Hướng dẫn điền biểu mẫu thông báo mời nghiệm thu kiểm tra

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM42-QT08 Thông báo mời nghiệm thu/kiểm tra được ban hành trong hệ thống quản lý chất lượng công trình theo quy trình QT08 – Lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là để bên thi công hoặc bên thực hiện công việc chính thức thông báo và mời các bên liên quan (chủ đầu tư, tư vấn giám sát, thiết kế) đến hiện trường để tiến hành nghiệm thu hoặc kiểm tra một hạng mục, công việc cụ thể. Việc sử dụng biểu mẫu này giúp đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và có căn cứ xác nhận chất lượng công trình trước khi chuyển sang bước thi công tiếp theo.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ kỹ thuật hoặc chỉ huy trưởng công trường của bên thi công (bên mời nghiệm thu) lập và gửi. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay trước khi tiến hành nghiệm thu một hạng mục hoặc công việc, thông thường là trước 24 giờ hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng. Biểu mẫu được gửi đến các bên có liên quan như chủ đầu tư, đơn vị tư vấn giám sát, thiết kế để họ nắm được lịch trình và chuẩn bị nhân sự, thiết bị tham gia nghiệm thu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của thông báo theo quy định nội bộ của công ty, thường là số văn bản hành chính (ví dụ: 01/TB-NT).
2. Dự án: Ghi đầy đủ tên dự án đầu tư xây dựng công trình đang thực hiện.
3. Hạng mục: Ghi tên hạng mục công trình cần nghiệm thu/kiểm tra (ví dụ: Móng cọc, Bê tông sàn tầng 1).
4. Thời tiết: Ghi tình trạng thời tiết tại thời điểm dự kiến nghiệm thu (ví dụ: Nắng, mưa nhẹ, nhiệt độ 30°C).
5. Ngày gửi: Ghi ngày tháng năm phát hành thông báo này.
6. Kính gửi – Tên đơn vị/cơ quan: Ghi tên đơn vị được mời nghiệm thu (chủ đầu tư, tư vấn giám sát, thiết kế).
7. Ông/Bà – Chức vụ: Ghi họ tên và chức vụ của người đại diện bên được mời.
8. Điện thoại – Fax: Ghi số điện thoại và fax liên hệ của người được mời.
9. Thời gian nghiệm thu/kiểm tra: Ghi ngày tháng năm dự kiến tiến hành nghiệm thu.
10. Bảng STT – Công việc – Hạng mục – Thời gian bắt đầu: Liệt kê chi tiết từng công việc cần nghiệm thu, thuộc hạng mục nào, và thời gian bắt đầu dự kiến cho từng công việc.
11. Tài liệu/Bản vẽ liên quan: Ghi số hiệu bản vẽ thiết kế, tên tài liệu kỹ thuật, quy chuẩn áp dụng cho công việc nghiệm thu.
12. Công việc cần nghiệm thu/kiểm tra: Mô tả ngắn gọn nội dung công việc sẽ được kiểm tra (ví dụ: Kiểm tra cốt thép móng).
13. Phương pháp nghiệm thu/kiểm tra: Ghi rõ phương pháp sẽ sử dụng (quan sát, đo đạc, thí nghiệm, đối chiếu bản vẽ).
14. Dụng cụ nghiệm thu/kiểm tra: Liệt kê các dụng cụ, thiết bị cần thiết (thước, máy toàn đạc, máy nén, đồng hồ đo).
15. Bên mời nghiệm thu – Ông/Bà – Chức vụ – Chữ ký – Ngày: Người đại diện bên thi công ký và ghi rõ họ tên, chức vụ, ngày ký.
16. Chấp thuận của các bên được mời – Ông/Bà – Chức vụ – Chữ ký – Ngày: Dành cho đại diện các bên được mời xác nhận đồng ý tham gia nghiệm thu, ký và ghi rõ thông tin.
17. Ý kiến của tổ tư vấn/giám sát: Phần này để tư vấn giám sát ghi nhận xét, yêu cầu bổ sung hoặc xác nhận đủ điều kiện nghiệm thu.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các trường thông tin, không bỏ trống mục nào, đặc biệt là thời gian, địa điểm và danh sách công việc.
• Thông tin về thời tiết và dụng cụ nghiệm thu cần chính xác để các bên chuẩn bị phương tiện bảo hộ và thiết bị phù hợp.
• Chữ ký của bên mời và các bên được mời phải là chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của hợp đồng và pháp luật.
• Biểu mẫu cần được lưu trữ trong hồ sơ chất lượng công trình, có thể scan và gửi email kèm bản gốc để đảm bảo tính pháp lý.
• Thời gian gửi thông báo phải đảm bảo đủ thời gian để các bên sắp xếp công việc (thường tối thiểu 1 ngày làm việc).

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai tên dự án, hạng mục dẫn đến nhầm lẫn giữa các công trình đang thi công song song.
• Không ghi rõ phương pháp nghiệm thu, khiến các bên không biết cần chuẩn bị thiết bị đo đạc hay tài liệu gì.
• Bỏ sót phần "Ý kiến của tổ tư vấn/giám sát" hoặc để trống, làm mất căn cứ xác nhận chất lượng sau này.
• Ghi sai số điện thoại hoặc fax của người được mời, dẫn đến không liên hệ được để xác nhận lịch trình.
• Không ghi ngày tháng năm cụ thể cho từng công việc trong bảng, gây khó khăn khi lập tiến độ tổng thể.
• Chữ ký không đúng thẩm quyền (ví dụ: kỹ sư trưởng ký thay giám đốc khi chưa được ủy quyền) làm mất hiệu lực của thông báo.