Mục đích sử dụng

Phiếu mô tả công việc này được thiết kế để xác định rõ ràng vai trò, trách nhiệm và tiêu chuẩn đánh giá cho vị trí Nhân viên Thiết kế thuộc Phòng Nghiên cứu Phát triển (NCPT). Mục tiêu chính của phiếu là giúp nhân viên hiểu đúng phạm vi công việc, các nhiệm vụ chính cần thực hiện, cũng như các tiêu thức đánh giá hiệu quả công việc. Đồng thời, tài liệu này cũng là cơ sở để quản lý trực tiếp theo dõi, đánh giá năng lực và phân bổ công việc hợp lý. Việc sử dụng phiếu đúng cách sẽ đảm bảo sự thống nhất giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung của phòng ban, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do Trưởng phòng hoặc Phó phòng NCPT trực tiếp điền và cập nhật cho từng vị trí Nhân viên Thiết kế. Thời điểm điền phiếu thường diễn ra khi có nhân viên mới gia nhập phòng, khi có sự thay đổi về nhiệm vụ hoặc cơ cấu tổ chức, hoặc định kỳ vào đầu mỗi năm tài chính để đánh giá lại công việc. Nhân viên giữ vị trí này cũng cần đọc và xác nhận nội dung phiếu để đảm bảo hiểu rõ các kỳ vọng từ cấp trên. Ngoài ra, phiếu còn được sử dụng trong các buổi đánh giá hiệu suất hàng quý hoặc hàng tháng để đối chiếu kết quả thực tế với các tiêu chí đã đề ra.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên chức danh: Ghi rõ "Nhân viên Thiết kế" hoặc "NV TKế" như trong biểu mẫu. Đây là tên chính thức của vị trí, cần thống nhất với hệ thống nhân sự của công ty.
2. Mã chức danh: Điền mã số do phòng Nhân sự cung cấp, giúp quản lý dễ dàng tra cứu và phân loại nhân sự trong hệ thống.
3. Đơn vị: Ghi "Phòng Nghiên Cứu Phát Triển – Công Ty" để xác định rõ bộ phận làm việc, tránh nhầm lẫn với các phòng ban khác.
4. Nơi làm việc: Điền "Tp. Hồ Chí Minh" hoặc địa chỉ cụ thể của văn phòng làm việc, giúp xác định địa điểm thực tế khi cần hỗ trợ hoặc báo cáo.
5. Cấp trên trực tiếp: Ghi "Trưởng phòng, Phó phòng NCPT" để chỉ rõ người quản lý trực tiếp, người sẽ giao việc và đánh giá hiệu suất.
6. Tóm tắt công việc: Mô tả ngắn gọn các nhiệm vụ chính như phân tích mẫu, tính giá sản phẩm, lập phương án thiết kế thử nghiệm, đánh giá khả năng sản xuất và tìm kiếm nguyên liệu mới. Phần này cần súc tích nhưng đầy đủ ý.
7. Những nhiệm vụ chính: Liệt kê chi tiết từng nhiệm vụ cụ thể, kèm theo tiêu thức đánh giá và định mức thời gian. Ví dụ: nhiệm vụ "Phân tích mẫu từ nguyên liệu mới" có tiêu thức "Số mẫu đã trả lời kết quả phân tích" và định mức 5%. Cần điền đầy đủ các cột để đảm bảo tính minh bạch.
8. Các mối quan hệ công tác: Xác định phạm vi quan hệ nội bộ và bên ngoài, bao gồm đơn vị liên quan, chức vụ người liên hệ và mục đích. Ví dụ: quan hệ với các đơn vị trực thuộc công ty để cung cấp thông tin và theo dõi tiến độ hàng thử nghiệm.
9. Quyền hạn: Ghi rõ quyền hạn về giám sát CBNV (chức danh, số lượng, mức độ giám sát), quản lý tài chính (lĩnh vực, giá trị tối đa, mức độ quyền hạn) và các quyền hạn khác nếu có.
10. Tiêu chuẩn công việc: Điền các yêu cầu về trình độ văn hóa (Đại học), trình độ chuyên môn (Chuyên ngành), kiến thức chuyên môn (Am hiểu Thiết kế), kỹ năng cần có, kinh nghiệm tối thiểu (ít nhất 2 năm ở vị trí thiết kế sản phẩm) và các kỹ năng đặc biệt khác.

Lưu ý quan trọng

• Khi điền phiếu, cần đảm bảo thông tin chính xác và cập nhật, đặc biệt là các tiêu thức đánh giá và định mức thời gian, vì đây là cơ sở để đo lường hiệu suất làm việc.
• Phần "Các mối quan hệ công tác" cần được xác định rõ ràng để tránh chồng chéo trách nhiệm giữa các bộ phận, đặc biệt khi làm việc với khách hàng hoặc các cửa hàng, chợ, shop.
• Quyền hạn về tài chính và giám sát phải được cấp trên phê duyệt trước khi áp dụng, không tự ý điền các giá trị vượt quá thẩm quyền được giao.
• Phiếu này cần được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự của từng nhân viên và được xem xét định kỳ để điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế của công ty.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Tóm tắt công việc" và "Những nhiệm vụ chính": Nhiều người thường viết quá dài ở phần tóm tắt, trong khi phần nhiệm vụ chính lại thiếu chi tiết. Cần phân biệt rõ: tóm tắt là khái quát, còn nhiệm vụ chính là liệt kê cụ thể từng đầu việc.
• Bỏ sót tiêu thức đánh giá hoặc định mức thời gian: Đây là lỗi phổ biến khiến phiếu trở nên mơ hồ, không thể đo lường hiệu quả công việc. Mỗi nhiệm vụ chính bắt buộc phải có tiêu thức và định mức tương ứng.
• Không cập nhật thông tin khi có thay đổi: Nếu nhân viên được giao thêm nhiệm vụ mới hoặc thay đổi quyền hạn, phiếu cần được điều chỉnh ngay để phản ánh đúng thực tế công việc.
• Viết chung chung ở phần "Kỹ năng đặc biệt": Cần mô tả cụ thể các kỹ năng như sử dụng phần mềm thiết kế, kỹ năng đàm phán với nhà cung cấp, thay vì chỉ ghi "tốt" hoặc "có kinh nghiệm".