BẢNG MƠ TẢ
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA TỔNG KHO
Chương I : VỊ TRÍ - VAI TRỊ
1- Vị trí:
Tổng kho là đơn vị phục vụ trực thuộc Công ty.
Tổng kho đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Tổng Giám đốc Nội chính
Tổng kho được quản lý điều hành bởi Trưởng Tổng kho, do Tổng Giám đốc bổ nhiệm.
2-Vai trị:
Phục vụ các đơn vị trong Công ty và khách hàng trong quản lý hng hĩa, xuất nhập hng hố, giải quyết tồn kho
Tham mưu trong cho Cơ quan Tổng Giám đốc (CQTGĐ) về lĩnh vực kho bi, xuất nhập bảo quản hng ho .
Chương II : CHỨC NĂNG
Tổng kho có chức năng là thỏa mn cc yu cầu của Lnh đạo Công ty và các khách hàng mà Tổng kho phục vụ được thể hiện như sau:
Khch hng của Tổng kho | Đáp ứng cc yu cầu chủ yếu |
Cơ quan Tổng Giám đốc | - Cung cấp các thông tin về số lượng hàng hoá xuất nhập kho . - Phn tích tình hình xuất nhập, đưa ra các đề xuất nhằm kiểm soát được tình hình xuất nhập kho. - Tham mưu về việc bố trí sử dụng kho bi, đề xuất cải tiến , nâng cao chất lượng hoạt động kho |
Khch mua, bn hng | - Xuất nhập hàng hoá kịp thời theo hoá đơn chứng từ, tuân thủ các Quy định của Công ty về quan hệ với khách hàng. - Thoả mn tốt hơn các yêu cầu của khách hàng. Trong điều kiện không thực hiện được, báo cáo ngay cho CQ TGĐ |
Các đơn vị sản xuất | - Xuất kho các loại vật tư theo yêu cầu đáp ứng kịp thời về tiến độ cho sản xuất . - Nhập kho cc loại sản phẩm, thứ phẩm phế liệu do các đơn vị sản xuất, gia cơng, pht sinh , các vật tư khơng sử dụng. - Thông tin cho các đơn vị sản xuất về tình hình xuất nhập khơng bình thường (chậm trễ, khơng chính xc số liệu) |
Các đơn vị kinh doanh | - Xuất kho các loại hàng hoá theo yêu cầu đáp ứng kịp thời về tiến độ giao bán hàng . - Nhập kho cc loại sản phẩm, phụ liệu do các đơn vị kinh doanh mua về, các vật tư không sử dụng . - Thông tin cho các đơn vị kinh doanh về tình hình xuiất nhập khơng bình thường (chậm trễ, khơng chính xc số liệu) v cc tồn kho qu hạn, tồn kho cao. |
Cc Phong | - Xuất kho các loại vật tư phục vụ công tác . - Nhập kho các loại vật tư mua về, và các vật tư hoàn kho không sử dụng. |
Phong Kế tốn Ti chính | -Thực hiện đúng quy định các nghiệp vụ xuất - nhập vật tư hàng hoá, chứng từ thanh tốn, quản lý chi tiu. -Cung cấp thơng tin về tình hình sử dụng kinh phí được khoán của Tổng kho |
Phong NS | -Thơng tin về tình hình tăng giảm lao động, tình hình hội nhập của nhn vin mới tuyển. -Thơng tin về tổ chức kho, phân công lao động . -Thông tin về kết quả đánh giá thành tích, năng lực của CBNV của Tổng kho. -Bo co chấm cơng của Tổng kho . |
Chương III : NHIỆM VỤ
- Xuất, nhập vật tư đúng chủng loại, đũ số lượng, kịp thời gian, hàng hoá phục vụ nhu cầu sản xuất - kinh doanh của các đơn vị theo Quy định định xuất nhập vật tư hàng hoá hiện hành .
- Bảo quản hng hố trong kho, không để mất, thất lạc, hư hỏng hàng hoá theo quy định bảo quản, chất xếp hng hố trong kho .
- Thực hiện tốt cơng tc PCCC, phịng chống ngập nước, mưa bo ; chống mối, côn trung ; đảm bảo các điều kiện vệ sinh, mặt bằng, thơng thống ph hợp từng loại hng hố
Thực hiện kiểm kê hàng hóa của Công ty theo kế hoạch định kỳ hàng năm.
Kiểm tra định kỳ báo cáo hàng tồn đọng chậm luân chuyển.
Quản lý v sử dụng tốt nguồn lao động làm việc tại các kho
Nghiên cứu, đề xuất, cải tiến các công tác quản lý kho tng. Nghin cứu v tham gia xy dựng hay ban hnh cc chỉ thi, thơng bo, quy định về nhập xuất bảo toàn hàng hoá; tiêu chuẩn đánh giá xếp loại kho; các quy định liên quan đến kho.
Theo di tình hình hng hồ tồn kho ; bo động hàng tồn kho quá thời hạn quy định , thông tin cho các đơn vị, c nhn lin quan giải quyết
Chương IV : TỔ CHỨC QUẢN LÝ & ĐIỀU HNH
1- Tổ chức : Tổng kho có các kho trực thuộc như sau :
- Kho A
- Kho B
- Kho C
- Kho D
- Kho E
- Kho F
- Kho G
- Kho H
- Kho hố chất
- Kho nhin liệu .
