy vi tính, các phần mềm Word, Excel, Access, Powerpoint, Acrobat, và các văn bản tài liệu liên quan đến kinh doanh.
7. VII. Tiêu chuẩn chức danh: Mục này yêu cầu mô tả các tiêu chuẩn của người đảm nhận công việc, bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn và các yêu cầu khác. Cần điền chi tiết và cụ thể để làm cơ sở cho việc tuyển dụng và đánh giá.

Lưu ý quan trọng

• Toàn bộ nội dung trong biểu mẫu phải được viết bằng tiếng Việt, rõ ràng, chính xác và thống nhất về thuật ngữ chuyên ngành.
• Khi điền mục "Quyền hạn", cần phân biệt rõ giữa quyền hạn trực tiếp (có thể tự quyết định) và quyền hạn gián tiếp (chỉ được đề xuất lên cấp trên).
• Phần "Nhiệm vụ" phải được sắp xếp theo đúng tần suất (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng...) và không được bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào.
• Khi điền "Quỹ thời gian làm việc", tổng tỷ lệ phần trăm của các hoạt động trong mỗi nhóm (văn phòng và hiện trường) phải bằng 100%.
• Mục "Các mối quan hệ công tác" cần được cập nhật thường xuyên khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức hoặc đối tác kinh doanh.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành phải được sự phê duyệt của Giám đốc Phòng Kinh doanh và lưu trữ tại bộ phận Nhân sự theo quy định.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa quyền hạn trực tiếp và quyền hạn gián tiếp, dẫn đến việc ghi sai phạm vi quyết định của chức danh.
• Bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng, đặc biệt là các nhiệm vụ không có tính định kỳ như báo cáo theo yêu cầu đột xuất của cấp trên.
• Không cập nhật kịp thời các mối quan hệ công tác khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc đối tác, dẫn đến thông tin lạc hậu.
• Viết mô tả nhiệm vụ quá chung chung, thiếu tính cụ thể và không có các chỉ số đo lường hiệu quả công việc.
• Quên ghi rõ giới hạn kèm theo trong mục quyền hạn (ví dụ: giá trị nhận hàng tối đa 150 triệu đồng, thời gian giải quyết chậm nhất 15 ngày).
• Không đồng bộ thông tin giữa các mục, ví dụ như tên chức danh ở mục I khác với tên chức danh được nhắc đến trong mục V.