Hướng dẫn điền bảng mô tả công việc CB cửa hàng tự kinh doanh

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "CB phụ trách cửa hàng tự doanh" là tài liệu nội bộ thuộc Phòng Kinh Doanh, được thiết kế để mô tả chi tiết vị trí Cán bộ Cửa hàng Tự Kinh doanh. Mục đích chính của biểu mẫu là chuẩn hóa các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và tiêu chuẩn đánh giá cho vị trí này. Tài liệu giúp nhân viên mới hiểu rõ phạm vi công việc, các mối quan hệ công tác, cũng như các chỉ tiêu cần đạt được. Đồng thời, đây là cơ sở để quản lý đánh giá hiệu quả làm việc và xác định chế độ lương thưởng phù hợp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do Trưởng phòng Kinh Doanh hoặc Giám đốc Kinh doanh trực tiếp soạn thảo và phê duyệt. Nhân viên mới được bổ nhiệm vào vị trí Cán bộ Cửa hàng Tự Kinh doanh cần đọc kỹ để nắm bắt công việc. Biểu mẫu được điền và cập nhật khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ hoặc khi tuyển dụng nhân sự mới cho vị trí này. Ngoài ra, tài liệu cũng được rà soát định kỳ hàng năm để đảm bảo phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Tên chức danh: Ghi rõ "CB CỬA HÀNG TỰ KINH DOANH". Đây là tên chính thức của vị trí, không viết tắt hay thay đổi.
  2. Đơn vị: Điền "Phòng Kinh doanh" – đây là phòng ban trực thuộc của vị trí này.
  3. Nơi làm việc: Ghi địa điểm làm việc chính, ví dụ "TP. Hồ Chí Minh".
  4. Cấp trên trực tiếp: Ghi chức danh quản lý trực tiếp, thường là "GĐ. KD" (Giám đốc Kinh doanh).
  5. Tóm tắt công việc: Mô tả ngắn gọn bản chất công việc: tự đặt hàng, tự tiêu thụ, mua đi bán lại để đáp ứng nhu cầu thị trường và thực hiện doanh thu.
  6. Nhiệm vụ & Tiêu thức đánh giá & Định mức thời gian: Liệt kê lần lượt 18 nhiệm vụ cụ thể (từ thu thập mẫu thị trường đến kiểm kê hàng hóa). Mỗi nhiệm vụ cần điền tiêu thức đánh giá tương ứng và định mức thời gian (số ngày hoặc số lượng).
  7. Các mối quan hệ công tác: Xác định phạm vi quan hệ (nội bộ/bên ngoài), đơn vị liên quan, chức danh người liên hệ và mục đích làm việc cụ thể.
  8. Quyền hạn: Ghi rõ chức danh CBCNV thuộc quyền (nếu có), số lượng nhân sự và mức độ giám sát. Phần quản lý tài chính cần điền lĩnh vực, giá trị tối đa và mức độ quyền hạn.
  9. Tiêu chuẩn người đảm nhận: Điền trình độ văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ và kiến thức yêu cầu.
  10. Kỹ năng & Kinh nghiệm: Ghi các kỹ năng cần thiết như đàm phán, tìm kiếm đơn hàng, giải quyết khiếu nại. Yêu cầu kinh nghiệm tối thiểu 1 năm ở vị trí tương đương.
  11. Điều kiện làm việc: Xác định tính chất công việc (lưu động) và mức độ (thường xuyên).

Lưu ý quan trọng

  • Phải điền đầy đủ tất cả các mục, không bỏ trống bất kỳ trường nào, đặc biệt là phần nhiệm vụ và tiêu thức đánh giá.
  • Định mức thời gian cần được thống nhất với cấp trên trực tiếp trước khi ghi vào biểu mẫu để đảm bảo tính khả thi.
  • Phần quyền hạn tài chính (công nợ hàng hóa tối đa 500 triệu) phải được Giám đốc KD phê duyệt rõ ràng.
  • Các mối quan hệ công tác cần liệt kê chính xác tên phòng ban và chức danh để tránh nhầm lẫn khi làm việc.
  • Khi điền tiêu chuẩn, cần tham khảo bảng lương và thang bậc lương hiện hành của công ty để đảm bảo phù hợp.

Lỗi thường gặp

  • Nhầm lẫn giữa "CB CỬA HÀNG TỰ KINH DOANH" với các vị trí kinh doanh khác như nhân viên bán hàng hay quản lý cửa hàng.
  • Bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng như "Tham gia đấu thầu các lô tồn kho" hoặc "Báo cáo định hướng phát triển".
  • Ghi sai định mức thời gian, ví dụ ghi số ngày thay vì số lượng mẫu hoặc đơn hàng cần đạt.
  • Không điền đầy đủ thông tin về mối quan hệ công tác, dẫn đến khó khăn khi phối hợp làm việc.
  • Phần quyền hạn thường bị bỏ trống hoặc ghi chung chung, không xác định rõ giá trị tối đa và mức độ quyền hạn.
  • Yêu cầu kinh nghiệm ghi không đúng số năm tối thiểu (phải là 1 năm ở vị trí tương đương).

Nội dung biểu mẫu

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Tên chức danh

CB CỬA HÀNG TỰ KINH DOANH

Số :

Đơn vị

Phong Kinh doanh.

Nơi làm việc

TP. Hồ Chí Minh

Cấp trên trực tiếp

 GĐ. KD

Tóm tắt công việc :

Căn cứ nhu cầu của thị trường & khả năng sản xuất của công ty – Cửa hàng Tự Kinh Doanh tiến hành tự đặt hàng, tự tiêu thụ, hoặc mua đi bán lại… để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Thực hiện doanh thu của Phong.