- Kho vật tư phụ tùng.
- Kho phế liệu.
2 - Quản lý điều hnh
2.1- Trưởng Tổng kho quản lý điều hành mọi hoạt động của Tổng kho và chịu trách nhiệm trước Phó Tổng Giám Đốc Nội chính về kết quả quản lý của mình.
2.2- Các Thủ kho chịu trách nhiệm trực tiếp trước Trưởng Tổng kho về họat động của kho mình phụ trch.
2.3- Trong hội họp, trao đổi, góp ý, áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung. Khi quyết định tuân thủ theo nguyên tắc thủ trưởng .
2.4- Trong trường hợp cấp trên giải quyết không thỏa đáng, hoặc chậm trễ, cấp dưới đ trình by lại, hoặc đ nhắc nhở, nhưng cấp trên trực tiếp vẫn bảo lưu ý kiến hoặc khơng giải quyết, thì cấp dưới có quyền báo cáo vượt cấp và chịu trách nhiệm về việc báo cáo này.
3- Tiếp nhận, xử lý, ký duyệt v chuyển giao thơng tin
3.1- Các thông tin chỉ đạo của Trưởng Tổng kho phải được Thủ kho, Phụ kho, NV kho thực hiện kịp thời, đầy đủ, chính xác và báo cáo đúng tiến độ. Trưởng Tổng kho chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung, số liệu, dữ liệu trong các báo cáo cho Công ty .
3.2- Thông tin chính thức được gửi từ Trưởng Tổng kho, cc thơng tin từ CBNV chỉ l tham khảo.
3.3- Tổng kho chịu trách nhiệm lưu trữ quản lý cc hồ sơ tài liệu thuộc chức năng chuyên môn theo nguyên tắc đầy đủ, an toàn và theo đúng qui định của Công ty.
3.4- Các thông tin (Qui định, văn bản, chính sách, chế độ…….) liên quan đến công tác thuộc lĩnh vực phụ trách của Tổng kho phải được tiếp nhận và phổ biến trong nội bộ đơn vị và đồng thời chuyển đến các đơn vị chức năng liên quan trong Cty.
3.5- Trưởng Tổng kho chỉ đạo cho các CBNV trong đơn vị giải quyết cc thơng tin lin quan, ký duyệt cc thơng tin gửi ra bn ngồi đơn vị theo phạm vi trách nhiệm được phân công trong uỷ quyền.
Chương V : CÁC MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC
1- Chế độ làm việc :
1.1- Chế độ làm việc của Tổng kho được thực hiện theo Nội quy, Quy chế, Quy định chung của Công ty. Tổng kho giải quyết công việc theo nguyên tắc phối hợp, hỗ trợ, đoàn kết trên tinh thần tôn trọng, hợp tác lẫn nhau vì lợi ích của Cơng ty.
1.2- Tổng kho thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định Công ty. Trưởng Tổng kho có trách nhiệm báo cáo kiểm điểm về tình hình hoạt động trong kỳ, nêu các khó khăn, đề xuất các biện pháp khắc phục, phịng ngừa trong thời gian tới.
1.3- Quản lý v sử dụng phương tiện làm việc, các thiết bị, dụng cụ phục vụ công tác đúng mục đích, theo tinh thần tiết kiệm và đạt hiệu quả cao.
2- Cc mối quan hệ lm việc:
2.1- Đối với Cơ Quan Tổng Giám đốc:
- Tổng kho có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc, đầy đủ và kịp thời mọi chỉ thị, mệnh lệnh của CQTGĐ trong tất cả các lĩnh vực họat động.
- Thường xuyên báo cáo tình hình họat động và đề xuất xin ý kiến chỉ đạo giải quyết kịp thời các khó khăn phát sinh vượt quá khả năng, thẩm quyền giải quyết.
2.2- Đối với các XN, các Phong trong Cơng ty :
- Là quan hệ ngang cấp, họat động trn nguyn tắc phối hợp thực hiện nhằm hịan thnh nhiệm vụ chung.
- Trong lĩnh vực chuyên môn, Tổng kho có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị về nghiệp vụ theo các qui định của Công ty.
- Các khó khăn vướng mắc trực tiếp trao đổi với các Trưởng đơn vị để cùng bàn bạc tháo gỡ. Nếu không giải quyết được, báo cáo kịp thời cho TGĐ ,hoặc PTGĐ Công ty để có chỉ đạo cần thiết.
Chương VI : ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
1- Trưởng Tổng kho chịu trách nhiệm tổ chức phổ biến bản mô tả này cho tất cả CB-NV hiểu r v triển khai thực hiện.
2- Trưởng Tổng kho có trách nhiệm đề xuất bổ sung và sửa đổi cho phù hợp với quy mô và yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn. Cơ quan TGĐ là cấp có thẩm quyền phê duyệt sửa đổi, bổ sung ..
3- Cơ quan TGĐ, Tổng kho, các đơn vị, CBNV liên quan có trách nhiệm thi hành bản mô tả chức năng nhiệm vụ, quyền hạn ny .
_____oOo_____