Hướng dẫn điền bảng mô tả công việc Cán bộ phụ trách cửa hàng

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "CB phụ trách cửa hàng" là bảng mô tả công việc chính thức dành cho vị trí Cán bộ phụ trách Cửa hàng, thuộc Phòng Kinh Doanh. Mục đích của biểu mẫu này là xác định rõ ràng quyền hạn, nhiệm vụ theo từng chu kỳ thời gian (ngày, tuần, tháng, quý, năm), các mối quan hệ công tác, phương tiện làm việc và tiêu chuẩn chức danh. Đây là cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc, phân công trách nhiệm và đào tạo nhân sự mới.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Kinh Doanh hoặc Phó Giám đốc phụ trách điền khi xây dựng hoặc cập nhật mô tả công việc cho vị trí Cán bộ phụ trách Cửa hàng. Nhân viên mới được bổ nhiệm vào vị trí này cũng cần đọc và hiểu rõ biểu mẫu để nắm bắt phạm vi công việc. Thời điểm điền thường là đầu năm tài chính, khi có thay đổi về cơ cấu tổ chức hoặc khi tuyển dụng nhân sự mới.

Hướng dẫn điền từng mục

1. I. Thông tin chung: Điền tên chức danh là "Cán bộ phụ trách Cửa hàng", mã chức danh "BD1/04", đơn vị công tác "Phòng Kinh Doanh", cấp trên trực tiếp là "Phó Giám đốc", địa chỉ nơi làm việc "TP.HCM".
2. II. Quyền hạn: Chia làm hai phần: Quyền hạn trực tiếp (quyết định giá bán đảm bảo lãi không dưới 3%, duyệt chi phí không quá 100.000 đồng, thu tiền nợ tối đa 15.000.000 đồng/khách) và Quyền hạn gián tiếp (đề xuất giảm giá hàng lỗi thời lên Giám đốc Kinh doanh).
3. III. Nhiệm vụ: Liệt kê chi tiết theo 5 chu kỳ: hàng ngày (giao dịch, tiếp thị, thực hiện chỉ đạo), hàng tuần (lên kế hoạch tiếp thị, thu hồi công nợ, kiểm tra hàng), hàng tháng (kiểm tra doanh thu, báo cáo), hàng quý (làm việc với kế toán), hàng năm (kiểm kê hàng hóa).
4. V. Quỹ thời gian làm việc: Phân bổ tỷ lệ phần trăm cho từng hoạt động: làm việc tại văn phòng 20%, lập báo cáo 15%, giải quyết chỉ đạo 5%, làm việc tại hiện trường 80% (gồm tiếp thị 50%, gặp khách 10%, làm việc tại cửa hàng 20%).
5. VI. Các mối quan hệ công tác: Xác định phạm vi nội bộ (các đơn vị sản xuất, phòng ban NCPT/NK/KH, nhân viên trong phòng) và bên ngoài (khách hàng), kèm mục đích và thời điểm quan hệ cụ thể.
6. VII. Phương tiện làm việc: Ghi rõ bàn ghế, tủ hồ sơ, máy vi tính, các văn bản quy định về kinh doanh.
7. VIII. Tiêu chuẩn chức danh: Điền trình độ chuyên môn (Cử nhân QTKD), kiến thức (nguyên liệu, công nghệ, mặt hàng), kỹ năng (giới thiệu sản phẩm, đàm phán, đánh giá thị trường), tố chất (thỏa mãn nhu cầu khách hàng).

Lưu ý quan trọng

• Không được bỏ sót mục "Quyền hạn" vì đây là căn cứ pháp lý để nhân viên thực hiện các giao dịch tài chính và quyết định giá.
• Phần "Quỹ thời gian làm việc" cần đảm bảo tổng các tỷ lệ không vượt quá 100%, ưu tiên thời gian làm việc tại hiện trường (80%) vì đây là vị trí cửa hàng.
• Mục "Các mối quan hệ công tác" phải ghi rõ thời điểm quan hệ (mỗi ngày, khi có nhu cầu) để tránh chồng chéo lịch làm việc.
• Tiêu chuẩn chức danh cần được cập nhật định kỳ để phù hợp với yêu cầu thị trường và chiến lược kinh doanh mới.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa quyền hạn trực tiếp và gián tiếp: nhiều người điền sai mức duyệt chi phí (ghi 100.000 đồng thành 1.000.000 đồng) hoặc quên ghi điều kiện "có lãi không dưới 3%".
• Bỏ sót nhiệm vụ hàng quý và hàng năm: thường chỉ điền nhiệm vụ ngày/tuần/tháng mà quên mục kiểm kê hàng hóa và làm việc với kế toán.
• Phân bổ quỹ thời gian không hợp lý: ví dụ ghi làm việc tại văn phòng 50% trong khi yêu cầu thực tế là 20%, dẫn đến sai lệch đánh giá công việc.
• Không ghi đầy đủ các mối quan hệ bên ngoài: thường chỉ ghi khách hàng mà quên ghi các đơn vị sản xuất hoặc phòng ban nội bộ.
• Điền thiếu tố chất "thỏa mãn được nhu cầu khách hàng" ở phần tiêu chuẩn chức danh, đây là yêu cầu cốt lõi của vị trí này.