Nhiệm vụ

Tiêu thức đánh giá

Định mức thời gian

1. Thu thập mẫu thị trường

Số lượng mẫu phân tích

10

2. Phân tích mẫu

Kết quả phân tích mẫu

10

3.Lập đề nghị thử nghiệm

Số lượng mẫu thử nghiệm

2

4. Lập mail định giá mặt hàng mới

Số lượng mặt hàng mới được định giá

5

5. Chào hàng mới

Số mặt hàng chào bán

5

6. Nhận phản hồi đơn hàng từ thị trường

Độ chính xác của thông tin thị trường (giá bán, chất lượng…)

10

7. Giải quyết yêu cầu của thị trường

Đề nghị tính lại giá bán, cải tiến sản phẩm…

5

8. Liên hệ với khách để tiêu thụ hàng hóa

Thỏa mãn yêu cầu thị trường

3

9. Trình đơn hàng tự Kinh Doanh

Số lượng đơn hàng đặt, thực hiện doanh thu

10

10. Bàn giao đơn hàng cho NV theo doi don hang

Số lượng đơn hàng bàn giao

2

11. Chuẩn bị mẫu các lô hàng tồn

Số lượng hàng tồn

10

12.Chào bán các lô hàng tồn

Số lượng hàng tồn bán được

10

13.Tham gia đấu thầu các lô tồn kho

Số lượng lô hàng trúng thầu

2

14. Báo cáo tiếp thị

Báo cáo mặt hàng thị trường quan tâm

2

15. Báo cáo doanh thu

Doanh thu thực hiện được

2

16. Báo cáo định hướng phát triển

Số lượng đơn hàng dự kiến tiêu thụ

5

17. Kiểm tra, giám sát cửa hàng

Doanh số cửa hàng bán lẻ

2

18. Kiểm kê hàng hóa

Số lượng tồn kho thực tế & sổ sách

5

Các mối quan hệ công tác

Phạm vi quan hệ

Đơn vị liên quan

Chức danh người liên hệ

Mục đích

Nội bộ

Bên ngoài

x

1/ Các Xí nghiệp SX

2/ P. NCPT- P.KH – P.KTCL.

3/ P.VT – P.KTTC – P.NS

4/ Các Phòng khác như Vật tư, KTCL, NS, KTTC…

GD Xí nghiệp

Nhân viên trực tiếp giải quyết .

Nhân viên Phòng Nghiệp vụ

Nhân viên nghiệp vụ

+ Nhận thông tin về khả năng sản xuất đơn hàng đạt chất lượng, yêu cầu tiến độ…Phản hồi theo yêu cầu của khách .

+Nhận thông tin về mặt hàng, nguyên liệu, tồn kho, tiến độ, chất lượng .v.v…. để chào hàng.

+ Theo dõi hàng tồn kho, hạn mức tín dụng, g/q các vấn đề liên quan đến Khách hàng thị trường May Công nghiệp.

+ Đôn đốc các đơn vị trả lời để phản hồi cho khách .

x

1/Quầy, Shop, các cơ sở, Cty thương mại ….

Người đại diện ký hợp đồng, ủy quyền giao nhận hàng…

+ Chào mẫu, tiếp nhận nhu cầu, trao đổi mở rộng kênh phân phối.

Quyền hạn :

Chức danh CBCNV thuộc quyền

Số lượng nhân sự tương ứng

Mức độ giám sát

CBNV khác (nêu chức danh cụ thể)

Không

Không

- Về quản lý tài chính

Lĩnh vực

Giá trị tối đa

Mức độ quyền hạn

Công nợ hàng hóa cửa hàng Tự Kinh doanh

500 triệu

Đề xuất GĐ KD trong việc bán trả chậm.

-Các quyền hạn khác:

-Yêu cầu NV theo doi don hang thông tin tình hình triển khai đơn hàng để tiến hành giao dịch đơn hàng mới.

-Làm việc trực tiếp với các Cán bộ phụ trách tại các xí nghiệp có liên quan để thực hiện khả năng tiếp nhận đơn hàng, tiến độ sản xuất, chất lượng… .

-Đựơc hưởng lương theo tỷ lệ khoán doanh thu theo kết quả hàng tháng của cán bộ kinh doanh, hệ số do Gíam đốc KD quyết định.

- Tiêu chuẩn của người đảm nhận công việc:

+ Trình độ văn hóa: Trung cấp/Đại học

+ Trình độ chuyên môn : Chuyên ngành Quản trị Kinh Doanh, hoặc Marketing…

 + Trình độ ngoại ngữ: Anh văn bằng B.

+ Kiến thức: Công nghệ SX, Quy trình sản xuất, mặt hàng v.v….

- Kỹ năng thể chất và kỹ năng làm việc:

 + Đàm phán, giao dịch kinh doanh

+ Tìm kiếm được đơn hàng mới, khách hàng mới.

+ Giải quyết các khiếu nại với khách hàng.

+ Làm việc tốt dưới áp lực cao.

+ Độc lập trong giao dịch, có đầu mối tiêu thụ rộng .

- Yêu cầu kinh nghiệm( lĩnh vực, thời gian tối thiểu )

- Kinh nghiệm tối thiếu 1 năm ở vị trí tương đương.

- Có khả năng tự cân đối đặt hàng .

-Các kỹ năng đặc biệt: 

Thuyết phục khách hàng & Khéo léo trong giao tiếp .

- Điều kiện làm việc:

Tính chất: Lưu động

Mức độ: Thường xuyên