Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM35-QT08 được thiết kế để ghi chép lại toàn bộ diễn biến cuộc họp giữa nhà thầu (bên B) và chủ đầu tư (bên A) trong quá trình thi công công trình. Đây là tài liệu pháp lý quan trọng, làm căn cứ để theo dõi tiến độ, giải quyết các vấn đề phát sinh và xác nhận trách nhiệm giữa các bên. Biên bản này thuộc hệ thống quản lý chất lượng công trình QT08, giúp đảm bảo mọi thỏa thuận đều được lưu trữ minh bạch, tránh tranh chấp về sau. Mỗi cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất với bên A đều cần lập biên bản này để làm hồ sơ hoàn công và nghiệm thu.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do thư ký cuộc họp (thường là kỹ sư hoặc cán bộ kỹ thuật của nhà thầu) chịu trách nhiệm ghi chép và hoàn thiện. Người điền phải có mặt trong suốt buổi họp để nắm bắt đầy đủ nội dung thảo luận. Biên bản được lập ngay sau khi cuộc họp kết thúc, hoặc trong vòng 24 giờ để đảm bảo thông tin còn mới và chính xác. Trưởng phòng kỹ thuật hoặc chỉ huy trưởng công trình sẽ kiểm tra và ký duyệt trước khi gửi cho bên A xác nhận. Nhân viên mới cần lưu ý rằng biên bản này phải được hoàn thành trước khi tiến hành các công việc tiếp theo có liên quan đến nội dung cuộc họp.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày/ Date: Ghi ngày tháng năm diễn ra cuộc họp theo định dạng DD/MM/YYYY. Ví dụ: 15/03/2025. Không ghi ngày dự kiến hay ngày viết biên bản.
2. Công trình/ Project: Điền tên đầy đủ của dự án hoặc hạng mục thi công theo đúng hợp đồng đã ký. Ví dụ: "Nhà máy xử lý nước thải Khu công nghiệp X".
3. Thành phần tham dự/ Attendee: Liệt kê tất cả người tham dự theo bảng, gồm STT, họ tên, chức vụ, công ty và ghi chú. Mỗi người một dòng, đánh số thứ tự từ 1 đến hết. Cột ghi chú dùng để ghi thông tin bổ sung như "đại diện bên A", "tư vấn giám sát".
4. Nội dung họp/ Description: Ghi lại các vấn đề được thảo luận theo từng dòng, mỗi dòng một nội dung. Cột "Ngày yêu cầu" là hạn chót để hoàn thành công việc tương ứng. Cột "Bên thực hiện" ghi rõ bên A, bên B hay bên thứ ba chịu trách nhiệm.
5. Chủ trì/ Chairperson: Ghi họ tên và chức vụ của người chủ trì cuộc họp, thường là đại diện bên A hoặc chỉ huy trưởng công trình. Phần này cần có chữ ký xác nhận.
6. Thư ký/ Recorded by: Ghi họ tên người ghi biên bản, kèm chữ ký. Người này chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung đã ghi chép.

Lưu ý quan trọng

• Luôn ghi đầy đủ thông tin của tất cả người tham dự, kể cả người đến muộn hoặc về sớm, để tránh tranh cãi về sau.
• Nội dung họp phải được ghi ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào quyết định và hành động cụ thể, không ghi lại toàn bộ lời thoại.
• Mỗi mục trong "Nội dung họp" phải có ngày yêu cầu và bên thực hiện rõ ràng, nếu không sẽ không có giá trị theo dõi.
• Biên bản phải được in ra và ký tay bởi chủ trì và thư ký ngay sau cuộc họp, không để qua ngày hôm sau.
• Lưu file mềm và bản cứng vào hồ sơ chất lượng công trình theo đúng quy định của hệ thống QT08.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin người tham dự, đặc biệt là quên ghi chức vụ hoặc công ty, dẫn đến không xác định được ai là đại diện có thẩm quyền.
• Viết nội dung họp quá dài dòng, lan man, không tách bạch từng vấn đề riêng biệt, gây khó khăn khi theo dõi tiến độ.
• Bỏ trống cột "Ngày yêu cầu" hoặc "Bên thực hiện", khiến biên bản trở nên vô dụng vì không ai biết phải làm gì và khi nào.
• Không ký hoặc ký thiếu chữ ký của chủ trì và thư ký, làm biên bản mất hiệu lực pháp lý.
• Ghi sai ngày tháng hoặc tên công trình không khớp với hợp đồng, gây nhầm lẫn khi đối chiếu hồ sơ nghiệm thu.