Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Bảng mô tả công việc" dành cho vị trí NV Kinh doanh thuộc Phòng Kinh doanh được thiết kế nhằm chuẩn hóa các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên. Tài liệu này giúp nhân viên mới nắm rõ công việc cần thực hiện, tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc và định mức thời gian cho từng đầu việc. Đồng thời, biểu mẫu cũng là cơ sở để quản lý đánh giá năng lực, xếp loại và tính lương theo kết quả kinh doanh hàng tháng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Kinh doanh hoặc Giám đốc Kinh doanh trực tiếp điền và cập nhật khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ hoặc quy trình làm việc. Nhân viên mới khi nhận việc cũng cần đọc và xác nhận nội dung trong bảng mô tả này để hiểu rõ trách nhiệm của mình. Thời điểm điền thường là đầu năm tài chính, khi có nhân sự mới hoặc khi phòng ban thay đổi quy trình kinh doanh.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên chức danh: Ghi rõ "NV Kinh doanh". Đây là chức danh chính thức của vị trí đang tuyển dụng hoặc đánh giá.
2. Đơn vị: Ghi "Phòng Kinh doanh" – đơn vị trực thuộc của nhân viên.
3. Nơi làm việc: Ghi "TP. Hồ Chí Minh" – địa điểm làm việc chính.
4. Cấp trên trực tiếp: Ghi "GĐ. KD" – người quản lý trực tiếp và phê duyệt công việc.
5. Tóm tắt công việc: Mô tả ngắn gọn ba đầu việc chính: Chào hàng, Nhận đặt hàng và Bàn giao đơn hàng cho nhân viên theo dõi đơn hàng.
6. Nhiệm vụ chi tiết: Liệt kê từng nhiệm vụ cụ thể như chuyển chào mẫu, nhận mẫu phân tích, trả lời khả năng sản xuất, lập báo giá, nhận phản hồi, lập mail định giá, trình duyệt đơn hàng, bàn giao đơn hàng, giải quyết khiếu nại, báo cáo doanh thu, báo cáo tiếp thị, báo cáo định hướng thị trường và đôn đốc thanh toán.
7. Tiêu thức đánh giá: Ứng với mỗi nhiệm vụ, ghi rõ chỉ số đo lường như số đơn đặt hàng, số lượng mẫu phân tích, thời gian báo giá, doanh thu thực hiện, công nợ quá hạn…
8. Định mức thời gian: Ghi số lượng mục tiêu cần đạt, ví dụ 10 đơn chào mẫu, 5 mẫu thử nghiệm, 15 khiếu nại giải quyết…
9. Các mối quan hệ công tác: Liệt kê các đơn vị nội bộ (Xí nghiệp SX, Phòng NCPT, KH, KTCL, VT, KTTC, NS) và bên ngoài (khách hàng). Ghi rõ chức danh người liên hệ và mục đích liên hệ.
10. Quyền hạn: Ghi rõ quyền hạn về tài chính (công nợ thanh toán sau 45 ngày, không nộp cọc), quyền yêu cầu thông tin từ nhân viên theo dõi đơn hàng, quyền làm việc trực tiếp với các xí nghiệp và quyền hưởng lương theo tỷ lệ khoán doanh thu.
11. Tiêu chuẩn người đảm nhận: Ghi trình độ văn hóa (Trung cấp/Đại học), chuyên môn (Quản trị Kinh doanh hoặc Marketing), ngoại ngữ (Anh văn B), kiến thức về công nghệ sản xuất và quy trình sản xuất.
12. Kỹ năng và kinh nghiệm: Ghi kỹ năng đàm phán, tìm kiếm đơn hàng mới, giải quyết khiếu nại, làm việc áp lực cao. Kinh nghiệm tối thiểu 1 năm ở vị trí tương đương.
13. Điều kiện làm việc: Ghi tính chất lưu động và mức độ thường xuyên.

Lưu ý quan trọng

• Không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào trong danh sách, vì mỗi nhiệm vụ đều gắn với tiêu chí đánh giá và định mức thời gian cụ thể.
• Định mức thời gian phải được thống nhất với Giám đốc Kinh doanh trước khi điền vào biểu mẫu, tránh trường hợp quá cao hoặc quá thấp so với thực tế.
• Phần quyền hạn tài chính cần được phê duyệt bởi cấp trên và lưu lại email trình duyệt để làm căn cứ sau này.
• Khi điền mối quan hệ công tác, cần ghi đầy đủ tên phòng ban và chức danh cụ thể để tránh nhầm lẫn khi liên hệ.
• Tiêu chuẩn tuyển dụng phải được cập nhật theo yêu cầu thực tế của thị trường và chiến lược kinh doanh hiện tại.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Số đơn đặt hàng tiếp nhận" và "Số lượng đơn hàng bàn giao" – đây là hai chỉ số khác nhau, cần phân biệt rõ.
• Không ghi đầy đủ các đơn vị liên quan ở phần mối quan hệ công tác, dẫn đến thiếu thông tin khi cần phối hợp.
• Điền sai định mức thời gian do không tham khảo ý kiến của Giám đốc Kinh doanh, gây khó khăn khi đánh giá hiệu quả công việc.
• Bỏ sót phần quyền hạn về lương khoán doanh thu, khiến nhân viên không hiểu rõ cơ chế tính lương.
• Ghi thiếu kỹ năng đặc biệt như thuyết phục khách hàng và khéo léo trong giao tiếp, đây là yếu tố quan trọng đối với NV Kinh doanh.